Google Drive

Google Drive on pilvipohjainen tallennustila, jonka sisältö on käytettävissä käyttäjän tunnuksella millä tahansa internettiin yhteydessä olevalla laitteella. Työkaluilla tehdyt tiedostot eivät siis ensisijaisesti tallennu laitteelle, jolla työskentelet. Tiedostot voi asettaa erikseen tallentumaan koneelle, jolloin työskentely ilman internetyhteyttä on rajoitetusti mahdollista.

Perusteita

1. Googlen työkalujen valikko.

2. Tiedosto- ja kansioalue.

3. Tiedostopolku

4. Pikavalintoja eri tiedostonäkymien välillä.

5. Pikavalikko uuden tiedoston tai kansion luontiin sekä tidostojen lataamiseen koneelta.

6. Kansionäkymän vaihto

Paras keino tutustua Google Driven käyttöön on käytännössä kokeilla eri työkaluja ja toimintoja. Jos käytät Google Driveasi ensimmäistä kertaa, keskellä oleva tiedosto- ja kansioalue (2) on tyhjä. Voit harjoitusmielessä luoda uuden kansion valitsemalla vasemmasta yläkulmasta painikkeen uusi (5) ja valitsemalla aukeavasta valikosta uusi kansio. Ruutuun aukeaa pieni ikkuna, jossa pyydetään nimeämään kansio. Saman painikkeen takaa löytyvät myös valinnat tiedoston lähetys ja kansion lähetys, joilla voit ladata tiedoston koneeltasi Omaan Driveen.

Kansioiden välillä liikkuminen tapahtuu samaan tapaan kuin Windows-tietokoneella. Tiedostopolusta (3), joka löytyy kansionäkymän yläpuolelta, näet missä kansiossa olet. Alkunäkymä on polussa ensimmäisenä näkyvä Oma Drive. Voit siirtyä nopeasti mihin tahansa polun kansioon klikkaamalla sen nimeä.

Kansion näkymää voi muuttaa painikkeella (6) joko ruudukkomaiseksi tai listaksi, jossa näkyy lisätietoja tiedostosta.

Google Drivessa on mahdollista etsiä (3) hakusanoilla tiedostoja, kansioita sekä käyttäjiä. Käyttäjahaku on erityisen kätevä, mikäli haluat nopeasti näkyville tieten henkilön kaikki sinulle jaetut työt.

Yllä esitellyt toiminnot riittävät jo pitkälle Google Driven käytön aloittamisessa. Tärkeintä on osata liikkua kansioiden välillä ja luoda uusia kansioita tai tiedostoja. Uusien tiedostojen luominen tapahtuu samalla tapaa kuin uuden kansion. Voit luoda esimerkiksi uuden Google Docs -tiedoston, joka on Microsoftin Word-tiedostoa vastaava tekstitiedosto.

Ero kansion ja tiedoston luomisella on se, että uusi tiedosto aukeaa välittömästi selaimen uuteen välilehteen, siinä missä kansio piti vain nimetä ja sen jälkeen näet uuden kansiosi tiedosto- ja kansionäkymässä. Tiedoston nimeäminen ja muokkaaminen ohjeistetaan erikseen näitä työkaluja käsittelevissä osioissa, mutta voit kirjoittaa ruudulle auenneeseen tekstinkäsittelyohjelmaan jotakin teksitä, niin tiedosto ja siihen tehdyt muutokset tallentuvat automaattisesti.

Jos teit uuden tiedoston, niin voit nyt sulkea sen sulkemalla koko välilehden. Itse tiedoston pitäisi nyt näkyä siinä kansiossa, johon sen teit. Tiedosto on oletuksena nimetty nimettömäksi asiakirjaksi. Tiedoston ilmestymisessä voi olla hieman viivettä, jos suljit välilehden nopeasti.

Tiedostojen kopiointi ja siirtäminen onnistuu klikkaamalla tiedoston nimeä hiiren oikeanpuoleisella painikkeella.* Klikkaus avaa Windowsista tutun kaltaisen valikon (vasemmanpuoleinen kuva), jossa voi valita muun muassa tiedoston kopioinnin tai siirron. Muita vaihtoehtoja ovat esimerkiksi tiedoston jakaminen, uudeleen nimeäminen tai poistaminen.

Tiedoston kopiointi luo yksinkertaisesti samaan kansioon kopion halutusta tiedostosta. Tiedoston siirtoa varten ruudulle aukeaa pieni ikkuna, josta valitaan haluttu sijainti (oikeanpuoleinen kuva). Yläreunan nuolesta voi siirtyä nykyisestä kansiosta edelliseen kansioon ja lopulta Omaan Driveen. Siirtoikkuna näyttää yhden kansion sisällön kerrallaan ja kun olet halutussa kansiossa paina siirrä tähän-painiketta. Jos haluat luoda kohdekansioon uuden kansion, paina oikeasta alareunasta löytyvää painiketta.

Tiedostojen siirtäminen onnistuu myös Windowsista tutulla tiedostojen vetämisellä kohdekansioon. Paina hiiren vasen painike pohjaan siirrettävän tiedoston päällä ja vedä se haluttuun kansioon.

*Chromebookeilla valikko aukeaa, kun napautat kosketuslevyä kahdella sormella yhtäaikaa, kun hiiren osoitin on tiedoston päällä. Tämä voi vaatia hieman harjoittelua, mutta alkaa kyllä nopeasti sujua.


Tiedoston jakaminen

Eräs täysin verkossa toimivan palvelun merkittävä etu on kansioiden ja tiedostojen helppo jakaminen muille käyttäjille. Kouluympäristyöä ajatellen tämä on erityisen kätevää silloin, kun oppilaat palauttavat esimerkiksi kirjoitelmiaan opettajalle.

Helpointa tiedoston jakaminen on Google Driven kansio- ja tiedostonäkymässä. Valitse klikkaamalla tiedosto, jonka haluat jakaa ja paina oikealla ylhäällä olevaa jako-painiketta (1).

Painikkeesta avautuu ikkuna, jossa voit määritellä kenelle tiedosto jaetaan, millä tapaa ja millä oikeuksilla.


Tiedoston voi jakaa kahdella eri tavalla:

  • Kirjoita kenttään (1) niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat tiedoston jakaa. Kentän perässä on valikko (2), jonka avaamalla voit valita muille henkilöille oikeuden:
    • katselella tiedostoa (ei voi muokata tai kommentoida)
    • kommentoida tiedostoa (voi lisätä kommentteja, mutta ei muokata)
    • muokata tiedostoa (voi muokata tiedostoa, mutta ei voi poistaa sitä).

Kun olet kirjoittanut osoitteet, paina valmis-painiketta (5). Valmispainikkeella voit myös sulkea ikkunan, vaikka et tekisi mitään muutoksia.

  • Kopioi tiedostoon linkki (3), jonka voit lähettää viestinä tai lisätä jollekin nettisivustolle. Linkkipaiikkeesta aukeaa valikko, jossa voi tehdä tarvittavia valintoja.


Kuva 1

Linkin kopioinnissa on mahdollista asettaa käyttäjille samantasoiset oikeudet, kuin kirjoittamalla kenttään käyttäjien sähköpostiosoitteet. Valinnat saa auki klikkaamalla kenttää, jonka perässä lukee oletuksena katselu.

Käyttöoikeudet on jaettavissa oletuksena vain Porin kaupungin tilien kanssa. Linkki organisaation ulkopuolisille voidaan hankkia valitsemalla listalta kohta lisää ja uudesta avautuvasta ikkunasta valitaan kohta käytössä - kaikki, joilla on linkki. *


Jos haluat tarkastella kenelle tiedosto on jaettu, tai haluat peruuttaa tiedoston jaon, paina ylemmässä kuvassa näkyvää lisäasetukset-painiketta (4). Ruudulle aukeaa näkymä, jossa näet kaikki henkilöt, joille tiedosto on jaettu (1). Ylimmäksi on merkitty tiedoston omistajan tiedot. Muiden käyttäjien perässä on kynä-kuvake, josta voit säätää käyttäjän muokkausoikeuksia. Kynän jälkeen käyttäjän perässä on rasti, josta voit katkaista tiedoston jaon tälle käyttäjälle.

Lisävalikosta voit myös muokata tiedoston näkyvyyteen liittyviä käyttöoikeuksia (2). Voit asettaa tiedoston näiden valintojen avulla näkyväksi myös Porin kaupungin ulkopuolisille tahoille.*

Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, paina valmis.


*Jos teet muutoksia, jotka mahdollistavat tiedostojen tarkkailun organisaation ulkopuolisille tahoille, ole varovainen siitä mitä jaat. Henkilötietojen tai salassapidettävien tietojen kanssa tulee olla tarkka, ja lähtökohtaisesti tiedostoja ei kannata jakaa tai oikeuksia muuttaa, ellei ole varma kenelle kaikille oikeudet todella antaa.

Kansion jakaminen

Kansion jakaminen tapahtuu samaan tapaan kuin tiedoston jakaminen. Kansion ja tiedoston jakamisessa on kuitenkin tärkeää huomata se, että tiedostoja jakaessa jaat oikeuden vain yhteen asiakirjaan. Kun jaat kansion, jaat samalla kaiken mitä kansiossa on ja kaiken mitä kansioon tullaan jatkossa tekemään. Tämä on tärkeä asia huomioida erityisesti tietoturvasyistä. Hyvä käytäntö on työskennellä pääsääntöisesti kansioissa, joita et ole jakanut ja tehdä erikseen ne kansiot, joiden sisältö on tarkoitettu jaettavaksi.

Jaetut kansiot ovat näppärä tapa esimerkiksi projektiluontoisissa töissä, joihin osallistuu useita henkilöitä. Myös oppilaiden työt on näppärä palauttaa niin, että oppilaat jakavat opettajalle yhden kansion, johon tallentavat kaikki oppiaineeseen liittyvät tehtävät ja ryhmätyöt. Näin opettajan ei tarvitse etsiä yksittäisiä jaettuja tiedostoja, vaan löytää jatkossa kaikki työt samasta kansiosta.

Jaetun tiedoston käyttö

Löydät muiden käyttäjien sinulle jakamat tiedostot vasemman reunan valikoista (sivun ylin kuva, kohta 4) Jaettu minun kanssani-painikkeesta.

Jaettu minun kanssani -näkymässä näet kaikki tiedostot, jotka sinulle on jaettu. Tiedostojen määrä kasvaa nopeasti hyvin suureksi ja siksi onkin järkevää ohjeistaa oppilaat jakamaan vain yksi kansio omassa oppiaineessaan ja tallentamaan sinne kaikki palautettavat työt. Näin jokainen tiedosto ei ilmesty suoraan jaettut-näkymään vaan näet vain alkuperäisen kansion.

Kansioiden tai tiedostojen hakeminen joka käyttökerralla jaettu minun knassini -näkymästä on vaivalloista. Jaetut tiedostot kannattaakin lisätä Omaan Driveen heti, kun ne on sinulle jaettu. Uusimmat ovat ylimpinä, joten ne löytyvät helposti.

Tiedoston lisääminen Omaan Driveen onnistuu valikosta, joka aukeaa tavallisella tietokoneella klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta tiedoston tai kansion päällä. Valitse avautuvasta valikosta lisää Omaan Driveen. Tällöin jaettu tiedosto tai kansio ilmestyy omalle etusivullesi, josta voit siirtää sen esimerkiksi luokan omaan oppiainekansioon. Näin näet näppärästi luokan jokaisen oppilaan kansion ja sinne lisätyt ja jatkossa lisättävät tiedostot.

Tiimin Drivet

Tiimin Drivet on ominaisuus, jossa jaetaan erillinen Drive yhteiskäyttöön tietylle ryhmälle. Ryhmän jäsen voi oikeuksistaan riippuen joko tarkastella Driven sisältöä tai käsitellä olemassa olevaa ja luoda uutta sisältöä. Driven etu jaettuun kansioon tulee lähinnä siitä, että Tiimin Drive on täysin erillinen Omasta Drivesta, johon useiden eri ryhmien jaetut kansiot voivat helposti hautautua.

Tiimin Drivessa tiedostot eivät ole kenenkään yksittäisen ryhmän jäsenen omistajia, jolloin yksittäisen henkilön tilin sulkeutuminen ei johda tiedostojen katoamiseen.

Tiedoston jakaminen ei onnistu Tiimi Drivessa samaan tapaan. Tiedostot ovat niiden käytettävissä, joille kyseinen Drive on jaettu, mutta niitä ei voi jakaa ulkopuolisille. Mikäli haluat linkittää tiedoston tai kansion toiselle saman Driven käyttäjälle, kopioi osoite suoraan osoitepalkista.