Google Docs
Perusteita
Uusi Docs-tiedosto on avautunut uuteen välilehteen (1). Monet jo Driven puolella esitellyt ominaisuudet, kuten tiedoston jako (2) ja tiedoston nimeäminen (3), ovat mahdollisia myös tässä näkymässä. Tiedoston nimen alapuolelta löytyvät kumoa ja tee uudelleen -toiminnot.
Tekstinmuokkaustyökalut löytyvät Microsoft Wordin tapaan ohjelman yläreunasta (4).
Ohjelman yläreunasta löytyvästä tiedosto-valikosta löytyy monia olennaisia toimintoja. Muutamia tuttuja toimintoja, kuten tallenna-painike, puuttuu. Tallennapainikkeen puute johtuu siitä, että verkkopohjaiset työskentelyalustat, myös Microsoftin vastineet, tallentavat automaattisesti kaikki muutokset. Tämä on erityisesti tuntityöskentelyssä tärkeä ominaisuus, jotta mahdollisissa ongelmatilanteissa ei häviä tietoja.
Driven puolella esitellyt tiedoston jakaminen, kopiointi ja siirto onnistuvat myös tässä näkymässä.
Tiedoston versiohistoriasta voi tarkastaa, mihin aikaan ja miten tiedostoa on muokattu. Tämä on myös näppärä toiminto arvostelun yhteydessä, mikäli epäilee copy-pastea. Versiohistoriasta on myös mahdollista palauttaa vanhoja versioita.
Lataa tiedostona -toiminto mahdollistaa tiedoston lataamisen esimerkiksi tietokoneen kiintolevylle Google Driven sijaan. Muuten tiedosto tallentuu automaattisesti Driveen.
Julkaise internettiin -toiminnolla voidaan upottaa tiedostoja esimerkiksi toisille verkkosivuille, kuten Pedanettiin tai Google Sitesiin. Upottaminen tarkoittaa sitä, että tiedosto näkyy avoimena verkkosivulla. Esimerkiksi tämän sivun alareunassa oleva mallitiedosto on upotettu.
Työkalurivissä ensimmäisenä vasemmalla on tulostustoiminto, joka toimii käyttäjätiliin sidotulla Cloud Print -toiminnolla. Cloud Print on verkkotulostusjärjestelmä, jonka ansiosta käyttäjä voi tulostaa mistä tahansa Cloud Printin käytössä oleviin tulostimiin. Seuraavina tulevat monista ohjelmista tutut kumoa- ja tee uudelleen -toiminnot.
Värityksen muotoilu -työkalulla voit näppärästi yhtenäistää tekstin muotoilua. Voit valita jonkin kohdan tekstistäsi, ja laittaa värityksen muotoilutyökalun päälle. Tämän jälkeen voit valita muuta tekstiä. Valitsemasi teksti saa automaattisesti ensin valitun tekstin muotoilun, kuten fontin. fonttikoon ja värin.
Seuraava työkalu on dokumentin zoomaus. Zoomauksen jälkeen tulevat tyylit. Tyyleistä valitaan onko kyseessä normaali teksti vai otsikko. Esimerkiksi pidempiä tekstejä tehdessä on järkevää merkitä työn otsikot ja väliotsikot omalla tyylillään. Tämä mahdollistaa automaattisen sisällysluettelon luomisen (ks. lisää-valikon ohjeet alapuolella). Automaattinen sisällysluettelo kokoaa otsikot, järjestää ne hierarkisesti pää- ja alaotsikoiksi sekä lisää sivunumerot. Sisällysluettelosta on myös mahdollista tehdä linkitetty versio, jolloin luettelon otsikkoa klikkaamalla hypää automaattisesti kyseiselle sivulle. Tällainen toiminto on näppärä esimerkiksi sähköisessä vihossa, jossa sisällysluettelon voi luoda kappaleiden ja niihin liittyvien oleinnaisten teemojen mukaan.
Loput työkalurivin toiminnot ovat normaaleja tekstinkäsittelyohjelman ominaisuuksia, kuten fontin muotoilua, rivinvälejä, reunan tasauksia sekä luettelomerkkejä. Ysittäinen maininnanarvoinen työkalu on fontin värivalinnan jälkeen tuleva linkin luominen (ketjulenkit). Tällä työkalulla voit lisätä valitsemaasi sanaan tai pidempään katkelmaan linkin esimerkiksi jollekin verkkosivulle tai toiseen tiedostoon.
Lisää-valikosta löytyvät tärkeimmät Docs-tiedostoon liitettävät komponentit. Kuvan voi lisätä muun muassa Omasta Drivesta tai suoraan verkko-osoitteella internetista.
Kaava-työkalu on käytännöllinen erityisesti matemaattisissa aineissa.
Piirroksen lisääminen avaa ruudulle yksinkertaisen version Google Drawings -työkalusta, johon on oma ohjeistus.
Kommenttityökalu on näppärä keino lisätä oppilaalle korjausedotuksia, palautetta ja työn arvosanan. Kommentti lisätään valitsemalla tietty katkelma tekstiä, johon kommentti lisätään. Työn pääotsikko on usein hyvä kohta, johon lisätä palaute ja arvostelu, niin tämä kommentti näkyy oppilaalle heti ensimmäisenä.
Lisäksi valikosta voidaan asettaa muun muassa sivunumerot, sivunvaihtoja sekä alaviitteitä esimerkiksi lähdeviitteiden tekemiseen.
Valikon alin toiminto on sisällysluettelo, joka muodostuu automaattisesti, jos tekijä on merkinnyt otsikot tekstityyleillä.
Lisää-valikon kaavioiden käyttö esitellään paremmin Google Sheetsin ohjeissa. Lähtökohtaisesti on järkevää luoda taulukot valmiiksi Sheetsin puolella, sillä ne on mahdollista lisätä suoraan Docsiin.
Valikko antaa mahdollisuuden valita neljästä erilaisesta kaaviosta, mutta niiden muokkaaminen on tehtävä Sheetsin puolella. Jos lisään kaavion suoraan, voit muokata sitä Sheetsissa klikkaamalla kaaviota ja painamalla oikeaan yläkulmaan ilmestyvästä avaa Sheetsissa painiketta.
Mikäli lisäät kaavion Sheetsista, ruudulle avautuu valikko (ks. alapuolella). Ensimmäisestä valikosta valitaan tiedosto, josta haluat kaavion tuoda. Valitse oikea tiedosto ja paina valmis. Seuraavasta valikosta valitaan, mikä tiedoston kaavioista lisätään Docsiin.
Työkalut-valikossa on monia näppäriä ominaisuuksia asiakirjan arviointiin ja työstämiseen. Muutamia näppäriä työkaluja ovat muun muassa dokumentin yleiskatsaus ja sanamäärä, joiden avulla saa nopean yleiskuvan esimerkiksi siitä, vastaako työ ohjeistusta. Yleiskuva näyttää listan dokumentissa käytetyistä otsikoista ja väliotsikoista. Sanamäärä puolestaan auttaa hahmottamaan dokumentin todellista pituutta, mikäli siinä on paljon kuvia, kuvioita tai kaavioita.
Puhekirjoituksella voi sanella tietokoneelle teksiä. Ominaisuus vaikuttaa toimivan melko luotettavasti ja voi olla näppärä esimerkiksi vaikeasta lukihäiriöstä kärsiville.
Keep-muistio on muistiinpanotyökalu, jonka toiminta esitellään erikseen. Keep on yhdistetty moniin muihin Googlen työkaluihin ja on siksi erityisen kätevä väline esimerkiksi sellaisten kuvien ja verkkosivujen linkkien tallentamiseen, joita uskoo myöhemmin tarvitsevansa varsinaisessa työssään. Erityisen kätevä Keep on puhelimissa, jos haluaa tehdä nopean muistiinpanon, eikä ole tietokoneen lähettyvillä.
Aseutuksista on mahdollista tarkastaa ja asettaa pikatoimintoja erilaisille erikoismerkeille, kuten ½- tai ©-merkeille.
Oppitunnilla
Alapuolella on esimerkki sähköisestä monisteesta, sekä malli sähköisestä vihosta. Monisteessa on hyödynnetty taulukkoa, linkitystä, linkitettyä kuvaa sekä piirrosta. Monisteen voi jakaa esimerkiksi linkillä Google Sitesissa tai suoraan oppilaiden käyttäjätileille. Tällöin kannattaa asettaa linkkiin vain katseluoikeus ja ohjeistaa oppilaita tallentamaan tiedostosta oma kopio. Muuten jokainen oppilas työstäisi samaa tiedostoa.
Näppärämpää monisteiden käyttö on kuitenkin Google Classroomissa, jonka käyttö on ohjeistettu erikseen.
Alapuolella on esimerkki Docsilla toteutetusta sähköisestä vihosta. Navigoinnin helpottamiseksi vihossa on käytetty automaattista sisällysluetteloa. Oppilaiden ohjeistaminen otsikoiden ja automaattisen sisällysluettelon käyttöön tekee vihosta selkeän ja helposti selattavan. Opettajalle jaetun sähköisen vihon ajantasaisuutta on helppo seurata,kommentoida ja siihen voi joustavasti lisätä esimerkiksi pidempiä kirjoitelmia tai kaavioita.
