În evidența stocurilor se țin următoarele informații:
Atribute fizice-stoc
Aceste atribute se salvează în timpul operațiunii de recepție. Unele sunt obligatorii, altele depind de parametrizarea sistemului:
Lot: lotul de la producător.
Dată producție: opțional. Poate exista și la produse neperisabile.
Dată expirare: doar pentru produse perisabile.
Dată recepție: data recepției. Importantă pentru FIFO și pentru determinarea vechimii la înregistrarea serviciilor logistice.
Comandă recepție: comanda pe care a fost recepționat stocul. Importantă pentru trasabilitate (se salvează și în istoric) în special fișa de magazie.
Atribute fizice
Aceste atribute se salvează în timpul operațiunii de recepție. Atributele fizice se definesc în funcție de produs și pot fi diverse: mărime, culoare, nivel calitate etc.
Serii unice
În cazul produselor cu serie unică (laptop, telefon, imprimantă etc.), dacă se dorește trasabilitatea completă a seriilor unice se pot înregistra la recepție seriile unice, acestea rămânând ca și atribute ale stocului pe toată durata cât stocul există fizic în depozit. Seriile unice sunt atribute dinamice, adică în timpul operațiunilor uzuale lista de serii unice asignate unei linii de stoc se poate schimba.
Împachetări
În cazul produselor cu mai multe tipuri de împachetări, la recepție se înregistrează modul de împachetare. Împachetările pot fi singulare (de exemplu: bax de 6, bax de 10, bax de 12) sau compuse pe nivele (de exemplu: bax de 6, în cutii de 24, în containere de 480). Compunerea se poate face pe oricâte nivele. De asemenea este posibil ca un produs să aibă mai multe combinații (de exemplu: bax de 6 în cutii de 24 sau bax de 12 în cutii de 24).
Împachetările sunt dinamice, adică se pot schimba în timpul operării în depozit.
De exemplu: dacă dintr-un produs avem 24 bucăți în baxuri de 6 într-o cutie de 24, în cazul în care se ia un bax din cutie nivelul cutie dispare și rămân 18 bucăți în baxuri de 6. Dacă dintr-un bax se ia o bucată, rămân, funcție de setări, fie 12 bucăți în baxuri de 6 și 5 bucăți fără împachetare fie 17 bucăți fără împachetare.
La livrare se pot cere anumite împachetări, respectiv se pot aplica reguli diferite de manevrare în funcție de tipul de împachetare.
Stări
Stările se împart în două categorii:
Obligatorii: sunt stări care se setează automat pe parcursul operațiunilor.
Exemplu: la recepție, până la finalizarea unei recepții stocul are starea Stoc nedefinitivat. La livrare, după ce se încarcă în camionn stocul are starea Stoc încărcat. La un transfer între 2 depozite stocul are starea În tranzit.
Opționale: sunt stări care pot fi setate de către utilizatori în diverse situații.
Exemplu: se poate seta ca toate produsele nou recepționate să intre în carantină, sau se pot bloca anumite produse ca fiind deteriorate.
Unitatea de transport
Unitatea de transport reprezintă orice formă fizică (palet, cutie, container etc.) ce se manevrează în cadrul depozitului și care conține stoc. O unitate de transport poate fi omogenă (același produs, lot etc.) sau mixtă (mai multe loturi, mai multe produse).
Unitățile de transport se definesc în cadrul unor operațiuni din depozit (recepție, livrare) dar se pot defini și manual din aplicație.
Atribute fizice
Tip - ce formă fizică de unitate este. Există o corelare între tipul unității de transport și tipul de utilaj cu care se poate manevra, respectiv tipul de locație pe care unitatea poate fi stocată.
Scop - în ce scop este folosită la un moment dat (pentru stocare, picking, transport în exteriorul depozitului etc.). Scopul unei unități de transport se poate schimba pe parcursul operării în depozit.
Atribute operaționale
Aceste atribute se modifică pe parcursul operațiunilor din depozit.
Locație: locația fizică în care se află.
Status recepție: dacă unitatea se află în curs de recepție indică stadiul curent din cadrul fluxului (nou, pregătit, de verificat etc.).
Status livrare: dacă unitatea se află în curs de livrare indică stadiul curent din cadrul fluxului (nou, pregătit, verificat etc.).