Ylästön Urheilijat -59 ry:n jäsenrekisterintietosuojaseloste
Laatimispäivä: 28.3.2018
1. Rekisterinpitäjä
Ylästön Urheilijat ry (ly-tunnus 019 7129-8)
Lehtikummunkuja 2 b
01690 Vantaa
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Ylästön Urheilijat -59 ry:n hallitus
ylaston.urheilijat@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri (myClub)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Ylästön Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta sekä jäsenmaksujen hallinta
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen hallituksen toimihenkilöiden sekä työsuhteessa olevien toimihenkilöiden osalta Ylästön Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen jäsenistä ja toimihenkilöistä:
- Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka (postitoimipaikka)
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten syntymäaika, sukupuoli, jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Valokuvaus- ja videointilupa
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä muihin tilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, kuten valokuva
Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Ylästön Urheilijat ry:lle.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Seuran toimihenkilöiden käyttäjätilirekisteri on GSuitessa, jota hallitsee seuran GSuite-admin.
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Käytännössä rekisteri on sähköisessä muodossa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
- Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin hän on työsuhteessa yhdistykseen tai toimii yhdistyksen vastuuhenkilönä.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja tämän jälkeen kirjanpitoaineistoa koskevien arkistointivaatimusten mukaisesti (kts. kirjanpitolaki)
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään. myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja tehdä tarvittavat muutokset. Tarvittaessa rekisteröity voi vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.