I skolan bedrivs både verksamhet som innebär ärendehandläggning och verksamhet som utgör ett faktiskt handlande. Gränsen mellan dessa är ofta flytande men ärendehandläggning kan skiljas från faktiskt handlande genom att den avser myndighetens beslutande verksamhet. Dokumentationskraven ser olika ut för ärendehandläggning och faktiskt handlande. Elevhälsans insatser handlar ofta om verksamheter och processer där det finns krav på dokumentation. I skolan gäller kravet enskilda elever och då exempelvis vid upprättande av åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd. Bestämmelser om anmälningsplikt vid frånvaro innebär krav på dokumentation, liksom utredning som ska genomföras inför ett beslut om mottagande av elev i anpassad grundskola, anpassad gymnasieskola och specialskolan. Ytterligare bestämmelser som förutsätter dokumentation är skyldigheten att anmäla, utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling. Liksom bestämmelser som gäller vid misstanke om barn som far illa.
Specialpedagogens och skolkuratorns dokumentation i elevärenden ska hanteras med försiktighet eftersom den ofta omfattas av sekretess. Det innebär att personalen behöver uppmärksamma att en sekretessprövning ska göras om någon begär att få ut uppgifter som dokumenterats. För insatser inom ramen för faktiskt handlande finns inget dokumentationskrav. Gränsen mellan vad som är ärendehandläggning och faktiskt handlande är inte alltid helt tydlig.
Elevhälsans hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att föra patientjournal. Patientjournalen är i första hand ett arbetsinstrument för hälso- och sjukvårdspersonalen. Genom journalen ska det vara lätt att följa vilka bedömningar och överväganden som har gjorts för patienten liksom eventuella komplikationer som förekommit. För skolsköterskan och skolläkaren är patientjournalen bland annat ett underlag för att bedöma eventuella behov av uppföljning utifrån tidigare undersökningar.
Alla professioner inom Hagfors kommuns elevhälsa använder idag Prorenata som dokumentationssystem.
Sekretess inom skolan gäller framför allt uppgifter om eleverna som har att göra med skolans elevhälsa (stark sekretess) och särskild elevstödjande verksamhet i övrigt (svag sekretess). Sekretessen omfattar också personliga uppgifter som rör andra personer – vårdnadshavare, syskon, kamrater med flera.
Personal inom en och samma myndighet kan lämna sekretessbelagda uppgifter mellan sig om det behövs för att handlägga ett ärende eller bedriva verksamheten. Om det finns självständiga verksamhetsgrenar inom en myndighet gäller dock sekretess mellan de olika verksamheterna. Inom skolan är den medicinska insatsen en självständig verksamhetsgren. Det innebär att det finns en sekretessgräns mellan elevhälsans medicinska insats och övriga insatser, den sekretessgränsen gäller åt båda håll.
Inom samma kommunala nämnd får uppgifter om en enskild elev dock lämnas mellan elevhälsans medicinska insatser och rektor, någon annan inom elevhälsan eller en särskild elevstödjande verksamhet, om det krävs för att eleven ska få nödvändigt stöd. Etiska bedömningar är helt dominerande i skolans interna verksamhet, medan tystnadsplikten vid dessa kontakter spelar en mindre viktig roll. Då andra utanför skolmyndigheten informeras är det tvärtom. Med skolmyndighet menas statliga, kommunala och regiondrivna skolor som lyder under samma nämnd med förvaltning och politiker. Sekretess gäller nämligen mellan myndigheter men inte mellan skolor som tillhör en och samma nämnd.
Elevhälsans arbete kräver att personalen har ett fungerande informationsutbyte med annan skolpersonal och personal på fritidshem, liksom externt med till exempel hälso- och sjukvården och socialtjänsten. Informationen ska utbytas inom ramen för reglerna om offentlighet och sekretess för offentliga verksamheter samt tystnadsplikt för enskilda verksamheter och med hänsyn till den “etiska sekretessen”.
Skolan är ingen isolerad ö. Skolans verksamhet omges av andra aktörer som föräldrar, journalister, myndigheter och organisationer. Samtal, skrivelser, möten – information utbyts varje dag via olika kontakter. När information då lämnas måste alltid hänsyn tas till den tystnadsplikt och sekretess som gäller mellan skolans aktörer och andra. För alla som arbetar i skolan så är det av vikt att efterfråga samtycke från elever och vårdnadshavare innan information lämnas vidare.
Hagfors kommun använder Skolverkets blanketter i de allra flesta fall dock ej Skolverkets omdömesblankett. De aktuella blanketterna finns i vårt system Edlevo, på enheternas siter eller på Hagfors kommuns hemsida.