Huishoudelijk Reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT (HHR) VERENIGING ONDEROFFICIEREN LOGISTIEK

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk II Lidmaatschap

Hoofdstuk III Contributie

Hoofdstuk IV De vereniging

Hoofdstuk V Het bestuur

Hoofdstuk VI Diversen

Hoofdstuk VII Slotbepalingen

Bijlage A Reglement van orde

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Paragraaf  01 Domicilie, KvK nummer en Bankrekeningnummer

01-1.  De vereniging heeft haar domicilie te Ede.

01-2.  De vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09103070

01-3.  Het zakelijke ING bankrekeningnummer t.n.v. VOOLOG is: NL63 INGB 0105 3591 22

Hoofdstuk II Lidmaatschap

Paragraaf  02 Aanname

02-1. Aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt schriftelijk aan de ledenadministratie van de vereniging.

02-2. Als datum van inschrijving geldt de 1e van de maand waarin de verschuldigde contributie is voldaan.

02-3. De aanmelding zoals genoemd in deze paragraaf lid 02-1 dient te geschieden onder vermelding van naam, voornamen, burgeradres, militaire rang, emailadres, registratienr/peoplesoftnr en telefoonnummer.

Hoofdstuk III Contributie

Paragraaf  03 Contributie

03-1. Het bedrag van de jaarlijkse contributie wordt elk jaar door de algemene vergadering vastgesteld.

03-2. De contributie is verschuldigd bij aanvang van het verenigingsjaar en invorderbaar vóór 1 maart  van dat jaar.

03-3. Zij die het lidmaatschap gedurende het verenigingsjaar doch:

a. vóór 1 juli verkrijgen zijn de gehele contributie voor het lopende jaar verschuldigd.

b. ná 1 juli verkrijgen zijn de halve contributie voor het lopende jaar verschuldigd.

03-4. De contributie is binnen 1 maand na het verkrijgen van het lidmaatschap invorderbaar.

03-5. Naar keuze is het mogelijk om de contributie te voldoen per jaar of per half jaar.

Dit dient ter kennis te worden gebracht aan de penningmeester.

03-6. Bij beëindiging van het lidmaatschap vindt over het lopende jaar geen restitutie of kwijtschelding van contributie plaats, tenzij het bestuur anders beslist.

03-7. Leden die in gebreke blijven hun contributie te voldoen zal een schrijven ter herinnering worden aangeboden conform onderstaande procedure: 

• Voor 1 april eerste betalingsverzoek met een betalingstermijn van 14 dagen.

• 1 mei  eerste betalingsherinnering met een betalingstermijn van 14 dagen.

• 1 juli  tweede betalingsherinnering met een betalingstermijn van 14 dagen.

• 1 december royering middels brief van het bestuur met inachtneming van het gestelde in de statuten onder artikel 7 lid 2.b.

Hoofdstuk IV De vereniging

Paragraaf  04 De algemene vergadering

Paragraaf  05 Kandidaatstelling voor het bestuur

Paragraaf  06 Het stemmen voor een bestuursfunctie

Paragraaf  07 Het stemmen over zaken

Paragraaf  08 Voorstellen

Paragraaf  09 Behandeling van ingediende voorstellen

Paragraaf  04 De algemene vergadering

04-1. Algemeen.

De algemene vergaderingen worden onderscheiden in:

a. algemene vergaderingen, conform de statuten artikel 11 lid 2.

b. buitengewone vergaderingen.

04-2. Buitengewone vergaderingen.

Deze hebben plaats:

a. zo vaak als het bestuur het nodig of wenselijk acht een dergelijke vergadering uit te schrijven.

b. op een schriftelijk verzoek van tenminste vijfentwintig gewone leden aan het bestuur, onder opgave en toelichting der punten welke die leden behandeld wensen te zien.

c. Het bestuur is verplicht binnen vier weken aan een zodanig verzoek gevolg te geven. Doet het bestuur dit niet, dan hebben de leden die het verzoek deden het recht zelf een algemene vergadering bijeen te roepen.

04-3. Algemene vergadering.

a. Uitnodiging.

Tot het bijwonen van een algemene vergadering worden alle leden schriftelijk opgeroepen dan wel via e-mail aan het door henzelf opgegeven (e-mail) adres, met mededeling van plaats, uur en agenda der vergadering.

In de oproeping moet door het bestuur tevens worden vermeld:

- welke bestuursleden aftredend zijn.

- welke bestuursleden herkiesbaar zijn.

- welke personen door het bestuur worden voorgedragen.

- welke personen zich kandidaat hebben gesteld.

b. Agenda.

Op een schriftelijk verzoek van tenminste tien gewone leden is het bestuur verplicht een opgegeven punt op de agenda te plaatsen, mits een zodanig verzoek tenminste tien dagen vóór de algemene vergadering door het bestuur wordt ontvangen. Wordt een dusdanig verzoek niet ontvangen vóór de hiervoor bepaalde dag, dan kan het bestuur alsnog besluiten het opgegeven punt op de agenda te plaatsen.

c. Aanwezigheid van stukken.

Het bestuur draagt er zorg voor dat op de algemene vergadering voldoende exemplaren van:

- het jaarverslag,

- de financiële jaarrekening,

- de kandidatenlijst,

- de begroting,

voor de leden aanwezig zijn.

04-4. Een reglement van orde voor vergaderingen van de vereniging is als bijlage A opgenomen bij dit huishoudelijk reglement.

Paragraaf  05  Kandidaatstelling voor het bestuur

05-1. Kandidaten kunnen worden gesteld:

a. door het bestuur.

b. door groepen van tenminste 10 stemgerechtigde leden. Het gestelde in deze paragraaf lid 05-3 is dan van toepassing.

c. de kandidaat zelf door intekening in de kandidatenlijst.

d. kandidaten die zich staande de vergadering beschikbaar stellen als er via de intekenlijst onvoldoende kandidaten naar voren zijn gekomen.

05-2. Tegelijk met de uitnodiging voor de algemene vergadering wordt het gestelde in paragraaf 04 onder lid 04-3.a bekend gesteld.

05-3. Tot 5 dagen voor aanvang van de vergadering kunnen leden tegenkandidaten stellen. Hierbij dient een verklaring van de betrokkene te worden overgelegd dat hij bij verkiezing zitting zal nemen in het bestuur.

05-4. In spoedeisende gevallen, dit ter beoordeling van het bestuur, kan van het in deze paragraaf gestelde worden afgeweken.

Paragraaf  06 Het stemmen voor een bestuursfunctie

06-1. Aantal stemmen ter vergadering aanwezig.

De voorzitter stelt vóór de aanvang der stemming, aan de hand van de presentielijst, vast hoeveel stemmen ter vergadering aanwezig zijn.

06-2. Stembureau.

Op voorstel van de voorzitter benoemt de algemene vergadering een stembureau bestaande uit drie personen.

06-3. Tellen van de stemmen.

a. De leden van het stembureau verzamelen de stembriefjes en stellen het aantal uitgebrachte stemmen vast.

b. Als het aantal uitgebrachte stemmen meer bedraagt dan het totale aantal stemmen dat ter vergadering aanwezig is zal de voorzitter hiervan onmiddellijk in kennis worden gesteld en wordt de stemming ongeldig verklaard.

c. De voorzitter neemt dan de geëigende maatregelen voor een nieuwe stemming.

06-4. Ongeldige stemmen.

Een stembriefje wordt ongeldig verklaard als:

a. daarop een ondertekening is geplaatst ofwel aan aantekening waaruit de identiteit van de afgevaardigde kan worden vastgesteld.

b. daarop meer kandidaten zijn aangekruist dan het aantal vacatures toelaat.

c. daarop namen zijn vermeld die niet zijn vermeld op de kandidatenlijst.

d. de keuze niet duidelijk wordt weergegeven, dit ter beoordeling van het stembureau.

06-5. Benoeming.

a. Hebben meer kandidaten dan het aantal in te vullen vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan zijn zij benoemd die de meeste stemmen op zich hebben verenigd tot het aantal vacatures is bezet.

b. Hebben minder kandidaten dan het aantal te bezetten vacatures de volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige stemmen verworven, dan heeft een herstemming plaats tussen de niet benoemde kandidaten die het hoogste aantal stemmen hebben verworven, waarbij het in herstemming te brengen aantal kandidaten tenminste één meer is dan het aantal vacatures waarin moet voorzien.

c. Benoeming door herstemming geschiedt bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen.

d. Als het aantal kandidaten gelijk is aan het aantal te vullen vacatures, zijn de kandidaten die de volstrekte meerderheid hebben verworven benoemd.

e. Als bij een bestuursverkiezing een vacature onvervuld blijft, bepaalt het bestuur of, al dan niet op korte termijn, in de vacature zal worden voorzien.

Paragraaf  07 Het stemmen over zaken

07-1. Het stemmen over zaken geschiedt bij afroep dan wel bij handopsteken.

De meerderheid der uitgebrachte stemmen beslist, waarbij onthouding van stemmen wordt beschouwd als het niet uitbrengen van een stem.

07-2. Als de stemmen staken is het voorstel verworpen.

Paragraaf  08 Voorstellen

08-1. Indienen van voorstellen door een lid.

Elk lid van de vereniging heeft het recht voorstellen in te dienen.

08-2. Indienen voorstellen door het bestuur.

Het bestuur kan uit hoofde van zijn taak eigen voorstellen indienen en voorleggen aan de algemene vergadering.

08-3. Voorstellen aan de algemene vergadering.

a. Voorstellen van het bestuur, evenals de voorstellen van de leden, waarvoor de algemene vergadering een uitspraak zal moeten doen worden, conform paragraaf 04 lid 04-3.b, in de agenda voor de algemene vergadering opgenomen.

b. Het bestuur is gerechtigd de voorstellen van de leden, zo nodig en zo mogelijk, te voorzien van een preadvies.

c. Door de algemene vergadering worden, met inachtneming van het gestelde in het reglement van orde, uitsluitend de voorstellen behandeld welke zijn gepubliceerd in de agenda voor de betreffende vergadering.

d. Het indienen van voorstellen aan de algemene vergadering kan elk moment plaatsvinden, echter met dien verstande dat voorstellen die na een door het bestuur te bepalen datum worden ingediend tot een volgende algemene vergadering in portefeuille blijven.

e. Over de voortgang van aangenomen voorstellen zal het bestuur jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen.

Paragraaf  09 Behandeling van ingediende voorstellen

09-1. De behandeling van een voorstel door de algemene vergadering vangt aan, nadat het voorstel door de voorzitter aan de orde is gesteld, met een inleiding door:

a. een door het bestuur aangewezen bestuurslid als het voorstel is ingediend door het bestuur.

b. het lid,  als het voorstel door een lid is ingediend.

09-2. Bij de stemming over een voorstel, dan wel een geamendeerd voorstel, is het in paragraaf 07 gestelde van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk V Het bestuur

Paragraaf 12 Algemeen

Paragraaf 13 Taakverdeling en vertegenwoordiging

Paragraaf 14 De voorzitter

Paragraaf 15 De secretaris                          

Paragraaf 16 De penningmeester     

Paragraaf 17 Het Algemeen bestuurslid                                           

Paragraaf  12 Algemeen

12-1. Bestuursvergaderingen.

Het bestuur vergadert zo dikwijls als één van de leden dit nodig acht.

12-2. Aftreden.

Bestuursleden treden af volgens een vast rooster, te weten, als onderstaand voorbeeld:

1e jaar:

secretaris

bestuurslid

2e jaar:

Penningmeester

3e jaar:

voorzitter

Paragraaf  13 Taakverdeling en vertegenwoordiging

13-1. Taakverdeling.

De voorkomende werkzaamheden van het bestuur die in de komende paragrafen niet aan een bepaald bestuurslid zijn opgedragen worden, in onderling overleg, over de onderscheiden bestuursleden verdeeld.

13-2. Vertegenwoordiging.

Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk of gewenst is dat de vereniging door het gehele bestuur wordt vertegenwoordigd zal het bestuur één of meer van zijn leden machtigen namens de vereniging op te treden.

Paragraaf  14 De voorzitter

14-1. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de vereniging.

14-2. De voorzitter leidt de algemene vergadering evenals de bestuursvergaderingen.

Hij ondertekent de notulen nadat deze door de betreffende vergadering zijn goedgekeurd.

14-3. De voorzitter ziet toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde tijdslimiet.

Paragraaf  15 De secretaris 

15-1. De secretaris is belast met alle werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren.

15-2. De secretaris is gemachtigd de correspondentie namens het bestuur te ondertekenen.

15-3. De secretaris draagt zorg voor de samenstelling van het jaarverslag van de vereniging betreffende de werkzaamheden en het gevoerde beleid van het bestuur.

Paragraaf  16  De penningmeester

16-1. De penningmeester is belast met het beheer van de verenigingsgelden en de ledenadministratie.

16-2. De penningmeester draagt zorg dat geen uitgaven worden gedaan die niet vooraf door hem zijn gefiatteerd, uitgezonderd die uitgaven die betrekking hebben op regelmatig terugkerende kosten.

16.3. De penningmeester laat elke uitgave tevens ondertekenen door de voorzitter.

16-4.Gedurende het financieel boekjaar wordt de kascontrolecommissie elke 2 of 3 maanden voorzien van een financieel overzicht waarin alle inkomsten en uitgaven vermeld zijn. Tevens een overzicht van de huidige saldi. 

16-5. De penningmeester draagt zorg voor een tijdige samenstelling van de jaarrekening, het verslag inzake het financiële beheer over het afgelopen financieel boekjaar, en de begroting voor het nieuwe boekjaar.

Alle documenten worden door de voorzitter en de kascontrole ondertekend.

Paragraaf   17 Het algemeen bestuurslid

17-1.  Het algemeen bestuurslid heeft een ondersteunende taak. Te denken valt onder meer aan het voorbereiden van VOOLOG bijeenkomsten, het promoten van VOOLOG en overige zaken op verzoek van het bestuur.            

Hoofdstuk VI Diversen

Paragraaf 18 De VOOLOG website

Paragraaf 19 Commissie van beroep

Paragraaf 20 Kascontrolecommissie

Paragraaf 21 Geschenken

Paragraaf 22 Financieel en economisch beheer

Paragraaf  18  De VOOLOG website

18-1. Door de vereniging wordt een VOOLOG-website gepubliceerd.

18-2. De website staat ten dienste van de communicatie binnen de vereniging en wordt in voorkomend geval gebruikt om statutair verplichte aankondigingen, mededelingen of verslagen ter officiële kennis te brengen van de leden.

18-3. De VOOLOG-website is publiekelijk toegankelijk.

18-4. Het actueel houden en het onderhoud van de website berust bij het bestuur.

Paragraaf  19 Commissie van beroep

19-1. Als de algemene vergadering conform de statuten artikel 15 lid 3 niet tot een besluit komt, stelt zij een commissie van beroep aan.

19-2. De commissie dient te bestaan uit drie leden te weten een voorzitter, een secretaris en een lid.

19-3. Met uitzondering van het bepaalde in deze paragraaf lid 19-5, is de commissie geheimhouding opgelegd over alle informatie die haar bereikt met betrekking tot de zaak waarover zij is bijeengeroepen.

19-4. Door de commissie zal een advies worden uitgebracht tijdens de eerstvolgende algemene vergadering na een zo objectief mogelijk gehouden onderzoek.

19-5. De commissie legt haar bevindingen vast in een zo mogelijk eensluidend advies aan de algemene vergadering.

19-6. Als de algemene vergadering dat wenst kan de voorzitter van de commissie het advies mondeling toelichten.

19-7. Noch over het door de commissie uitgebrachte advies, noch over de eventuele toelichting door de voorzitter van de commissie is discussie toegestaan.

19-8. De algemene vergadering stemt over het advies dan wel adviseert en beslist bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen.

19-9. Het besluit van de algemene vergadering wordt door de secretaris schriftelijk aan de klager meegedeeld.

19-10. Van een afgehandelde zaak worden alle bescheiden door de secretaris in het archief opgeborgen.

Paragraaf  20 Kascontrolecommissie

20-1. Algemeen.

Minstens eenmaal per jaar dient er een kascontrole te worden gehouden door een kascontrole- commissie over de besteding van de financiën.

20-2. Benoeming.

Zij wordt benoemd tijdens en door de algemene vergadering en treedt in functie direct na de benoeming. De leden blijven maximaal drie jaar in functie en worden elk jaar benoemd.

20-3. Taak

Buiten het gestelde in de statuten onder artikel 22 heeft zij het recht van tussentijdse controle.

Paragraaf  21 Geschenken

21-1. Voor een representatief geschenk bij uitnodigingen en bezoeken zal door het bestuur, per geval, een maximum bedrag worden vastgesteld.

Paragraaf  22 Financieel en economisch beheer

22-1. Het financieel boekjaar binnen de vereniging loopt van Algemene vergadering tot Algemene vergadering.

22-2. Noodzakelijke kosten, door bestuursleden gemaakt t.b.v. de vereniging, zijn voor rekening van de vereniging.

Hoofdstuk VII  Slotbepalingen

Paragraaf 23 Wijzigingen

23-1. Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht als zij in een algemene vergadering met minstens twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen zijn aangenomen.

Paragraaf 24 Onvoorziene gevallen

24-1. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.

Goedkeuring

Goedgekeurd door de algemene vergadering van de VOOLOG in haar bijzondere algemene vergadering van mei 2026

Schaarsbergen,

20 mei 2026

Voorzitter VOOLOG                                                 Secretaris VOOLOG

L.R. van der Most                                                    E. Falck

Bijlage A behorende bij het huishoudelijk reglement VOOLOG

REGLEMENT VAN ORDE

1.De leiding van de algemene vergadering berust bij de voorzitter van de vereniging

2. Bij de beraadslagingen ter vergadering wordt zowel door inleiders als door leden het woord gevoerd door tussenkomst van de voorzitter.

3. Voorstellen van orde worden bij voorrang in behandeling genomen. Het tijdstip van behandeling wordt door de voorzitter bepaald.

4. De voorzitter is gerechtigd voor de leden een spreektijd vast te stellen, dan wel de spreektijd te bekorten.

5. De beraadslagingen ter vergadering worden gevoerd in een eerste en tweede termijn.

Bij uitzondering kan de voorzitter een derde termijn vaststellen.

6. De voorzitter zal zoveel als mogelijk de discussie onder de leden onderling bevorderen.

7. Voorstellen die niet in de agenda van de vergadering zijn vermeld worden niet in behandeling genomen, tenzij de algemene vergadering daartoe met meerderheid van stemmen besluit.

8. De leden zijn gehouden de huishoudelijke regels van het huis waar de algemene vergadering plaatsvindt na te leven, evenals de aanwijzingen van het bestuur op te volgen.