Subdivisi Manajemen Program berperan dalam memastikan sistem manajemen YPBB berjalan terstruktur, efisien, dan sejalan dengan visi organisasi. Subdiv ini mengelola dan mengembangkan sistem manajemen program lintas divisi—mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi.

Selain itu, subdivisi ini menyusun dan memperbarui dokumen kebijakan terkait perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi program serta proyek, seperti SOP, pedoman, dan TOR. Subdivisi ini juga mendampingi divisi lain dalam penerapan standar manajemen program dan proyek baik internal maupun eksternal. Dengan semangat kolaboratif dan ketelitian administratif, subdivisi ini menjadi penggerak terciptanya sistem manajemen program dan proyek yang efektif, adaptif, dan berkelanjutan di YPBB.

DESKRIPSI KERJA

Tugas & Tanggung Jawab Umum

1. Mengelola dan mengembangkan sistem manajemen program di YPBB.

2. Memastikan seluruh program dan proyek (internal maupun eksternal) berjalan sesuai rencana, standar, dan kebijakan organisasi.

3. Melakukan pendampingan dan pengawalan manajemen program secara rutin ke seluruh divisi.

4. Mengembangkan standar proses manajemen (SOP, pedoman, TOR) yang dapat digunakan lintas program.

5. Mengelola, menganalisis, dan memvisualisasi data program untuk mendukung pengambilan keputusan organisasi.

6. Menjadi penghubung koordinasi manajemen program lintas divisi.

Tugas & Tanggung Jawab Spesifik

1. Perencanaan Program

a. Mengkoordinir penyusunan rencana kerja tahunan & timeline program.

b. Mengkoordinir indikator capaian dan target program bersama divisi terkait.

c. Memastikan konsistensi perencanaan antara program internal dan program eksternal (proyek).

2. Pengembangan dan Standarisasi Proses

a. Menyusun dan memperbarui dokumen kebijakan internal (SOP, pedoman, TOR).

b. Mengawal penerapan standar proses lintas program agar selaras dengan visi dan nilai organisasi.

c. Memberikan rekomendasi perbaikan sistem kerja berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi.

3. Administrasi & Pengelolaan Data

a. Mengelola data program secara terstruktur (spreadsheet, database, dashboard).

b. Menyusun laporan rutin dan dokumentasi program.

c. Menyediakan data akurat sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen.

4. Monitoring & Evaluasi

a. Memantau capaian program melalui indikator yang disepakati.

b. Menyusun laporan monitoring & evaluasi untuk manajemen dan mitra.

c. Memberikan analisis kesesuaian program dengan target dan standar.

5. Koordinasi & Komunikasi

a. Menjalin komunikasi yang baik dengan tim internal maupun mitra eksternal.

b. Mendukung koordinasi lintas divisi untuk kelancaran implementasi program.

c. Memberikan briefing/mentoring terkait sistem manajemen program kepada tim kecil bila diperlukan.

KUALIFIKASI

Kualifikasi Minimum 

1. Pendidikan minimal S1 (diutamakan manajemen, administrasi, atau lingkungan).

2. Pengalaman kerja minimal 1 tahun di manajemen program/proyek.

3. Menguasai Microsoft Word & Excel/Spreadsheet dengan baik (tabel, grafik, formula dasar).

4. Keterampilan komunikasi tertulis & lisan yang jelas.

5. Disiplin, teliti, komunikatif, mampu bekerja mandiri maupun dalam tim.

6. Bersedia berkomitmen kerja minimal 2 tahun.

Kualifikasi Diutamakan

1. Familiar dengan tools kolaborasi online (Google Workspace, Notion, Zoom, Clockify).

2. Mampu membuat dashboard sederhana untuk monitoring.

3. Memiliki sertifikasi/kompetensi manajemen proyek (nilai tambah).

Kualifikasi Tambahan

1. Pengalaman memimpin proyek dari persiapan hingga evaluasi.

2. Keterampilan public speaking dan presentasi eksternal.

3. Leadership dan mentoring tim kecil.

4. Menguasai software analisis data (SPSS, Power BI, dll.).

5. Kemampuan bahasa asing (Inggris).

PROSES PEREKRUTAN

Berikut tahapan yang harus diikuti:

1. Siapkan dokumen berikut:

• Curiculum Vitae (Bahasa Indonesia)

• Portofolio/Hasil Kerja/Hasil Karya Anda yang berisikan:

• Tulisan singkat (Unduh (download) dan jawab pertanyaan pada link template dokumen)

Setelah dokumen tersebut siap, kirimkan melalui bit.ly/DaftarRekrutmenYPBB

2. Jika kualifikasi sesuai, Anda akan dihubungi untuk melengkapi dokumen tambahan

3. Jika dokumen tambahan sudah sesuai, Anda akan dihubungi untuk menentukan waktu wawancara.

4. YPBB menentukan kelanjutan proses rekrutmen ke proses magang (masa orientasi) selama 2 bulan.

5. Pelaksanaan refleksi akhir magang.

6. Penentuan kelanjutan kerja sama antara Anda dan YPBB.