共有便V2は、社内外の相手とファイルやフォルダを有効期限付きで安全に共有するための機能です。
下記の2パターンによって共有できる範囲に制限がございます。
Googleアカウントを所有している、Google Workspaceのユーザーとの共有
Googleアカウントを所有していないユーザーとの共有(ビジター共有)
有効期限を設定の上、社外共有(コラボレーション機能)が可能
Google ドライブ上から共有する場合、有効期限を設定することはできませんが、共有便V2を使用することで有効期限を設定して安全に共有することができます。
Cmosy上で作成された共有ドライブのみが、共有便で社外共有できる対象ドライブです
一度の実行で20ファイルまで同時に共有ができます。
一度の実行で10人まで同時に共有ができます。
Googleアカウントを所有していないユーザーとの共有(ビジター共有)では、共有ドライブの第一階層からの共有ができません。
フォルダ(第二階層以降)からの共有のみ可能です。
共有ドライブのメンバーの考え方
共有ドライブにはメンバーが2種類あります。
共有ドライブ内の全てのファイルにアクセスができる「共有ドライブメンバー」と、一部のフォルダやファイルのみアクセスが許可されている「ゲストメンバー」です。
ゲストメンバーに「編集者」権限付与する際の注意点
ゲストが「投稿者(編集者)」以上の権限を待つ場合、ゲストは「ファイル単位でゲストメンバーを共有する」権限を保持します。そのため、共有先のゲストが新たにゲストに共有するというリスクがあります。
上記は Google ドライブの仕様であり、共有便を用いても回避することはできません。
※ビジター共有は共有ドライブメンバーとして権限追加できない為、ゲストとして共有する必要があります。
推奨設定
基本設定は、共有ドライブメンバーのみで共有を行い、特定の共有ドライブのみ(ビジター共有など)フォルダ・ファイル単位を許可する設定を推奨します。
共有便V2で社外共有ができるのは、Cmosyで作成された共有ドライブのみです。