Google Sheets

Perusteet

Google Sheets on ominaisuuksiltaan erittäin monipuolinen taulukkolaskentatyökalu. Tämän sivuston ohjeet käsittelevät kaikista työkaluista vain olennaisimpia perustoimintoja. Tämä pätee erityisesti Sheetsiin, sillä esimerkiksi laskentakaavojen valtava määrä ja tiedostejen väliset linkitykset mahdollistavat todella monimutkaisten kokonaisuuksien luomisen. Muutamilla perustoiminnoilla Google Sheets on kuitenkin näppärä työkalu opetuksessa ja muussa työskentelyssä.

Google Sheetsin työkalurivi (1) on melko tutun näköinen Google Docsista ja tiedoston jakaminen (2) onnistuu aiempaan tapaan. Suuri osa valikkoista ja painikkeina näkyvät tekstin muotoiluun tarkoitetut työkalut ovat samat. Uusista toiminnoista merkittävimpiä ovat taulokoiden ja funktioiden luomiseen käytettävät työkalut.

Muuten Google Sheetsin näkymä eroaakin merkittvästi Docsista. Varsinainen työskentelyalue (4) koostuu yksittäisistä soluista. Vaakasuunnassa linjassa olevia soluja kutsutaan riveiksi ja pystysuunnassa samassa linjassa olevia sarakkeiksi. Yksinkertaisimmillaan Sheetsia voidaan käyttää niin, että kirjoitetaan soluihin haluttuja tietoja esimerkiksi tuntipäiväkirjaksi tai arvostelutaulukoksi. Tällöin taulukkoa käytetään lähinnä kirjoitusohjelmana, joka järjestelee tiedot näppärästi.

Viereinen taulukko on esimerkki, mihin Sheetsia voi yksinkertaisimmillaan käyttää. Tällaisen taulukon tekeminen ei varsinaisesti vaadi osaamista Sheetsin työkaluista, ja tiedot pysyvät näppärämmin järjestyksessä kuin Google Docsissa.


Voit lukita oppilaiden nimet ja ylimmän rivin otsikot niin, että ne näkyvät aina, vaikka selaisit taulukkoa pidemmällekin. Tämä onnistuu helposti toiminto (Fx) -merkin alapuolelta. Vedä tyhjän suorakulmion vahvempi alareuna tai oikea reuna haluamaasi suuntaan. Eli jos haluat esimerkiksi lukia oppilaiden nimet niin, että ne näkyvät aina, vedä vahvempi raja yhden sarakkeen verran oikealle. Tällöin A-sarake näkyy aina reunassa, riippumatta siitä, kuinka pitkälle oikealle taulukkoa selaat.

Kuvassa näkyy myös, miten valitun solun ympärillä on sininen kehys ja solun tiedot ilmestyvät kaavariville (3). Kaavarivillä solun tekstiä tai toimintoja voidaan muokata. Ikkunan alareunassa näkyy tällä hetkellä auki oleva taulukko (5). Yhdessä Sheets-tiedostossa voi olla useita taulukoita esimerkiksi eri luokkien arvosteluille tai kuukausittaiselle kirjanpidolle. Uusia taulukoita voidaan lisätä alareunan "+" painikkeesta.

Sheetsin tiedosto-valikosta löytyvät samat toiminnot, kuin Docsin puolelta.

Muokkaa-valikosta löytyvät muun muassa tutut kumoa- ja toista-työkalut. Valikon alareunasta löytyy vain Sheetsiin kuuluvat rivejä ja sarakkeita lisäävät ja poistavat työkalut. Suuri osa rivien ja sarakkeiden muokkaamiseen tarvittavista työkaluista löytyy näppärästi valikosta, joka aukeaa, kun klikkaan sarakkeen kirjainta tai rivin numeroa hiiren oikealla painikkeella.

Muoto-valikosta löytyy perustyökaluja tekstin muotoiluun. Ylimpänä muotovalikosta löytyy kohta luku. Tästä valikosta voi valita solun tyypin. Oletuksena solun tyyppi on automaattinen, mikä tarkoittaa, että solu pyrkii tunnistamaan, mitä tietoja siihen syötät. Esimerkiksi päivämääriksi tulkittavat tiedot muutetaan yhtenäiseen muotoon. Tämä on monesti näppärä ominaisuus, mutta Sheets voi toisinaan tehdä vääriä tulkintoja ja muuttaa lukuja, joita et tarkoittanut esimerkiksi päivämääriksi.

Jos haluat, että teksti pysyy juuri sellaisena, kuin sen kirjoitit, valitse solun tyypiksi pelkkä teksti.

Muoto-valikosta löytyy myös näppärä ehdollinen muotoilu -työkalu. Ehdollisesta muotoilusta ruudun oikeaan laitaan aukeaa valikko, jossa voi säätää fontille tai solulle tietyt muotoiluasetukset. Tämän lisäksi näille muotoiluasetuksille voi asettaa ehtoja. Esimerkiksi hylätyt tai puuttuvat arvosanat voi asettaa korostumaan autommaattisesti esimerkiksi asettamalle alle 4,75 arvosanoille punaisen taustavärin. Erilaisten kaavojen avulle ehdoista on mahdollista tehdä todella monipuolisia.

Lisää-valikosta saadaan tiedostoon Docsin tapaan lisättyä erilaisia elementtejä, kuten kuvia, kaavioita tai piirrustuksia. Sheetsille ominaisempia työkaluja ovat rivien ja sarakkeiden lisäämiseen liittyvät työkalut. Valitse taulukosta jokin solu, ja valitse lisää-valikosta rivi solun ylä tai alapuolelle tai sarake solun oikealle tai vasemmalle puolelle.

Toinen Sheetsille tärkeä työkalu ovat toiminnot, joista usein puhutaan myös funktioina. Toiminnoista lisätään laskentakaavoja, joilla saadaan esimerkiksi tiettyjen solujen arvojen summa tai erotus. Muutamien toimintojen käyttöä esitellään myöhemmin näissä ohjeissa, mutta erilaisia kaavoja ja toimintoja yhdistelemällä toimintojen määrä on käytännössä ääretön. Toimintoja voi muokata kaavarivillä, kuten muitakin solujen arvoja.

Sheets - Budjetti

Viereisessä esimerkissä on esitelty muutamia Sheetsin perustyökaluja. Lisäksi esimerkissä on käytetty yksinkertaista kaavioita ja toimintoa. Ohjeita monipuolisempiin kaavioihin ja toimintoihin löytyy alapuolelta.

Kaaviot

Sheets - Kaaviot

Tässä esimerkissä käsitellään kahden erilaisen kaavion rakentaminen sekä julkaisu.

Lisäksi ohjeessa näytetään, miten kaavioiden tiedot voi ottaa eri taulukoista, jolloin graafisen puolen voi asettaa yhteen taulukkoon ja raakadatan piiloon toiseen.

Viereinen kartta on yksittäinen upotettu kaavio Sheet-tiedostosta. Verkosivulle ei siis tarvitse aina upottaa koko tiedostoa, vaan tiedostoa voi käyttää "tietokantana", josta poimitaan yksittäisiä elementtejä.

Toiminnot

Toimintojen tarkoitus on luoda taulukkoon automaattisia toimintoja. Käytännössä toimintojen kirjoittaminen on yksinkertaista ohjelmointia. Esimmäisessä esimerkkitaulukossa esiteltiin summa-toiminnon käyttöä, jolla tiettyjen kenttien arvot lasketaan yhteen. Tämän lisäksi näppäriä toimintoja ovat muun muassa keskiarvot, suurimpien arvojen poiminta sekä ehtolauseet.

Toiminnon kirjoittaminen aloitetaan "=" merkillä, jonka jälkeen lisätään haluttu tai halutut komennot. Esimerkiksi summa-toiminto kirjoitetaan seuraavalla tapaa:

  • =SUM

Tämän jälkeen toiminnon perään pitää lisätä ohje, miltä alueelta summa kerätään. Halutut solut kirjataan sulkuihin lausekkeen perään. Sarakkeen tai rivin voi rajata asettamalla ensimmäisen ja viimeisen solun ja merkitsemällä niiden väliin ":" merkin.

  • =SUM(A1:A4)

Mikäli arvoja haluaa useasta sarakkeesta samaan aikaan, merkitään kaavaan kaksi aluetta. Alueet erotetaan toisistaan ";" merkillä:

  • =SUM(A1:A4;B1:B4)


Alla olevassa esimerkissä esitellään keskiarvon ja maksimiarvon poimintaa. Esimerkkiä varten on luotu taulukko 7-luokkalaisten ryhmätöistä. Jokaisella luokalla on neljä ryhmää. Lasketaan ensin 7A-luokan keskiarvo. Valitaan 7A luokan perässä keskiarvolle valittu solu ja valitaan lisää-valikon toiminnoista AVARAGE-toiminto.

Ulkoisesti toiminto on samanlainen kuin summatoiminto. Tiedot kerätään samaan tapaan kuin muissakin toiminnoissa. Alueen voi valita myös hiirellä klikkaamalla alueen ensimmäistä solua ja vetämällä hiirellä valinta muiden solujen yli. Kun alue on valittu, paina enter-näppäintä, jolloin keskiarvo ilmestyy soluun. Solujen tiedot päivittyvät automaattisesti, jos muutat laskualueen solujen arvoja.

Keskiarvotoiminnon voi kopioida näppärästi B, C ja D luokkien kohdalle valitsemalla A-luokan keskiarvosolu. Solun oikeassa alareunassa on pieni neliö. Vedä neliöstä alaspäin, niin laskukaava kopioituu automaattisesti alemmille riveille. Myös laskenta-alue päivittyy automaattisesti.

Maksimiarvon valinta tapahtuu samaan tapaan MAX-toiminnolla. Täydennetään taulukko näillä ohjeilla loppuun.

Kaikkien luokkien yhteisen keskiarvon voi laskea valitsemalla laskenta-alueeksi luokkien keskiarvokentät tai kaikki yksittäiset arvosanat. Yksinkertaisissa pienissä kaavioissa ei ole juuri merkitystä, miten asian toteuttaa. Monimutkaisemmissa kaavioissa, useammista taulukoista tai tiedostoista kerätyistä tiedoista kannattaa kuitenkin käyttää ensin mainittua tapaa, sillä yksittäisiä arvoja voi olla satoja tai tuhansia.

IF-toiminnoilla, eli ehtolauseilla, voidaan asettaa toimintoja, jotka tarkastelevat solujen arvoja ja suorittavat niiden perusteella tietyn toiminnon. Toimintoa voi käyttää esimerkiksi siihen, että taulukko merkitsee automaattisesti pistemääärn perusteella kokeen tai muun tehtävän hylätyksi tai hyväksytyksi.

  • =IF(A2<10; "Hylätty")

Tällainen komento kirjoittaa haluttuun soluun sanan "hylätty", jos solun A2 arvo on pienempi kuin kymmenen. Jotta lause merkitsee myös hyväksytyt suoritukset, pitää siihen merkitä niin sanottu else arvo, joka määrää, mitä soluun tulostetaan, jos alkuperäinen ehto ei täyty. Tämä arvo lisätään lausekkeeseen ja erotetaan ";" merkillä.

  • =IF(A2<10; "Hylätty"; "Hyväksytty)

Vastaavalla toiminnolla voi periaatteessa luoda itselleen automaattisen arvostelutaulukon. Alapuolella on esimerkki hieman monimutkaisemmasta toiminnosta. Lauseke antaa arvosanan (1-5) automaattisesti tiettyjen arvojen, esimerkiksi kokeen pisteiden, perusteella.

  • =if(B2<=10; "5"; IF(B2<=15; "4"; IF(B2<=25; "3"; IF(B2<=30; "2"; "1"))))

Aseta jokaisen IF-toiminnon perään vain oikean ylärajan, eli huonoimman pistemäärän, jolla tietyn arvosanan saa, ja viimeisiin lainausmerkkeihin itse arvosanan. Tämän jälkeen lisätään uusia IF-toimintoja, kunnes kaikki halutut arvosanat on kirjattu. Viimeinen arvosana (1) on niin sanotusti else arvo, eli jos muut ehdot eivät täyty, arvosana on 1. Muista erotella jokainen vaihe ";" merkillä ja laittaa lausekkeen loppuun niin monta sulkua, kuin niitä on IF sanojen jälkeen.