회사 메일 작성

Post date: Jul 30, 2018 6:09:14 AM

받는 사람, 보내는 사람 명시

일대일 연락 보다는 메일링 리스트로 해당 프로젝트에 관련되어 있는 그룹에 메일을 보내는 경우가 많습니다.

이메일 메인 수신자 <받는 사람>을 명시해야 합니다.

메일 주소만으로는 메일이 누구한테서 온건지 알 수 없습니다.

꼭 <보내는 사람>으로 자신의 이름을 밝혀주시기 바랍니다.

제목에 태그달기

메일 타이틀 앞에 태그를 붙여주면

많은 메일속에서 본인과 관련된 메일을 필터링하기 쉬워집니다.

보통은 프로젝트 약어를 붙입니다.

예시) Alpha 프로젝트의 월간 보고서용 메일 제목

 [Alpha] 2018년7월 월간 보고서

제목에 내용을 함축할 것

제목만 봐도 수신자가 메일의 내용을 대강 짐작할 수 있게 써주세요.

두괄식 구조

1. 서두에는 요약, 핵심을 써주시고,
2. 밑에다가 상세한 내용, 메일을 발송하는 목적 등을 명시

간단 명료

요점을 명확히

불필요한 단어나 복잡한 설명은 지양하고,

메일의 목적을 간단명료하면서도 정중하게 설명하는 것이 중요

업무의 내용을 본문에 작성할 때에는 서술형보다는

전달하고자 하는 내용을 아래와 같이 항목형으로 정리하여 보내는 것이 좋습니다.

• 번호
• 포인트

친절한 첨부

헤매지 않고 바로 찾아볼 수 있도록 관련 정보를 첨부합시다.

• 웹사이트의 URL
• 구글 드라이브의 파일 위치 링크

받는 사람을 배려

메일 받는 분이 빠르고 정확하게 이해하고 대응해 주실 수 있도록,

받는 분의 시간을 절약할 수 있도록,

상대방을 배려하는 마음으로 메일을 작성해주세요.

발송 전 검토

메일을 다 작성한 후에는 바로 발송버튼을 누르지 마시고 다시 한번 꼼꼼히 확인하는 것이 좋습니다.

• 메일 수신자의 주소는 잘 적었는지
• 참조와 숨은참조에 입력할 수신자를 잘 구분했는지
• 첨부파일은 오류 없이 잘 첨부되었는지
• 오타는 없는 지

등을 반드시 점검하세요.

한번 보낸 메일은 두고두고 기록으로 남기 때문에 더욱 신경 쓰셔야 합니다.