Formalités administratives
Lorsque l’association entre dans une démarche d’embauche, elle devient employeur. Cela implique qu’elle porte des responsabilités liées à cette nouvelle fonction. Ainsi, le respect du code du travail et de la convention collective nationale du sport est obligatoire. Ces connaissances peuvent nécessiter un apport spécifique. Dans cette démarche parfois difficile, l’adhésion (gratuite) au syndicat d’employeurs sport (Cosmos) apparaît comme une aide précieuse. Il convient également de se rapprocher des acteurs spécialisés dans la gestion de l'emploi.
Découvrez dans cette rubrique les grandes formalités liées à l'embauche, les acteurs à contacter et les outils à utiliser.
1- Elaboration de la fiche de poste
La fiche de poste est un document qui permet d'avoir une vue d'ensemble sur les missions réellement confiées au salarié. Celle-ci doit donc détailler les tâches qui seront confiées au futur salarié, les compétences attendues et le volume horaire.
Bien faite, elle permet à l'employeur de déduire assez logiquement le groupe de classification du salarié, au sein de la Convention Collective Nationale du Sport (CCNS).
C'est aussi un outil de management du salarié et elle peut enfin être amenée à évoluer en cours de mission.
2- Recherche du candidat : diffusion de l'offre et entretien
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites. Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement, mais l'offre doit être diffusée, par tout autre biais, à l'externe. Il est également conseillé d'informer les parties prenantes internes, dont les salariés déjà en place, des offres à pourvoir.
Plusieurs canaux de diffusion sont ensuite possible, généralistes ou spécialisés : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums. Il est également possible de partager l'annonce aux différents échelons de la fédération, via la bourse à l'emploi nationale, la ligue et les comités, puis à transmettre aux comités olympiques et sportifs locaux.
Dans le cadre des entretiens, définissez bien en amont les étapes du recrutement, le calendrier, les personnes en charge du dossier et celles décisionnaires.
Et enfin, si vous avez trouvé le candidat idéal, assurez vous que les compétences du candidat correspondent bien à celles requises pour le poste. En effet, le profil du nouveau salarié est un élément clé pour mener à bien votre projet. Vous devez notamment définir si vous aurez recours à :
A une personne déjà qualifiée ou quelqu’un que vous accompagnerez dans sa formation et sa montée en compétences (cf. rubrique "diplômes pour encadrer contre rémunération").
Une personne extérieure ou un membre de l’association.
Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :
3- Rédaction du contrat de travail et signature
Le contrat de travail est le document qui fixe la relation de travail entre l'employeur et le salarié. L'établissement d'un écrit est rendu obligatoire par la Convention Collective Nationale du Sport (CCNS), qui précise qu'un certain nombre de mentions doit y figurer (art. 4.2.1). En effet, les missions dans le domaine du sport sont régies par le Code du travail et la convention collective.
Une convention collective est un accord écrit résultant du principe de la négociation entre les organisations professionnelles d’employeurs et les organisations syndicales de salariés. Elle régit les conditions d’emploi et de travail des salariés dans une branche d’activités.
Pour tenir compte des particularités du monde sportif, la CCNS permet aux employeurs de recourir à certains contrats ou dispositifs spécifiques (CDI intermittent, modulation à temps plein ou à temps partiel), permettant une gestion rationnalisée du temps de travail.
Il est donc important de bien choisir et de bien écrire le contrat de travail. Une copie signée doit être remise au salarié à son arrivée.
Il est également possible d'embaucher un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, notamment s'il prépare le DEJEPS Triathlon. L'AFDAS vous accompagne dans cette démarche.
4- Déclaration Préalable à l'embauche (DPAE)
La DPAE est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l’employeur. C’est une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié que vous avez l’intention d’embaucher. Vous devez l’effectuer dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié.
La DPAE sert à ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux, être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié, bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels et satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent, et ainsi, éviter toutes sanctions liées, notamment, au travail dissimulé.
Grâce à la DPAE, votre Urssaf vous permet d’effectuer en une seule fois, et auprès d’un interlocuteur unique, 6 formalités liées à l’embauche :
votre immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
l’immatriculation de votre salarié à la Cpam ;
votre affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
votre demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
votre demande d’examen médical d’embauche (à réaliser dans les 3 mois suivants l'embauche).
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.
Sur ces démarches, l'Urssaf met en place plusieurs services pour les associations :
Le Chèque Emploi Associatif (CEA), est une offre de services gratuite du réseau Urssaf. Il permet aux associations de remplir toutes les formalités liées à l'embauche et à la gestion de leurs salariés avec l'aide de l'Urssaf.
Impact emploi est une offre de services du réseau des Urssaf pour la gestion de l’emploi dans le secteur associatif. Ce dispositif permet une prise en charge globale des formalités de gestion d’un salarié dans une association : une association « tiers de confiance » réalise pour le compte de l’association employeur, les formalités liées à l’embauche, les bulletins de salaire et l’ensemble des déclarations sociales et fiscales.
5- Déclaration Sociale Nominative (DSN)
Quel que soit son contrat, le salarié perçoit un salaire net après déduction des cotisations et des contributions sociales. C'est l'employeur qui effectue la déclaration de ces cotisations auprès de l'Urssaf. Ainsi, chaque mois, vous devez effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) sur net-entreprises.fr.
La DSN est un fichier mensuel produit à partir de la paie destinée à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées.
6- Inscription du salarié au registre du personnel
Le salarié, nouvellement embauché, doit être inscrit sur le registre unique du personnel. La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché. Les stagiaires et les volontaires en Service Civique doivent également être mentionnés dans une partie spécifique de ce registre.
Aucune forme spécifique n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires.
D'autres registres doivent également être mis en place au sein de la structure.
7- Accueil et accompagnement du salarié
Votre nouveau salarié vient d’intégrer l’association, il est de votre responsabilité de le manager et de veiller à son bien-être. Vous pouvez par exemple :
Préparer son arrivée et informer les collègues de sa venue.
Accompagner son intégration au sein de l’association.
L'informer des spécificités mises en place par votre organisation : affichage obligatoire, règlement intérieur, accord collectif, épargne salariale, organigramme, mutuelle obligatoire, DUERP, etc.
L'employeur doit faire bénéficier tous ses salariés , quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise, d'un régime de remboursement complémentaire des frais de santé.
Le recevoir régulièrement en entretien pour faire le point sur ses activités.
Lui proposer des perspectives d’évolution professionnelle et salariale. Tous les 2 ans (ou lors d'un retour de certains congés), votre structure doit réaliser un entretien professionnel obligatoire et tous les 6 ans un bilan du parcours du salarié.
8- Documents fin de contrat
À l'occasion de la rupture du contrat de travail du salarié ou à la fin de son contrat de travail, l'employeur doit remettre obligatoirement des documents de fin de contrat par courrier ou remis en main propre :
Certificat de travail : document permettant au salarié de faire valoir divers droits et valoriser ses expériences professionnelles. Il doit contenir les dates d'entrée et de sortie dans la structure, la nature de/des emplois occupés, les périodes correspondantes, le maintien à titre gratuit de la couverture santé et prévoyance (dans certains cas).
Reçu pour solde tout compte : document, en double exemplaire, précisant l'ensemble des sommes dues à la date de fin de votre contrat (salaire, primes, indemnités de rupture du contrat, transport, etc.).
Attestation Pôle Emploi : document permettant de faire valoir les droits aux allocations chômage, complété par l'employeur et transmis à Pôle emploi et au salarié.
Acteurs à mobiliser
De nombreux acteurs sont à votre disposition pour vous accompagner sur l'ensemble de ces démarches mais aussi sur la gestion de paie et RH : Pôle Emploi, Urssaf, CAE Urssaf, Tiers de confiance, Afdas (appui-conseil RH), Profession Sport et Loisirs, les CDOS/CROS, DLA et acteurs internes (trésorier, comptable, expert-comptable, etc.).