Criar uma Fatura
Realizar uma Fatura sem Recibo, para pagamento numa data posterior.
É necessário:
Versão Pro ou Módulo de Contas Correntes (para realizar o Recibo);
Em Sistema → Configurar → Configurar meios de pagamento, a opção de Valor em Conta estar ativa para 1 -Recebimentos (ou 2 - Recebimentos e Pagamentos, se fizer gestão de conta-corrente dos fornecedores);
Utilizar o tipo de documento Fatura [ FT ] (ou outro documento que tenha definido o tipo de Movimento de Conta Corrente como 2 - Débito);
Criar/selecionar o Cliente a que deseja faturar, na Tabela de Clientes;
Introduzir na Conta os artigos a serem faturados;
Premir Registar;
Na janela de Pagamentos, selecionar o meio de pagamento Valor em Conta;
Premir o botão Verde.
- Definições para Documentos
Para efetuar a gestão de documentos, aceda a Tabelas → Tabela de tipos de Documentos.
A Tabela de tipos de documentos, contém os documentos a emitir.
Por predefinição estão definidos os documentos mais utilizados, sendo possível adicionar mais documentos consoante as necessidades do negócio.
Separador Geral
Parametriza de forma personalizada os documentos.
Estão disponíveis as opções:
Nº - Número do documento;
Documento - Nome do documento;
Abrev. - Abreviatura do documento usada na impressão dos mapas;
Série - Separação da numeração do mesmo contribuinte. Delimita um conjunto de documentos, sejam faturas simplificadas, faturas ou outro tipo de agrupamento (por exemplo, quando o contribuinte possui várias lojas e pretende efetuar uma distinção ao nível de documentos entre elas);
Descrição - Descrição atribuída ao movimento de conta corrente (se for o caso);
Tipo - Identifica o tipo de documento utilizado.
Quando o campo não é de preenchimento automático, existem as opções:
Documento p/cliente/fornecedor - Define se é um documento associado a clientes ou a fornecedores. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Cliente ou 2 - Fornecedor;
Introdução dos dados do cliente - Define se os dados do cliente/fornecedor são associados ao documento. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1- Não, 2 - Sim ou 3 - Obrigatório;
Movimento financeiro - Indica se o documento deve ser considerado para efeitos fiscais. Quando o campo não é de preenchimento automático, será necessário escolher a partir dos tipos de documentos existentes o pretendido;
Considerar IVA não incluído - Por predefinição os preços definidos nos artigos já incluem o IVA à taxa legal em vigor. Esta opção permite que os preços dos artigos sejam considerados sem IVA e que o mesmo seja incluído posteriormente no documento;
Movimento da conta corrente - Define se o documento movimenta a conta corrente do cliente/fornecedor. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Não, 2 - Débito ou 3 - Crédito;
Movimenta stocks - Define se o documento realiza entradas, saídas dos artigos nos stocks, ou se é um tipo de documento para o controlo de inventário. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Não, 2 - Entradas, 3 - Saídas ou 4 - Inventário;
Movimento do caixa - Define se os valores presentes no documento realizam entradas ou saídas do caixa. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Não, 2 - Entradas ou 3 - Saídas;
Mostrar janela de pagamento - Indica se ao encerrar uma conta a janela de pagamento fica visível;
Abertura de gaveta - Indica se é enviado o comando de abertura de gaveta ao encerrar uma conta.
Separador Impressão
Parametriza as opções relativas à impressão de documentos.
Estão disponíveis várias opções.
Impressão base e Impressão alternativa - Cada documento pode ter dois formatos de impressão (impressão base e impressão alternativa), o que permite no momento da impressão optar pelo formato (válido quando se encontra definido o ficheiro alternativo). Tocando em cima das palavras Base e Alternativa é possível pré-visualizar a estrutura e os campos que serão impressos;
Designação - Nome a atribuir, usado para distinguir entre as impressões no menu Confirmar antes de Imprimir;
Ficheiro - Tocando em cima da caixa de texto do campo, é possível selecionar um ficheiro (modelo de impressão) a partir da Lista de ficheiros. Cada ficheiro (modelo de impressão), implementa um formato diferente, sendo por isso, necessário selecionar para cada documento o formato que melhor se adeque ao tipo de impressão pretendido;
Vias - Número de vias a imprimir (por exemplo, original, duplicado, triplicado, quadruplicado);
Perif - Dispositivo a utilizar para impressão;
Logotipo de cabeçalho e Logotipo de rodapé - Aloca imagens ou etiquetas para o cabeçalho e rodapé através das várias posições existentes na memória. São utilizados os seguintes valores de alocação, 0: não tem imagem associada e de 1 a 9: cada valor, aloca uma imagem diferente.
O botão Ver, consulta as imagens alocadas em cada posição da memória.
Desde que o campo Logotipo de cabeçalho e Logotipo de rodapé sejam diferentes de zero, tocando no botão Disco seleciona uma imagem para alocar. Tocando no botão Etiqueta pode-se escolher uma etiqueta (o que permite por exemplo, utilizar o Editor de etiquetas para desenhar e posteriormente personalizar o rodapé).
As imagens devem:
Ser monocromáticas em formato BMP;
Estarem guardadas num disco USB, como por exemplo, numa PEN.
Por norma, o cabeçalho é utilizado para identificar a empresa, e o rodapé para alusão a determinados períodos festivos, ou outras mensagens curtas que se pretendam transmitir;
Processa parâmetros extras - Permite no momento da impressão, entre outros, a introdução de matrículas, local de descarga, nome do motorista;
Tabela de dados da empresa - Associa uma tabela personalizada ao documento. É possível definir até 5 tabelas de dados da empresa. As 5 tabelas relativas aos dados da empresa, também estão acessíveis em Sistema → Configurar → Configurações gerais → Empresa → Dados/Documentos;
Confirmar antes de imprimir - Permite ao operador escolher, no momento do registo, o documento a imprimir e o número de vias pretendido;
Pré-visualização - Pré-visualizar no ecrã o documento a imprimir;
Dados extra - Acede a uma caixa para inserir dados extra, onde se define para impressão no documento até 4 linhas de informação complementar;
Código de barras - Imprime no documento um código de barras EAN 13 personalizado. A composição do código de barras tem de obedecer aos caracteres válidos indicados.
Separador Outros
Parametriza outras opções menos usuais, mas com alguma importância.
Inativo - Desativa um documento (permite por exemplo, desativar o documento por posto, onde o documento não fica disponível para seleção e aparece a cinza esbatido na Tabela de tipos de Documentos);
Imprimir artigos por grupos - Agrupa os artigos ao imprimir o documento (é necessário associar as famílias à Tabela de grupos);
Imprimir resumo do IVA - Adiciona ao documento um resumo da incidência do IVA;
Imprimir resumo por quantidades - Imprime no documento o resumo de quantidades por unidades (Totais por unidades);
Imprimir observações dos artigos - Imprime no documento as observações associadas a cada artigo no momento do registo, desde que esteja ativa a opção 1 - Observações, em Sistema + Configurar + Configurações gerais + Opções B no campo Editar observações ou complementos;
Imprimir complementos - Imprime no documento os complementos e/ou lote dos artigos, desde que esteja ativa a opção 2 - Complementos, em Sistema → Configurar → Configurações gerais → Opções B no campo Editar observações ou complementos;
Imprimir lotes internos - Imprime no documento os complementos e/ou lote dos artigos, desde que esteja ativa a opção 2 - Complementos, em Sistema → Configurar → Configurações gerais → Opções B no campo Editar observações ou complementos;
Imprimir ingredientes - Imprime os ingredientes constantes na Tabela de ingredientes associada ao artigo;
Imprimir dados do cliente - Imprime as informações principais do cliente, de acordo com o modo escolhido (básico ou completo). Tocando em cima da caixa de texto do campo, existem as opções B (Básico), C (Completo) e N (Não);
Imprimir menus sem composição - Retira do documento os artigos que compõem o menu, apenas aparecendo a designação do menu com a taxa de IVA diferenciada, quantidade, preço unitário e total;
Imprimir sempre resumido - Permite que a impressão do documento seja sempre resumida, ou seja, no documento, aparecerá o que quiser escrever na vez de os artigos descriminados (ex. num almoço, em vez de ter um prato de salmão, uma garrafa de vinho e um café, aparecerá apenas Refeição);
Imprimir preços sem IVA - Os valores que aparecem no documento são líquidos, aparecendo apenas no total o valor com IVA;
Dentro do botão "opções" Avançadas:
Imprimir ticket dos artigos - Imprime um talão do artigo (por exemplo, na área da restauração imprime o talão do(s) artigo(s) para levantamento posterior);
Imprimir QRCode com morada - Se o cliente tiver morada definida, imprime no final do documento um QRCode que abre a sua aplicação de navegação com a morada indicada, quando lida por um telemóvel;
Referenciar artº 36 do CIVA - Imprime no rodapé do documento a informação: Artigo 36º do CIVA: “Bens colocados à disposição do adquirente nesta data”;
Referenciar documento original - Para estabelecer correspondência quando são usadas faturas manuais;
Documento Taxfree - Documento passa a ser válido só para a comunicação no sistema e-Tax Free (é necessário a classe fiscal estar definida nas famílias, autentificação com o portal da AT com esta permissão e ligação à internet);
Imprimir etiqueta - Seleciona um formato de etiqueta a imprimir. Tocando em cima da caixa de texto do campo pode ser escolhido o formato de etiqueta;
Confirmação de data - Confirma a data do documento antes da sua impressão. Tocando na caixa de texto do campo, existem as opções 1- Básico, 2 – Completo, 3 – Não;
Valor máximo permitido - Define o valor máximo permitido no documento;
Idioma de impressão - Permite definir o idioma de impressão para o tipo de documento;
Consultar informação sobre a série - Informações sobre a comunicação da série ao portal da AT.
Elementos Necessários nas Faturas
De acordo com o Regime dos Bens em Circulação, as faturas devem ser emitidas através de programas de faturação certificados ou em impressos de tipografias (faturas manuais). As faturas devem ser emitidas em duplicado (um exemplar para comerciante, outro para o cliente) no máximo até ao 5º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços e devem conter os seguintes elementos:
Identificação da própria empresa:
Nome, firma, ou denominação social;
Morada Fiscal;
Identificação Fiscal.
Identificação do seu cliente:
Nome, firma ou denominação social (apenas obrigatório para sujeitos passivos de IVA);
Morada (apenas obrigatório para sujeitos passivos de IVA);
Identificação fiscal.
Data de emissão;
Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura;
Série e número da fatura (numeração sequencial);
Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
Valor da transmissão de bens ou da prestação de serviços;
Taxas aplicáveis e montante de IVA liquidado, no caso de não ser aplicado nenhum imposto, indicar o motivo;
Código QR - desde o dia 1 de janeiro de 2022, também é um elemento obrigatório a constar numa fatura;
ATCUD - obrigatório a partir de 2023 nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes.
Fatura Simplificada
Normalmente é o tipo de fatura utilizado por negócios de retalho e restauração, pois não é obrigatório preencher todos os dados. Por exemplo, NIF e nome do destinatário dos bens ou serviços. É um documento autoliquidado, ou seja, quando emitido é considerado automaticamente pago, sujeito a condições:
Emitido apenas para operações em território nacional;
Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
A retalhistas e vendedores ambulantes é permitido se o montante não for superior a 1.000,00€;
Para as restantes atividades, o montante não deve ultrapassar os 100€.
Fatura Recibo
Documento que agrega a fatura e o recibo, podendo apenas ser emitida quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento).
Anular Faturas
Caso seja necessário “anular”/corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito. Deve ser utilizado, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma ter sido já emitida ou numa devolução.