1. 使用Word 2000填寫表格

簡介

在日常工作上好多時都需要填寫一些相同的表格，例如銀行財務安排表格、報稅表、出入口文件……等等，如果要填寫的資料只是英文或數字，你可用傳統的打字機將資料打進表格裡，但每次打入資料時都要小心調較每個資料區的位置，而且有些表格是不能修改的，如果不小心打錯一個字母就必須重新打過整份表格，十分費時失事。如果要加入中文資料更只可以靠手寫！

以下介紹一個使用Word 2000填寫表格的方法，雖然事前要花一段時間製作表格檔案，不過一旦將表格製作好，日後就可以很輕鬆地填寫表格，不但打錯字時可以修改，如果使用中文電腦系統更可以填入中文資料，除此之外，亦可以將每次都要填入的相同資料事先填入表格裡，以後就無需再填入這些資料，長遠來計可以節省很多時間，提高工作效率，而且已填妥的表格可以經電郵傳送或保存於磁碟，無需以影印方式儲存副本，不但節省用作存放紙張副本的空間，更重要是可以減少用紙，有助保護環境。

你可以[按這裡]下載示範檔案。

軟硬件需求

    • 任何可運行MS Office 2000的電腦以及Windows作業系統
    • 例如Win 95/98/Me/NT/2000
    • MS Office 2000附屬的Word 2000
    • 掃描器或傳真機(建議使用平台式掃描器)
    • 印表機
    • 圖像編輯軟件(非必要)

製作表格

    1. 將表格掃描至電腦裡(註：1)。如果沒有掃描器，可以先註冊一個具備接收傳真工能的免費網上電郵信箱(例如2bsure.com)，只要用傳真機將表格傳真至電郵信箱，等一會之後就可以在電郵信箱裡收到該份表格的TIF格式圖像檔案。
    2. 用Word 2000開啟一個新的空白文件檔案，然後在主視窗按「檔案」→「版面設定」，將上、下、左、右的邊界設定為0mm，按下「確定」後，可能會有一個小視窗彈出來說邊界超越出可列印的範圍，但暫時無需理會，只需按下「略過」。
    3. 在主視窗中按「插入」→「圖片」→「從檔案」，將剛才掃描的表格放入Word 2000中作為底圖(註：2)。
    1. 用滑鼠右鍵在底圖上按一下並選擇「圖片格式」，在「圖片格式」視窗中按「配置」，將「文繞圖的方式」設定為「文字在前」，再將「水平對齊方式」設定為「其它」。
    1. 然後按「進階」，在「進階配置」視窗中按「圖片位置」，將「水平」和「垂直」設定為「絕對位置」、「0 mm」、「邊界」，再在「選項」中清除「物件隨文字一起移動」，以及選擇「鎖定錨點」及「允許重疊」，之後按「確定」關閉「進階配置」視窗，再按「確定」關閉「圖片格式」視窗。
    1. 在主視窗中按「檔案」→「列印」，比較列印出來的底圖和原有的表格，暫時無需理會水平或垂直移位，只比較列印出來的底圖和原有表格的大小，如果大小不正確，請用滑鼠右鍵在底圖上按一下並選擇「圖片格式」，再在「圖片格式」視窗中按「大小」，在「大小比例」中輸入適當的「高」、「寬」比例(如果兩者比例不一樣，請先清除「鎖定長寬比」的選項)，然按「確定」關閉「圖片格式」視窗。重覆這步驟直至列印出來的底圖跟原有表格的大小相同。
    1. 將滑鼠移至底圖以外的地方按一下左鍵。
    1. 然後在主視窗中按「檢視」→「工具列」開啟「表格及框線」，之後在「表格及框線」視窗中選擇「無框線」。
    1. 用滑鼠左鍵選擇「表格及框線」視窗中的筆形圖案，再將滑鼠移至底圖上需要填寫資料的位置，然後按著鍵盤上的「Alt」鍵及滑鼠的左鍵，移動滑鼠拉出一個大小適中的文字區(表格)(註：3、4)。
    1. 將滑鼠移到文字區內按右鍵並選擇「表格內容」，在「表格內容」視窗中按「表格」(a)→「選項」(b)。
    1. 進入「表格選項」視窗後清除「自動調整成內容大小」(c)選項。
    1. 按「確定」(d)返回「表格內容」視窗後按「位置」(e)，在「表格位置」視窗中將水平和垂直位置設定為相對於「邊界」(f)(如果在上一步拉出來的文字區位置不對，你亦可在這裡調較水平和垂直位置)，然後清除「隨段落文字移動」(g)及選擇「允許重疊」。
    1. 按「確定」(h)返回「表格內容」視窗後按「欄」(i)，選擇「使用慣用寬度」(j)(如果在上一步拉出來的文字區的寬度不對，你亦可在這裡輸入正確的寬度)。
    1. 再在「表格內容」視窗中按「列」(k)，選擇「指定高度」(l)並將列高設定為「設定」(m)(如果在上一步拉出來的文字區的高度不對，你亦可在這裡輸入正確的高度)，最後按「確定」(n)關閉「表格內容」示窗(註：5)。
    1. 由於一般在表格中預留給填寫資料的空間有限，因此最好用滑鼠左鍵在文字區之中按一下，然後在主視窗中按「格式」→「段落」，在「段落」視窗中按「縮排與行距」，將「行距」設定為「固定行高」，並將「行高」設定成字型的相同大小(建議字型和行高都選用12pt)，最後按「確定」，以便在有限的空間內填寫最多的資料。
    1. 如有需要請重覆第7至9步加入更多的文字區，如果新的文字區太過接近其它文字區，新拉出來的文字區可能會自動和附近的文字區連接起來，令到各文字區無法獨立調較，遇上這情況可先在遠離其它文字區的地方拉出一個細小的新文字區，然後在執行第8步時將新文字區調較到適當的位置和大小。
    2. 在各文字區內填滿文字，然後將底圖連同資料一併列印出來，如果發現個別文字區的位置或大小不當，請如第8步的指示調較有關的文字區，如有需要可重覆這步驟直至各文字區都調較至適當的位置和大小。
    3. 再次將底圖連同資料一併列印出來，然後跟原有的表格比較，如果發現有水平或垂直移位，請用滑鼠左鍵在任何一個文字區內按一下，然後在主視窗按「檔案」→「版面設定」，因應需要調較上和左邊界後按「確定」。重覆這步驟直至列印出來的文件與原有表格的位置相乎。
    4. 清除所有文字區內的字，如果表格內有些資料是固定不變的(例如自己公司的名稱、地址、電話、傳真號碼、銀行帳號……等等)，可以將有關的資料填入適當的文字區，填妥資料後在主視窗按「檔案」→「另存新檔」，用DOC格式存檔以備日後使用。

註：

    1. 由於底圖只用於螢幕顯示以便輸入資料，底圖最終不會列印出來，因此無需使用太高解像度掃描，否則最後做出來的DOC檔案體積會很大，不但浪費儲存空間，而且不便將檔案存放在磁片或以電郵方式傳給同事或帶回家工作。建議使用150~200dpi解像度並先以GIF格式存檔，如果以滾筒式掃描器或傳真機掃描表格，底圖可能會出現扭曲的情況，除此之外，由於有些表格是雙面印刷並選用很薄的紙張，因此掃描出來的底圖可能會透現出背面的圖文，這時可使用圖像編輯軟件修飾底圖，修改後先用GIF格式存檔然後再以JPG格式存檔進一步將檔案的體積壓縮，但掃描時或修改底圖後不要直接選用JPG格式存檔，否則底圖可能會變得模糊不清。選用JPG格式存檔時，大部份圖像編輯軟件都提供壓縮選項，壓縮度越大，檔案體積越小，但圖像會變得越模糊，建議在60~90%範圍內嘗試以不同壓縮度存檔，從而找出適合的壓縮度(有些圖像編輯軟件是以清晰度作為壓縮指標，清晰度越大，檔案體積越大，圖像亦會更清晰，建議選用10~40%的清晰度)。
    2. 由於各電腦的Word 2000可能選用不同的設定，插入底圖後或許會看不到底圖，這時請在主視窗中按「工具」→「選項」，在「選項」視窗中按「檢視」，在「列印與Web配置選項」中選擇「圖形」然後按「確定」。但也許Word 2000有Bug，你可能需要先清除「圖形」選項及按「確定」，然後再次進入「選項」視窗選擇「圖形」，甚至需要重覆多次清除及選擇才能令底圖正常顯示出來！
    3. 雖然在製作表格過程的第4步已將「文繞圖的方式」設定為「文字在前」，但也許是Word 2000有Bug，這個設定可能會自動改變，如果拉出文字區後看不到灰色的文字區邊界，請將滑鼠移至底圖上的非文字區位置按下一右鍵並選擇「圖片格式」，在「圖片格式」視窗中按「配置」，再次將「文繞圖的方式」設定為「文字在前」，然後按「確定」。
    4. 如果拉出來的文字區太過接近邊界，該文字區可能會獨自跳至貼著邊界，並且將底圖以及其它已放置好的文字區推開至其它位置(又是另一個Bug!?)，遇上這情況時請在主視窗按「編輯」→「復原」清除該文字區，底圖和其它已放置的文字區將會返回原來的位置，這時可以在遠離邊界及其它已放置文字區的位置拉出一個細小的文字區，然後依照第8步的指示調較這個文字區的位置、高度和寬度。
    5. 由於在「表格內容」視窗裡修改某些選項時可能會自動改變其它選項的設定，所以請嚴格依照圖中的紅色字母次序修改各選項。除此之外，如果事後曾修改任何一個選項，或者曾用滑鼠調較過文字區的位置或大小，也要再進入「表格內容」視窗依次序檢查各個選項是否正確，尤其是表格的水平和垂直位置必須是相對於「邊界」，否則將來調較邊界以配合列印時文字區不會作出相應的移動，另外，「列」的大小亦必須設定為「設定」，否則將來輸入的資料如果超出文字區所能夠容納的大小，文字區就會自動增大，可能令附近的文字區移位。

使用表格

    1. 用Word 2000開啟表格的DOC檔案。
    2. 在主視窗按「檔案」→「另存新檔」以新檔名及DOC格式存檔，以免萬一填寫表格時出錯令原有的檔案損壞。
    3. >在各文字區內填入所需要的資料，填寫資料時請勿使用「Tab」鍵，否則會在該文字區之下增加一列新文字區，因而影響附近文字區，如需要在文字區內使用定位點(Tab)功能，請按「Ctrl-Tab」。如果想保存已填寫的表格以作紀錄，當填妥表格後可在主視窗按「檔案」→「儲存檔案」。
    4. 將滑鼠移到底圖上非文字區的位置按一下右鍵並選擇「剪下」把底圖清除。
    1. 將表格放進印表機(請注意表格的方向)，然後在Word 2000的主視窗按「檔案」→「列印」。
    2. 列印完畢後可關閉表格檔案，這時會有一個小視窗彈出來問你是否需要存檔，由於在第3步曾經存檔，但在第4步時卻把底圖刪去，如果現在再存檔，日後再開啟這個檔案時便會看不到底圖，所以請選擇「否」。如果無需再使用Word 2000，你亦可在這時將它關閉，但由於底圖剪下後會暫時存放在Word 2000的剪貼簿內，所以關閉Word 2000時會彈出一個小視窗問你是否想將圖像保留在剪貼簿內讓其它程式使用，除非你的確想將底圖放入其它程式使用，否則請按「否」。

Charles Law

chineseinput@yahoo.com