หน่วยที่1
โปรแกรมกรนำเสนอข้อมูล
ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล (Presentation) หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็นหรือความต้องการไปสู่ผู้รับการนำเสนอข้อมูล โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
ความสำคัญของการนำเสนอ
ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐและเอกชน ทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความคิดเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอ้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญต่อกาปฏิบัติงานทุกประเภทเพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผลแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลผู้ที่สนใจ
วัตถุประสงค์ในการนำเสนอข้อมูล
1.เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอข้อมูลรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะกรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ
2.เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอข้อมูลพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมได้รับทราบ เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม
3.เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอข้อมูลได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา วิทยากรหรือผู้นำเสนอข้อมูลที่เป็นความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ ให้แก่ผู้เข้าฝึกแบรม หรือใช้ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการหรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทางมาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ
4.เพื่อเผยแพร่และประชาสัมพันธ์กิจกรรมของหน่วยงานหรือองค์กรให้บุคคลทั่วไปได้รับทราบ
หลักการออกแบบการนำเสนอข้อมูล
ในการนำเสนอข้อมูลหรือบรรยายแต่ละครั้งผู้บรรยายหรือผู้นำเสนอจำเป็นอย่างยิ่งที่จ้ะองใส่ใจกับวิธีการนำเสนอภายใต้ข้อจำกัด รวมทั้งหาแนวทางที่จะช่วยให้ผู้ฟังรับรู้ในสิ่งที่พูด ฉะนั้น การเข้าใจหลักการออกแบบและการใช้โปรแกรมนำเสนอ เพื่อการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นทักษะพื้นฐานที่จำเป็นซึ่งมีหลักการออกแบบและการใช้โปรแกรมนำเสนอ ดังนี้
1.การใส่เนื้อหาหรือภาพที่สำคัญ ไม่ควรใสไว้ติดขอบหน้าจอจนเกินไป ควรเผื่อริมขอบจอไว้เล็กน้อย
2.การจัดเรียงลำดับเนื้อหา
2.1 จัดตามลำกับของเนื้อหาหรือหารบรรยายไม่สลับไปสลับมา
2.2 เริ่มแรกด้วยการแสดงชื่อเรื่อง พร้อมชื่อของผู้นำเสนอ
2.3 เนื้อหาถัดไปควรแสดงวัตถุประสงค์หรือประโยชน์ที่จะได้รับจาการนำเสนอ
2.4 ต่อมาควรเป็นเนื้อหาที่แสดงหัวจ้อในการนำเสนอ
2.5 จากนั้นเป็นเนื้อหาที่เป็นส่วนของเนื้อหาที่เรียงลำดับตามหัวข้อที่กำหนด
2.6 เพื่อป้องกันการสับสน ควรใส่หัวข้อเรื่องทุกเนื้อหา และใส่หมายเลขลำดับเพื่อช่วยให้ผู้ฟังอ้างอิงได้
3.การใช้ขนาดและสีของตัวอักษรและพื้นหลัง ควรเลือกรูปแบบตัวอักษรที่เป็นมาตรฐานอ่านได้ง่ายและมีขนาด ใหญ่ต่อการมองเห็นระยะไกล ไม่เล็กเกินไป รวมทั้งเลือกสีพื้นหลัง และสีตัวอักษรที่ตัดกันเพื่อช่วยให้อ่าน ข้อความได้ง่าย หรือพื้นหลังไม่มีลวดลายมากเกินไปจนทำให้ลายตา หลักการออกแบบรูปแบบ ขนาดตัวอักษร และสีที่เหมาะสมมีดังนี้
3.1 เลือกใช้รูปแบบตัวอักษรที่มีหัวเพื่อให้อ่านง่าย และไม่ควรใช้ตัวอักษรเกิน 2 แบบ
3.2 ควรใช้ตัวอกษรขนาดใหญ่เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย โดยส่วนของเนื้อหาภาษาไทยควรใช้ประมาณ 30-50 พอยต์ (Point) สำหรับส่วนของหัวเรื่องควรใช้ประมาณ 54-60 พอยต์(Point)
3.3 ควรใช้ตัวหนาหรือตัวขีดเส้นใต้ในหารเน้นข้อความ หรือจะใส่เงาให้ตัวอักษรเงาควรเข้มกว่าพื้นหลัง
3.4 ไม่ควรใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษแบบตัวใหญ่ทั้งหมด เพราะจะอ่านได้ยาก ยกเว้นคำสั้น ๆที่เป็นหัวข้อ หรือต้องการเน้น
3.5 ใช้พื้นหลังที่ตัดกับตัวอักษร เช่น พื้นมืดตัวอักษรสว่างหรือตัวอักษรสว่างพื้นมืด
3.6 ควรใช้พื้นหลังสีเข้มกับห้องที่มีผู้ฟังนั่งไม่เกิน 20 ฟุต หากไกลกว่านั้นควรใช้สีสว่าง
3.7 หลีกเลี่ยงพื้นหลังที่ยากต่อการอ่าน เช่น เป็นภาพ มีลวดลาย หรือมีสีเหมือนกับตัวอักษร
3.8 ควรใช้รูปแบบตัวอักษร ขนาด รวมทั้งสีตัวอักษรและพื้นหลังแบบเดียวกันตลอดทุกไลด์
4.ควรจะบรรจุข้อความที่เป็นใจความสำคัญ ซึ่งสั้นและกะทัดรัด
5. ควรจะแสดงหนึ่งประเด็นในแต่ลพครั้ง เช่น หนึ่งหน้ามีหนึ่งประเด็น แต่หากต้องบรรจุไว้หลายประเด็นในหนึ่งหน้า ควรแสดงผลที่ละประเด็น เพื่อให้ผู้ฟังคงความสนใจกับสิ่งที่ผู้นำเสนอกำลังพูด
6. ไม่ควรใช้การแสดงผลพิเศษ (Effect) ที่มากเกินไป เพราะจะทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือและน่ารำคาญ
การใช้มัลติมีเดีย
สื่อมัลติมีเดีย (Multimedia) คือ การใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับโปรแกรมซอฟต์แวร์ในหารสื่อความหมายโดยการผสมผสานสื่อหลายชนิด เช่น ข้องความ กราฟิก ภาพเคลื่อนไหว เสียง และวีดีโอ เป็นต้น สื่อต่างๆ ที่นำมารวมไว้ในสื่อมัลติมีเดีย จะช่วยให้เกิดความหลากหลายในหารใช้คอมพิวเตอร์อันเป็นเทคโนโลยีในแนวทางใหม่ ที่ทำให้การใช้คอมพิวเตอร์น่าวนใจและเร้าวามสนใจ เพิ่มความสนุกสนานในการเรียนรู้มากยิ่งขึ้น
การเตรียมงานก่อนการนำเสนอ
การเขียนสตอรี่บอร์ดเป็นขั้นตอนของการนำเสนอข้อความ ภาพ รวมทั้งสื่อในรูปแบบของมัลติมีเดียต่างๆ ลงในกระดาษ เพื่อให้การนำเสนอข้อความและสื่อในรูปแบบต่างๆ เหล่านี้เป็นไปอย่างเหมาะสมบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ต่อไป ขณะที่ผังงานนำเสนอลำดับขั้นตอนของการตัดสินใจ สตอรี่บอร์ด (ซึ่งสคริปต์ในที่นี้ คือ เนื้อหา) ที่ผู้ใช้จะเห็นบนหน้าจอ ซึ่งได้แก่ เนื้อหา ข้อมูล คำถาม ผลป้อนกลับ คำแนะนำ คำชี้แจง ข้อความเรียกความสนใจ ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ
Stotyboard คือ การสร้างภาพให้เห็นลำดับขั้นตอนตามเนื้อหาเรื่องที่ต้องการ โดยเฉพาะการสร้างภาพเคลื่อนไหว
รายละเอียดที่ควรมีใน Storyboard ได้กา คำอธิบายแต่ละสื่อที่ใช้ (ข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เสียง วีดีโอ)
โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล
โปรแกรมที่ใช้ในการสร้างงานนำเสนอหรือแสดงผลงานของสถาบัน มหาวิทยาลัย คณะฯ หน่วยงาน บริษัท โปรโมทสินค้า แนะนำสินค้า ประชุม สัมมนา บรรยายทางวิชาการ และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งแต่ละโปรแกรมเหมาะกับงานแต่ละแบบ ยกตัวอย่างเช่น
1.Microsoft PowerPoint เหมาะสำหรับ Computer Presentation ที่ใช้ง่ายที่สุด
2.Director เหมาะสำหรับ Computer Presentation ที่ดีที่สุด ใช้ยากกว่า PowerPoint แต่เหมาะสำหรับการจัดทำสื่อการเรียนการสอน
3.Authoeware เหมาะสำหรับ Multimedia ที่มีบททดสอบและการโต้ตอบที่ดีที่สุด ใช้งานยากกว่าPowerPoint แต่ง่ายกว่า Director เหมาะสำหรับนิสิต นักศึกษา ครู อาจารย์
4.Adobe Flash เหมาะสำรับ Multimedia CAI Games web และอื่นๆ อีหมากมาย เสถียรภาพกสูง สามารถบันทึกเป็นไฟล์ .exe และ .swf ได้
5.Swish max, Swish 3D เป็นโปรแกรมที่ดีมากในหารนำเสนองาน Special Effect เกี่ยวกับภาพและตัวหนังสือ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ สร้างใช้งานง่ายกว่า Flash ที Effect สำเร็จรูปให้ใช้มากมาย นำไปสร้าง Effect เป็น .swf นำไปใช้งานได้เป็นย่างดี
6.Tool book เป็นโปรแกรมที่ดี แต่การใช้ยากเกินไป ถึงแม้ว่าจะมีเครื่องมือที่สามารถตอบสนองความต้องการสำหรับงานนำเสนอได้ดีก็ตาม
7.Ulead Video Studio เป็นโปรแกรมสำหรับการนำเสนออีกโปรแกรมหนึ่ง เหมาะสำหรับงานประชาสัมพันธ์หรืองานมงคลต่างๆ
แต่ในเนื้อหาบทเรียนเล่มนี้ จะใช้โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล 2 โปรแกรม คือ โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป็น โปรแกรมที่ใช้ง่ายนิยมใช้มากที่สุด และโปรมแกรม Adobe Flash ซึ่งเป็นโปรมแกรมที่ยากกว่า Microsoft PowerPoint แต่ สามารถที่จะพัฒนาการนำเสนอให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นด้