Divisi Tata Kelola dan Sistem Organisasi merupakan salah satu divisi yang dibentuk untuk mendukung manajemen seluruh proses kerja YPBB agar dapat efektif dan efisien. Subdivisi Knowledge Management dan Komunikasi Internal (KM KI) berdiri dikarenakan belum adanya bagian khusus pada organisasi yang menjalankan fungsi pengelolaan pengetahuan dan komunikasi internal. Sementara, hal ini penting untuk dapat menunjang kekuatan internal organisasi dalam beradaptasi, menjawab isu dan tantangan, serta mendukung program-program kampanye agar dapat lebih berdampak luas dan menunjang sistem-sistem manajemen organisasi agar dapat lebih efektif dan efisien. Sehingga, Subdivisi KM KI didirikan dan dikoordinir di bawah Divisi Kesekretariatan yang membidangi manajemen internal organisasi selain sumber daya. 

Subdivisi Knowledge Management dan Komunikasi Internal dibentuk agar dapat:

1. Mendorong YPBB agar dapat menjadi organisasi yang resilien, mampu beradaptasi dan mengatasi isu maupun tantangan berbasis pengetahuan.

2. Memperkuat manajemen organisasi dan mendukung program kampanye agar dapat terakselerasi dan berdampak lebih luas.

3. Mempermudah staf dalam mendapatkan informasi terkait seluruh proses berjalannya organisasi agar dapat saling terintegrasi dan berjalan selaras melalui pengelolaan aliran informasi yang efektif dan produktif bagi pembangunan budaya organisasi yang positif.

Sedangkan fungsi Knowledge Management (KM) adalah mengelola sistem manajemen aset pengetahuan organisasi dengan:

1. Menangkap pengetahuan dari berbagai sumber dengan akurat;

2. Mengelola basis data dan pengklasifikasian pengetahuan;

3. Memastikan proses pengaksesan kembali pengetahuan dilakukan dengan mudah dan terintegrasi dengan sistem-sistem yang ada di YPBB;

4. Mengelola proses penggunaan ulang dan/atau pengembangan pengetahuan sebagai produk pengetahuan baru sesuai dengan strategi dan kebutuhan YPBB.

DESKRIPSI KERJA

1. Memahami kebijakan dan prosedur sistem KM yang berlaku di organisasi dan mampu mengkomunikasikannya dengan tepat kepada staf lain.

2. Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan database pengetahuan organisasi.

3. Membantu menjaga privasi dan keamanan informasi terkait pengetahuan yang dikelola organisasi. 

4. Melaksanakan pekerjaan rutin seperti pemantauan implementasi kebijakan, mengidentifikasi serta mencatat isu dan umpan balik terkait sistem KM. 

5. Melakukan asistensi atau membantu staf di divisi/subdivisi/proyek lain dalam implementasi sistem KM serta merespon kebutuhan atau isu dari staf lain. 

6. Melakukan analisis dan memberi rekomendasi evaluasi sistem KM berdasarkan hasil pemantauan dan umpan balik, serta mengkomunikasikannya melalui laporan rutin. 

7. Terlibat dalam perencanaan, evaluasi berbasis performa, serta riset dan pengembangan sistem KM sesuai kebutuhan dan hasil evaluasi. 

8. Melaksanakan riset dan pengembangan sistem dan program-program terkait knowledge management untuk organisasi. 

9. Terlibat aktif dalam rapat, diskusi, brainstorming, pengambilan keputusan, dan pengelolaan isu di tingkat subdivisi.

10. Terlibat dalam aktivitas manajemen lainnya (rapat, pertemuan, pengambilan keputusan) di tingkat divisi dan organisasi.

11. Staf pada posisi ini akan rutin melakukan pelaporan kepada Koordinator Subdivisi KM KI dan Koordinator Divisi Tata Kelola dan Sistem Organisasi.

12. Staf Subdivisi KM KI akan bersinggungan dengan beberapa tim dalam proses kerja, antara lain: 

• Subdivisi KM KI secara umum 

• Subdivisi Sistem Informasi. Proses kerja dengan Subdivisi SI akan banyak dilakukan mengingat proses knowledge management sangat bersinggungan dengan pengembangan aspek digital yang dikelola langsung oleh subdivisi terkait. 

• Divisi Kampanye ZW. Proses koordinasi dengan divisi ini penting untuk memastikan proses produksi, pengarsipan dan pemanfaatan aset pengetahuan proyek dapat dilakukan secara maksimal. 

• Staf secara umum. Staf terkait akan banyak melakukan koordinasi baik yang sifatnya spesifik maupun umum untuk memastikan proses produksi, pengarsipan maupun pemanfaat aset pengetahuan dapat dilakukan dengan baik salah satunya melalui publikasi laporan monitoring dan evaluasi rutinan. 

KUALIFIKASI

• Diploma 4/Sarjana semua jurusan (fresh graduate diperbolehkan).

• Responsif dan memiliki keterampilan komunikasi secara asertif.

• Memiliki kecakapan menulis dan berbicara dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar, dan dengan bahasa Inggris sebagai nilai tambahan.

• Memiliki kecakapan manajerial: melakukan perencanaan, pengorganisiran, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi program kerja.

• Mampu bekerja secara mandiri maupun bersama dengan tim.

• Memiliki inisiasi yang tinggi, adaptivitas, dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah.

• Wajib memiliki alat kerja pribadi (laptop atau tablet), namun diutamakan laptop (dengan spesifikasi minimal RAM 8 GB), dan telepon seluler yang memungkinkan untuk dapat berkoordinasi secara online dan bekerja dengan menggunakan seluruh tools kerja yang disediakan.

• Memiliki pengetahuan atau kecakapan dalam menggunakan tools kerja berbasis online kolaboratif: Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Meet, Calendar, Jamboard, dan lainnya), Microsoft OneDrive, Zoom, Notion, dan Miro. 

• Kandidat dengan pengalaman pengelolaan proyek dan aset pengetahuan di organisasi menjadi nilai tambah.

• Bersedia berkomitmen kerja minimal selama 2 (dua) tahun dengan beban kerja 160 jam per-bulan.

• Mampu bekerja secara remote (domisili Bandung diutamakan) dan mandiri (minim supervisi).

PROSES PEREKRUTAN

Berikut tahapan yang harus diikuti:

1. Siapkan dokumen berikut:

• Curiculum Vitae (Bahasa Indonesia)

• Portofolio/Hasil Kerja/Hasil Karya Anda yang berisikan:

• Tulisan singkat (Unduh (download) dan jawab pertanyaan pada link template dokumen)

Setelah dokumen tersebut siap, kirimkan melalui bit.ly/DaftarRekrutmenYPBB

2. Jika kualifikasi sesuai, Anda akan dihubungi untuk melengkapi dokumen tambahan

3. Jika dokumen tambahan sudah sesuai, Anda akan dihubungi untuk menentukan waktu wawancara.

4. YPBB menentukan kelanjutan proses rekrutmen ke proses magang (masa orientasi) selama 2 bulan.

5. Pelaksanaan refleksi akhir magang.

6. Penentuan kelanjutan kerja sama antara Anda dan YPBB.