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Para efetuar a gestão de documentos, aceda a Tabelas → Tabela de tipos de Documentos.

A Tabela de tipos de documentos, contém os documentos a emitir.

Por predefinição estão definidos os documentos mais utilizados, sendo possível adicionar mais documentos consoante as necessidades do negócio.

Separador Geral

Parametriza de forma personalizada os documentos.

Estão disponíveis as opções:

• Nº - Número do documento;

• Documento - Nome do documento;

• Abrev. - Abreviatura do documento usada na impressão dos mapas;

• Série - Separação da numeração do mesmo contribuinte. Delimita um conjunto de documentos, sejam faturas simplificadas, faturas ou outro tipo de agrupamento (por exemplo, quando o contribuinte possui várias lojas e pretende efetuar uma distinção ao nível de documentos entre elas);

• Descrição - Descrição atribuída ao movimento de conta corrente (se for o caso);

• Tipo - Identifica o tipo de documento utilizado.

Quando o campo não é de preenchimento automático, existem as opções:

• Documento p/cliente/fornecedor - Define se é um documento associado a clientes ou a fornecedores. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Cliente ou 2 - Fornecedor;

• Introdução dos dados do cliente - Define se os dados do cliente/fornecedor são associados ao documento. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1- Não, 2 - Sim ou 3 - Obrigatório;

• Movimento financeiro - Indica se o documento deve ser considerado para efeitos fiscais. Quando o campo não é de preenchimento automático, será necessário escolher a partir dos tipos de documentos existentes o pretendido;

• Considerar IVA não incluído - Por predefinição os preços definidos nos artigos já incluem o IVA à taxa legal em vigor. Esta opção permite que os preços dos artigos sejam considerados sem IVA e que o mesmo seja incluído posteriormente no documento;

• Movimento da conta corrente - Define se o documento movimenta a conta corrente do cliente/fornecedor. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Não, 2 - Débito ou 3 - Crédito;

• Movimenta stocks - Define se o documento realiza entradas, saídas dos artigos nos stocks, ou se é um tipo de documento para o controlo de inventário. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Não, 2 - Entradas, 3 - Saídas ou 4 - Inventário;

• Movimento do caixa - Define se os valores presentes no documento realizam entradas ou saídas do caixa. Toque na caixa de texto do campo para escolher a opção pretendida: 1 - Não, 2 - Entradas ou 3 - Saídas;

• Mostrar janela de pagamento - Indica se ao encerrar uma conta a janela de pagamento fica visível;

• Abertura de gaveta - Indica se é enviado o comando de abertura de gaveta ao encerrar uma conta.

Separador Impressão

Parametriza as opções relativas à impressão de documentos.

Estão disponíveis várias opções.

• Impressão base e Impressão alternativa - Cada documento pode ter dois formatos de impressão (impressão base e impressão alternativa), o que permite no momento da impressão optar pelo formato (válido quando se encontra definido o ficheiro alternativo). Tocando em cima das palavras Base e Alternativa é possível pré-visualizar a estrutura e os campos que serão impressos;

• Designação - Nome a atribuir, usado para distinguir entre as impressões no menu Confirmar antes de Imprimir;

• Ficheiro - Tocando em cima da caixa de texto do campo, é possível selecionar um ficheiro (modelo de impressão) a partir da Lista de ficheiros. Cada ficheiro (modelo de impressão), implementa um formato diferente, sendo por isso, necessário selecionar para cada documento o formato que melhor se adeque ao tipo de impressão pretendido;

• Vias - Número de vias a imprimir (por exemplo, original, duplicado, triplicado, quadruplicado);

• Perif - Dispositivo a utilizar para impressão;

• Logotipo de cabeçalho e Logotipo de rodapé - Aloca imagens ou etiquetas para o cabeçalho e rodapé através das várias posições existentes na memória. São utilizados os seguintes valores de alocação, 0: não tem imagem associada e de 1 a 9: cada valor, aloca uma imagem diferente.

  • O botão Ver, consulta as imagens alocadas em cada posição da memória.

  • Desde que o campo Logotipo de cabeçalho e Logotipo de rodapé sejam diferentes de zero, tocando no botão Disco seleciona uma imagem para alocar. Tocando no botão Etiqueta pode-se escolher uma etiqueta (o que permite por exemplo, utilizar o Editor de etiquetas para desenhar e posteriormente personalizar o rodapé).

  • As imagens devem:

    • Ser monocromáticas em formato BMP;

    • Estarem guardadas num disco USB, como por exemplo, numa PEN.

  • Por norma, o cabeçalho é utilizado para identificar a empresa, e o rodapé para alusão a determinados períodos festivos, ou outras mensagens curtas que se pretendam transmitir;

• Processa parâmetros extras - Permite no momento da impressão, entre outros, a introdução de matrículas, local de descarga, nome do motorista;

• Tabela de dados da empresa - Associa uma tabela personalizada ao documento. É possível definir até 5 tabelas de dados da empresa. As 5 tabelas relativas aos dados da empresa, também estão acessíveis em Sistema → Configurar → Configurações gerais → Empresa → Dados/Documentos;

• Confirmar antes de imprimir - Permite ao operador escolher, no momento do registo, o documento a imprimir e o número de vias pretendido;

• Pré-visualização - Pré-visualizar no ecrã o documento a imprimir;

• Dados extra - Acede a uma caixa para inserir dados extra, onde se define para impressão no documento até 4 linhas de informação complementar;

• Código de barras - Imprime no documento um código de barras EAN 13 personalizado. A composição do código de barras tem de obedecer aos caracteres válidos indicados.

Separador Outros

Parametriza outras opções menos usuais, mas com alguma importância.

• Inativo - Desativa um documento (permite por exemplo, desativar o documento por posto, onde o documento não fica disponível para seleção e aparece a cinza esbatido na Tabela de tipos de Documentos);

• Imprimir artigos por grupos - Agrupa os artigos ao imprimir o documento (é necessário associar as famílias à Tabela de grupos);

• Imprimir resumo do IVA - Adiciona ao documento um resumo da incidência do IVA;

• Imprimir resumo por quantidades - Imprime no documento o resumo de quantidades por unidades (Totais por unidades);

• Imprimir observações dos artigos - Imprime no documento as observações associadas a cada artigo no momento do registo, desde que esteja ativa a opção 1 - Observações, em Sistema + Configurar + Configurações gerais + Opções B no campo Editar observações ou complementos;

• Imprimir complementos - Imprime no documento os complementos e/ou lote dos artigos, desde que esteja ativa a opção 2 - Complementos, em Sistema → Configurar → Configurações gerais → Opções B no campo Editar observações ou complementos;

• Imprimir lotes internos - Imprime no documento os complementos e/ou lote dos artigos, desde que esteja ativa a opção 2 - Complementos, em Sistema → Configurar → Configurações gerais → Opções B no campo Editar observações ou complementos;

• Imprimir ingredientes - Imprime os ingredientes constantes na Tabela de ingredientes associada ao artigo;

• Imprimir dados do cliente - Imprime as informações principais do cliente, de acordo com o modo escolhido (básico ou completo). Tocando em cima da caixa de texto do campo, existem as opções B (Básico), C (Completo) e N (Não);

• Imprimir menus sem composição - Retira do documento os artigos que compõem o menu, apenas aparecendo a designação do menu com a taxa de IVA diferenciada, quantidade, preço unitário e total;

• Imprimir sempre resumido - Permite que a impressão do documento seja sempre resumida, ou seja, no documento, aparecerá o que quiser escrever na vez de os artigos descriminados (ex. num almoço, em vez de ter um prato de salmão, uma garrafa de vinho e um café, aparecerá apenas Refeição);

• Imprimir preços sem IVA - Os valores que aparecem no documento são líquidos, aparecendo apenas no total o valor com IVA;

• Dentro do botão "opções" Avançadas:

  • Imprimir ticket dos artigos - Imprime um talão do artigo (por exemplo, na área da restauração imprime o talão do(s) artigo(s) para levantamento posterior);

  • Imprimir QRCode com morada - Se o cliente tiver morada definida, imprime no final do documento um QRCode que abre a sua aplicação de navegação com a morada indicada, quando lida por um telemóvel;

  • Referenciar artº 36 do CIVA - Imprime no rodapé do documento a informação: Artigo 36º do CIVA: “Bens colocados à disposição do adquirente nesta data”;

  • Referenciar documento original - Para estabelecer correspondência quando são usadas faturas manuais;

  • Documento Taxfree - Documento passa a ser válido só para a comunicação no sistema e-Tax Free (é necessário a classe fiscal estar definida nas famílias, autentificação com o portal da AT com esta permissão e ligação à internet);

  • Imprimir etiqueta - Seleciona um formato de etiqueta a imprimir. Tocando em cima da caixa de texto do campo pode ser escolhido o formato de etiqueta;

  • Confirmação de data - Confirma a data do documento antes da sua impressão. Tocando na caixa de texto do campo, existem as opções 1- Básico, 2 – Completo, 3 – Não;

  • Valor máximo permitido - Define o valor máximo permitido no documento;

  • Idioma de impressão - Permite definir o idioma de impressão para o tipo de documento;

  • Consultar informação sobre a série - Informações sobre a comunicação da série ao portal da AT.