旧会則・規程

山の手第２９町内会 会則

 昭和４０年４月１日　制定

（名　称）

第１条　本会は、山の手第２９町内会と称し、事務所を当町内会会長宅におく。

（構　成）

第２条　本会は、山の手３条９丁目から同１１丁目に在住する世帯をもって構成する。

（目　的）

第３条　本会は、町内の総意を代表する機関であって、町内の発展と親睦をはかり、福利の増進につとめ、住みよいまちづくりに貢献することを目的とする。

（事　業）

第４条　本会は、前条の目的を達成するため、次の事業を行う。

（１）会員の親睦および相互啓発

（２）会員の福利厚生

（３）会員への広報

（４）山の手各単位町内会および山の手連合町内会との連携

（５）その他、役員会が必要と判断した事業

（専門部）

第５条　本会に、山の手連合町内会専門部に準じる専門部を設置することができる。

２　専門部の名称および部数は役員会において決定し、総会に報告する。

（役　員）

第６条　本会に次の役員をおく。

会長 １名、副会長 ２名、総務 ２名、会計 １名、監査 １名、班長 若干名、専門部長 若干名

（役員の任務）

第７条　会長は、本会を代表し、会務を統括する。

２　副会長は、会長を補佐し、会長事故あるときはその職務を代理する。

３　総務は、会務全般を掌理する。

４　会計は、会計事務を掌理する。

５　監査は、業務・会計を監査し、総会に報告する。

６　班長は、班を統括し、各役員との連絡調整にあたる。

７　専門部長は、本会専門部を担当し、山の手連合町内会専門部との連携にあたる。

（役員の選出）

第８条　本会の役員は、各班から選出された役員選考委員により選考し、総会の承認を得て決定する。

２　専門部長は、役員会において決定する。

３　前２項の規定により選出された役員に欠員が生じた場合、会長が当該役員を選考し、役員会に諮って補充するものとする。ただし、補充以降に開催される総会において補充報告を行うものとする。

（役員の任期）

第９条　会長の任期は２年とし、他の役員（班長を除く）の任期は１年とする。班長は班員による半年毎の輪番とする。ただし、いずれも再任を妨げない。

２　前条３項の規定により補充された役員の任期は、前任者の残任期間とする。

（相談役）

第１０条　役員会に、本会会務の継続性を担保するために、相談役をおくことができる。

２　相談役は、役員経験者から会長が選考し委嘱する。

（活動費）

第１１条　本会は、証慿書類を個別に得ることが困難な通信費、交通費、文書作成費等の経費の役員負担を軽減し、第７条で定める役員の任務を円滑に遂行するために、各役員および相談役に対して定額の活動費を支給することができる。

２　活動費の支給方法、範囲および金額に関する規程は、役員会の議決を経て別に定める。

（会　議）

第１２条　本会の会議は、総会、役員会および班例会とする。

２　総会は、本会の重要案件を審議決定する最高議決機関であって、毎年４月に定期総会を開催する。ただし、会員の過半数から臨時総会の開催要求があったとき、または会長が必要と認めたときは臨時総会を開催することができる。総会の議長は、会長がこれにあたる。

３　役員会は、第６条の役員（班長を除く）および第１０条の相談役で構成され、会長が招集する。総会で承認決定された事項等に対して具体的な取組みを行う。

４　班例会は、必要に応じて班長が招集し、班長以外の役員も出席することができる。

５　すべての会議は、構成員の過半数（委任状を含む）の出席で成立し、議決は出席者の過半数で成立する。可否同数のときは、議長の裁決による。

６　すべての会議の開催通知および前項の委任状提出は、書面または電磁的方法により行うものとする。

（総会の審議）

第１３条　総会は、次の事項を審議決定する。

（１）会則の変更

（２）事業計画および収支予算

（３）事業報告および収支決算報告

（４）役員の改選

（５）その他、役員会が必要と判断した事項

（会　計）

第１４条　本会の経費は、会費、寄付金およびその他の収入をもって充てる。

２　会費の額は、総会において決定する。ただし、特別な行事等で追加経費が必要となる場合は、臨時に会費を徴収することができる。

３　判例（最高裁判所第１小法廷 平成２０年４月３日判決）に倣い、山の手連合町内会が主催する事業への協賛金等を除いて、一般的な寄付金・募金等へ町内会予算を支出することができない。また、会員への個別の集金活動も行わない。

４　本会の会計年度は、毎年４月１日から始まり翌年３月３１日に終わる。

（表　彰）

第１５条　本会の会員に対して、町内の発展または環境づくりのため、特に功労のあった者に対して表彰状または感謝状を贈呈する。

２　前項の表彰状または感謝状の贈呈に関する規程は、役員会の議決を経て別に定める。

３　表彰状または感謝状の贈呈は、本会の定期総会開催時に行う。ただし、必要により、役員会に諮り臨時贈呈することができる。

（敬　老）

第１６条　本会会員でご高齢の方に、敬老の意を表し、お祝の金品を贈呈することができる。

２　前項の敬老に関する規程は、役員会の議決を経て別に定める。

（弔　慰）

第１７条　本会会員がご逝去された場合、弔意を表し、弔慰金を贈呈することができる。

２　前項の弔慰に関する規程は、役員会の議決を経て別に定める。

（文書等の保存期限）

第１８条　本会の運営に関する書類、文書等の保存期限は、行政文書（事務又は事業の方針・計画書・実績報告書）の最低保存期間基準に準じて、次のとおりとする。

（１）総会議案書：会長のもとに５年間保存とし、持ち回りとする。

（２）前項のほか、重要な決定事項についてはこれを文書化または電磁的記録化し、その保存は前項に準ずるものとする。

（３）会計に関する書類は次のとおりとする。

（ア）金銭出納帳および預金出納帳：会計のもとに５年間保存とし、持ち回りとする。

（イ）預金通帳および証慿書類：同上

２　保存期限を過ぎた書類、文書等については、裁断等により個人情報の保護に配慮した上で、廃棄することができる。

（個人情報保護の取扱い）

第１９条　本会が町内会活動を推進するために、必要とする個人情報の取得、利用、提供および管理の対象については次のとおりとし、個人情報保護法に則り、適正に運用するものとする。

（１）本会の運営管理

（２）緊急時の安否確認および災害時の支援活動

（３）班長の業務

（４）名簿の管理は各役員の持ち回りとし、修正すべき箇所が生じた場合は、会長が総務にこれを指示する。

（町内会ホームページ）

第２０条　本会の活動を会員に広くかつ迅速に周知する手段として、山の手第２９町内会ホームページ（以下「町内会ＨＰ」という）を開設することができる。

２　町内会ＨＰを開設する場合は、その運営管理を担当する専門部を設置する。

３　当該専門部は、個人情報保護法および著作権法に則り、町内会ＨＰを適正に運用するものとする。

４　町内会ＨＰの運用に関する規程は、役員会の議決を経て別に定める。  

付　則　本会則は、昭和４０年４月１日から実施する。

２　令和６年４月１日の本会則第１１条改正に伴い、「連絡通信費支給規程」は同日付で廃止する。

一部改正　昭和５６年６月９日、昭和５９年４月２０日、平成１４年４月１日、平成２８年４月１日、平成２９年４月１日、令和６年４月１日

活動費支給規程

令和６年５月２６日　制定

（目　的）

第１条　本規程は、会則第１１条に基づき、活動費の支給基準を定めることを目的とする。

（支給の範囲）

第２条　活動費の支給範囲を次のとおりに定める。

　（１）役員（班長を除く）

　（２）相談役

（活動費）

第３条　活動費の金額は町内会費年額相当を基準とし、会長以外の役職については、年額５，０００円を支給する。

２　会長については、その活動範囲を考慮して、年額１０，０００円を支給する。

３　前条の支給対象役職を兼任する場合、重複して支給することはできない。

４　活動費は、年度末に開催される役員会において支給する。

付　則　本規程は、令和６年５月２６日から実施する。

表彰規程

昭和５６年３月１８日　制定

（目　的）

第１条　本規程は、山の手第２９町内会（以下「町内会」という）会則第１５条に基づき、町内の発展または環境づくりのために特に功労のあった者または世帯を表彰することを目的とする。

（表彰の範囲）

第２条　被表彰者の範囲を次のとおりに定める。

　（１）町内会の役員

　（２）町内会の会員

（推薦の方法）

第３条　被表彰者は、役員会において推薦する。ただし、本規程第７条適用者については、班長が役員会に推薦する。

（審査委員会）

第４条　被表彰者として推薦された者の表彰の適否を決定するため、審査委員会を設ける。

２　審査委員会は、町内会役員（班長を除く）、相談役および委員会において必要と認めた者から組織する。

３　審査委員会は、町内会長が招集し、その委員長となる。

（審　査）

第５条　審査は、定期総会議案資料に掲載の「役員通算年数」表もしくは所定の推薦書に基づいて審査委員会が行う。

２　審査基準日を表彰予定年の４月１日とする。

３　推薦書の様式は、別に定める。

（表彰基準）

第６条　表彰すべき通算活動年数を次のとおりとする。

　（１）　５年

　（２）１０年

　（３）１５年

２　同一世帯に属する役員または会員の活動年数は合算し、世帯主の被表彰年数として取扱う。

３　被表彰者に対しては、表彰状および副賞として次の賞金を贈呈する。

　（１）　５年 　５，０００円

　（２）１０年 １０，０００円

　（３）１５年 １５，０００円

（感謝状の贈呈）

第７条　第１条および第６条の規定にかかわらず、その功績が顕著であって他の模範として感謝状を贈ることが適切であると恩われる者の推薦があったときは、審査委員会に諮りその可否を決定する。可とする場合、感謝状および副賞として第６条（１）の表彰基準に該当する賞金を贈呈する。

付　則　本規程は、昭和５８年４月１日から実施する。

一部改正　令和５年１０月１４日、令和６年４月１日

敬老規程

昭和５６年６月９日　制定

（目　的）

第１条　本規程は、会則第１６条に基づき、町内会員であってご高齢の方に対し、金品を贈呈し敬老の意を表することを目的とする。

（祝金品）

第２条　次の方に、５，０００円相当の記念金品を贈呈する。

毎暦年現在、数え年７７歳の喜寿、８８歳の米寿、９９歳の白寿を迎えられた町内会員

２　祝金品は、会長が贈呈する。

（手　続）

第３条　本規程は、個人情報保護の観点から、対象者またはそのご家族からの申請により適用されるものとする。

２　本規程対象者またはそのご家族は、書面（回覧板）または電磁的方法（町内会ホームページ）により、回覧板等に記された期限までに、前条１項に該当する旨を申し出るものとする。

（支出制限）

第４条　会費の効率的運用をはかるため、第２条の祝金品の額を制限することがある。

付　則　本規程は、昭和５７年４月１日から実施する。

一部改正　昭和５７年６月２６日、昭和５７年８月２８日、平成１２年４月８日、令和５年１１月２５日

弔慰規程

昭和５６年６月９日　制定

（目　的）

第１条　本規程は、会則第１７条に基づき、町内会員であってご逝去された方に対し、弔慰金を贈呈し弔意を表することを目的とする。

（弔慰金）

第２条　弔慰金の額は、ご逝去された方が世帯主あるいはそのご家族であるかにかかわらず、一律５，０００円とする。

２　弔慰金は、会長が贈呈する。

付　則　本規程は、昭和５６年６月９日から実施する。

一部改正　昭和５７年７月２６日、昭和６２年４月１６日、平成１２年４月８日、平成２８年４月１日、令和５年１０月１４日 

山の手第２９町内会 ホームページ運用規程

令和５年１１月２５日　制定

（目　的）

第１条　本規程は、山の手第２９町内会（以下「町内会」という）会則第２０条に基づき町内会ホームページ（以下「町内会ＨＰ」という）を開設するにあたり、町内会ＨＰを適正に運用することを目的とする。

（趣　旨）

第２条　町内会における従来からの広報媒体である回覧板の機能を補完し、高い即時性をもつ町内会ＨＰの導入は、町内会会員間の情報周知の媒体として有効であると期待される。同時に、個人情報保護、著作権保護、持続可能性等の点で留意しなければならない多くの課題を抱えている。このため、法令違反のリスクあるいは会員間のトラブルを事前に回避するためのルールを設ける必要がある。

（広報部）

第３条　町内会会則第２０条３項に基づき、町内会ＨＰの管理運営は、町内会に設置された専門部（以下「広報部」という）があたる。

２　町内会会則第７条７項が定める広報部の専門部長を、以下「広報部長」という。

３　広報部には、町内会ＨＰの作成補助および業務の継続性を担保するために、部員をおくことができる。広報部員は、町内会ＨＰ等から公募によって募集し、広報部長が選考した後、役員会で決定する。

４　広報部は、会議に関する町内会会則第１２条の規定にかかわらず、必要に応じて広報部長が招集し、町内会ＨＰの編集および管理運営に関する会議（オンラインを含む）を開催することができる。

５　広報部は、町内会ＨＰの技術的問題を解決するために、役員会の許可を得て、その業務の一部を外部業者に委託することができる。

（掲載内容）

第４条　町内会ＨＰには、町内会活動に関する次の事項を掲載する。

（１）   当町内会および山の手連合町内会の行事の内容および予定

（２）   町内会定期総会議案書に掲載する町内会組織、会則、規程等

（３）   その他、広報部が適切と判断した内容

２　広報部長が非会員に公開することが適切ではないと判断した事項は、役員会での審議を経て、閲覧制限あるいは非公開とすることができる。

３　次の事項は掲載することを禁止する。

（１）   公序良俗あるいは社会規範に反する内容

（２）   営利を目的とする内容

（３）   個人あるいは団体を誹謗する内容

（４）   その他、役員会が不適切と判断した内容

（個人情報保護）

第５条　この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。 

２　町内会ＨＰに掲載する個人情報は、別に定める個人情報取扱規程に基づき、適正に取り扱われなければならない。

３　町内会行事等におけるスナップ写真等を除き、原則として、個人を特定することができる写真を本人の同意なしに掲載できない。

４　町内会定期総会議案書および役員会資料については、個人情報を含む可能性が高いものの、町内会運営上重要な情報であり、当該年度担当の役員のみ閲覧可能とする。

（著作権・肖像権）

第６条　町内会ＨＰでは、著作権フリーあるいは著作権者・肖像権者から使用許諾の得られている写真、画像、デザイン等のみを使用する。

２　町内会ＨＰに掲載されているすべての文章およびレイアウトに関する著作権は、町内会に帰属し、無断使用や転用を禁止する。

３　町内会ＨＰに掲載されているすべてのスナップ写真等は、著作権・肖像権等により保護されており、無断使用や転用を禁止する。

４　町内会ＨＰフッター部分には、著作権表記を英語で次のように表示する。

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（免責事項）

第７条　町内会ＨＰに掲載する情報の正確さには万全を期すが、利用者が町内会ＨＰの情報を用いて行う行為に関して、町内会および広報部は一切の責任を負わないものとする。

２　利用者が当町内会ＨＰを利用したことにより生じた利用者の損害および利用者が第三者に与えた損害に関して、町内会および広報部は一切の責任を負わないものとする。

（リンク）

第８条　町内会ＨＰへのリンクは、他の町内会、自治会および公共団体等のWebサイトあるいは広報誌等に限り認めるものとする。ただし、Webサイトあるいは広報誌等の内容によってはリンクの設置を断ることがある。

（アクセス解析）

第９条　町内会ＨＰにおいては、その利用状況を把握し、発信情報の改善を目的として、アクセス解析ツールGoogle Analytics®を使用する。このため、Google Analytics®利用規約に基づき、次の事項を開示する。

（１）   Google Analytics®は、アクセス情報の収集のためにCookieを使用する。

（２）   Cookieにより、閲覧者が使用するコンピュータは特定されるが、アクセス情報は匿名で収集される。

（３）   閲覧者は、Cookieを無効にすることで収集を拒否することができる。

（４）   収集されたアクセス情報は、Google社のアナリティクス利用規約、ポリシーと規約等に基づき管理される。

２　Cookieの使用により得られた個人関連情報は、スパム等への対応を除き、第三者に提供してはならない。

３　Google社のサービス利用により生じた損害に関して、本会は一切の責任を負わないものとする。

附　則　本規程は、令和５年１１月２５日から施行する。

一部改正　令和６年１０月２６日、令和６年１１月１４日、令和６年１２月５日

山の手第２９町内会 個人情報取扱規程

令和６年１０月２６日　制定

（目　的）

第１条　本規程は、山の手第２９町内会（以下「本会」という）個人情報保護方針に基づき、本会が保有する個人情報を適正に取扱うための事項を定めることによって、本会活動の円滑な運営を図るとともに、会員の権利利益を保護することを目的とする。

（定　義）

第２条　この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。

（責　務）

第３条　本会は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）を遵守するとともに、本会活動において個人情報の保護に努める。

（周　知）

第４条　本会は、この規程を定期総会資料等により、会員に周知する。

（取　得）

第５条　本会は、書面または電磁的方法により、その利用目的を示した上で、個人情報を取得する。

２　本会が会員から取得する個人情報は、次に掲げる事項のうち、会員本人があらかじめ同意した事項とする。

（１）   名簿の作成に必要な会員（世帯主等）の氏名、住所、電話番号、メールアドレス

（２）   その他、役員会が必要と判断した事項

３　要配慮個人情報（人種、信条、年齢、学歴、病歴、障碍等の不当な差別・偏見が生じないよう特に取扱いに配慮を要する個人情報）を取得する際は、本人の同意を得なければならない。

（利　用）

第６条　本会が保有する個人情報は、次に掲げる事業および活動において利用する。

（１）   会費納入、会議開催等に関する通知文書の作成

（２）   会員名簿の作成および住居略図の作成

（３）   会員相互の親睦や交流のための活動

（４）   福利厚生事業の対象者の把握

（５）   防犯・防災活動

（６）   災害時における要援護者の支援活動

（７）   その他、総会で承認された事業および活動

（管理者・取扱者）

第７条　本会における個人情報の管理者は、会長がこれにあたる。

２　本会における個人情報の取扱者は、会長が指名する役員がこれにあたる。

３　管理者は、取扱者に個人情報を取扱わせるにあたっては、当該個人情報の安全管理がはかられるよう、取扱者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（守秘義務）

第８条　前条に定める者は、職務上知り得た個人情報について、第６条（または第１１条）に定める場合を除き、利用（または第三者に提供）してはならない。また、その職を退いた後も同様とする。

（管　理）

第９条　取得した個人情報は、取扱者が保管し、適正に管理する。

２　個人情報に修正すべき箇所が生じた場合は、管理者が取扱者にこれを指示する。

３　個人情報が含まれる情報機器・媒体は、パスワード、ウイルス対策ソフトウェア等によりセキュリティ対策を施すものとする。

４　不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄する。

（情報漏洩への対応）

第１０条　取扱者は、個人情報の盗難、紛失、漏洩もしくは毀損（以下「情報漏洩」という）の発生に係わる事実を把握した場合は、速やかにこの事実を管理者に連絡する。

２　管理者は、前項の連絡を受けた場合、事実および原因の確認、被害拡大の防止、本人への連絡、再発防止等の対応を行う。

３　個人の権利利益を害するおそれが大きい情報漏洩として、次に掲げる事由が発生した場合には、管理者は個人情報保護委員会に速やかに報告する。

（１）   第５条３項に定める要配慮個人情報が含まれる情報漏洩

（２）   不正に利用されることにより金銭的被害が生じるおそれがある情報漏洩

（３）   不正の目的をもって行われたおそれがある情報漏洩

（４）   その他、情報漏洩の影響が1,000人を超える者に及ぶとき

（第三者提供）

第１１条　個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。

（１）   法令に基づく場合

（２）   人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

（３）   公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

（４）   国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合

（５）   その他、委託により個人情報を提供する場合

（６）   個人情報のうち役員に関するものであって、札幌市、西区、山の手連合町内会またはこれらに準じる公共的団体・学校等が本会に関わる事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合

２　前項５号により個人情報を提供する場合は、委託を受けた者において個人情報の安全管理がはかられるよう、当該個人情報の取扱いについて契約書に定める他、必要かつ適切な監督を行わなければならない。

３　死亡した個人に関する情報は、同時に生存する遺族等の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。

（開　示）

第１２条　会員は、本会が保有する本人の個人情報について、開示を請求することができる。

２　本会は、取得した個人情報について、本人から開示請求があった場合は、遅滞なく開示しなければならない。ただし、次のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができる。

（１）   本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

（２）   本会会務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

（３）   他の法令に違反することになる場合

３　死亡した個人に関する情報について、同時に生存する遺族等から開示請求があった場合は、本人からの請求があった場合と同様に扱う。

（訂　正）

第１３条　会員は、本会が保有する本人の個人情報について、訂正、追加、削除等（以下「訂正」という）を請求することができる。

２　本会は、取得した個人情報について、本人から訂正の請求があった場合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、内容の訂正を遅滞なく行わなければならない。

３　死亡した個人に関する情報について、同時に生存する遺族等から訂正の請求があった場合は、本人からの請求があった場合と同様に扱う。

（請求・相談の方法）

第１４条　会員は、任意の書面または所定の電磁的方法により、個人情報の開示および訂正に関する請求または苦情に関する相談を行うものとする。

２　前項の請求または相談については、書面の場合は取扱者に提出し、電磁的方法の場合は本会Webサイトのお問い合わせフォームから行う。

（規程の変更）

第１５条　本会は、次に掲げる場合、会員に通知することなく、管理者の裁量で本規程を変更することができる。

（１）   規程の変更が、会員の利益に適合する場合

（２）   規程の変更が、第１条に定める目的に反せず、変更の必要性、変更後の内容の相当性、その他の変更に係る事情に照らして合理的なものである場合

２　前項に該当しない規定の変更には、役員会の議決を必要とする。

３　変更後の規程は、本会Webサイトに掲載した時点から効力を生じるものとする。

附　則　本規程は、令和６年１０月２６日から施行する。

一部改正　令和６年１１月１日、令和６年１１月１４日、令和６年１２月２５日