Funktioner

Skriva e-post

För att skriva ett e-postmeddelande så går du till din Gmail antingen via våfflan eller via http://mail.arvika.com. Klicka på knappen "Skriv" som du finner uppe i vänstra hörnet.

I fältet "Till" skriver du namnet/namnen på den´/de som du ska skicka e-post till. När du börjar skriva så får du förslag från vår e-postkatalog över alla adresser på arvika.com och din egen adressbok.

OBS! Viktigt!
Du som avsändare ansvarar för att alla mottagare är de individer som är tänkta att ta emot meddelandet. Skickar du information som är känslig eller av typen arbetsmaterial så är det extra viktigt att du redan här kan verifiera mottagarnas identitet. Är du osäker så bör du avstå från att skicka meddelandet tills du känner dig säker.
För att hjälpa med detta så kan du hålla muspekaren över "brickan" med e-postadressen. Då får du fram en sammanfattning över mottagaren om hen finns i vår e-postkatalog. Du kan även välja "Öppna detaljerad vy" för att få mer information.

Har mottagaren en adress som inte är inom domänen arvika.com så färgas "brickan" gul samt att om adressen inte finns i dina kontakter så aviseras du detta genom ett meddelande ovanför knappen "Skicka".

Riktlinjer för vad du får skriva och hur du förväntas formulera dig i ett e-postmeddelande finner du under avsnittet "Legalt".

När du är klar så klickar du på "Skicka". Ditt meddelande går inte iväg direkt då den inbyggda funktionen "Ångra skicka" är aktiverad och du då har möjlighet att avbryta om du t ex glömt bifoga en fil eller ser en formulering du vill ändra.

Kopia (CC) och Hemlig kopia (BCC)

Kopia (CC - Carbon Copy) används för att skicka till fler mottagare som ska få meddelandet för kännedom.

Hemlig kopia (BCC - Blind Carbon Copy) används alltid när du skickar till flera mottagare utanför arvika.com och arvika.se. När du använder denna funktion så ser inte mottagarna de andra mottagarnas e-postadresser. Obs att du kan behöva formulera dig lite annorlunda inledningsvis eller inleda med "Till vårdnadshavare i 6B" för att vara tydlig med att meddelandet har flera mottagare. Vi använder Hemlig kopia/BCC bl a pga GDPR då det kan räknas som en incident att sprida e-postadresser (personuppgifter) till många mottagare utan att ägare till personuppgifter informerats om detta.

Bifoga filer "offline-filer"

För att bifoga en fil som sparats på din dator så klickar du på symbolen som ser ut som ett gem i menyraden bredvid knappen "Skicka". Observera att organisationens rekommendation är att undvika att bifoga filer i så stor utsträckning som möjligt. Speciellt internt inom organisationen.

Bifoga filer från Drive

För att bifoga en fil som ligger på Google Drive så klickar du på symbolen för Google Drive i verktygsfältet bredvid knappen "Skicka".
Nere i högra hörnet på sökrutan så väljer du om du ska bifoga som en Drive-länk eller som en bilaga. Väljer du att bifoga som Drive-länk så delas dokumentet med mottagaren på ett passande sätt. Om det är Googlekonto som är mottagare så delas filen med det konto. Är mottagaren inte ett Googlekonto så ställs delningen in till "Alla med länken".
Observera att organisationens rekommendation är att undvika att bifoga filer i så stor utsträckning som möjligt. Speciellt internt inom organisationen.

Formatera text

Genom att klicka på symbolen som är ett understruket 'A' i verktygsfältet bredvid knappen "Skicka" så får du möjlighet att formatera texten i e-postmeddelandet på liknande sätt som en formaterar text i ett ordbehandlingsdokument. Observera att formateringen endast syns hos mottagare vars e-postklient kan hantera sk "html-mail" (vilket är de flesta i dagsläget).

Använda konfidentiellt läge

Konfidentiellt läge är ett sätt att skicka känslig och integritetskänslig information både inom och utanför domänerna arvika.com och arvika.se.

Rent tekniskt så lagras meddelande och eventuella bilagor inom domänen och mottagaren får en länk till meddelandet.

Med hjälp av inställningarna så kan du ställa hur länge meddelandet ska vara tillgängligt. Detta kan redigeras i efterhand genom att du letar upp mailet i "Skickat".

Väljer du "Inget SMS-lösenord" så kommer mottagaren att få begära ett lösenord som skickas till samma e-postadress som meddelandet skickades till.

Väljer du "SMS-lösenord" så får du efter att du klickat på "Skicka" skriva i ett mobilnummer dit ett lösenord skickas.

Observera att om du använder dig av funktionen "Konfidentiellt läge" så är det av extremt stor vikt att du kan verifiera mottagarens identitet.

Skicka med schemaläggning

För att automatiskt skicka meddelandet vid ett annat tillfälle så klickar du på den lilla pilen som, är till höger på knappen "Skicka" och väljer "Skicka med schemaläggning". Du väljer sedan någon av de föreslagna tiderna eller anger eget datum och tid.

Skicka med layout

Här kan du välja en layout för att skicka ett mail med en mer professionell framtoning. Det finns ett antal färdiga mallar som du kan använda dig av. Då funktionen är väldigt ny så finns ännu inte möjligheten att centralt skapa en mall.

Styrningen är att du själv skapar ett standardformat utifrån dessa riktlinjer:

• Arvika kommuns logotyp (Ladda ner här)

• Välj en av basfärgerna

  • Mörkblå #003DA5

  • Ljusblå #B9D9EB

• Sidfot

  • Arvika kommun
    671 81 Arvika
    Telefon: 0570-816 00

• Länkar

  • Webbplats: http://www.arvika.se

  • Facebook: https://www.facebook.com/arvikakommun/

  • E-post: arvika.kommun@arvika.se

Då allt innehåll i ett mail raderas när du väljer en layout så är det enklast om du börjar med att välja layout.

För att ändra eller ta bort text, bild och länkar i layouten klickar du på respektive objekt/block och redigerar direkt i mailet.

Skicka till flera

Som ett alternativ till BCC så finns en funktion som kallas Skicka till flera.

Instruktioner under konstruktion.