7. Dukungan

Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penetapan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan berkelanjutan dari Sistem Manajemen Anti Penyuapan.    Seperti pada ISO  9001:2015 dan SNI ISO 37001:2016 Klausul 7.1. Sumber daya yang disediakan adalah berikut ini :

a) Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia atau personel yang memadai dan bertanggung jawab dalam penerapan sistem manajemen anti penyuapan sehingga berfungsi efektif dengan menetapkan Tim Kepatuhan Sistem Manajemen Anti Penyuapan.

b) Sumber Daya Fisik

Sumber daya fisik berupa sarana dan prasarana perkantoran yang memadai untuk mendukung penerapan sistem manajemen sehingga berfungsi efektif. Public Campaign Anti Penyuapan antara lain dengan pemasangan banner Stop

Gratifikasi, serta petugas pelayanan menggunakan pin ”Anti SPG (Suap Pungli Gratifikasi)” sebagai bentuk langkah pencegahan potensi penyuapan dan komitmen terhadap penerapan sistem manajemen anti penyuapan.

Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) harus :

1. Menetapkan kompetensi yang diperlukan dari orang-orang yang melakukan pekerjaan dibawah kendalinya yang mempengaruhi kinerja dan efektivitas Sistem Manajemen Anti Penyuapan.

2. Memastikan bahwa orang-orang yang bekerja kompeten atas dasar pendidikan, pelatihan, atau pengalaman;

3. Mengambil tindakan untuk memperoleh dan mempertahankan kompetensi yang diperlukan, dan mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil;

4. Menyimpan informasi terdokumentasi sesuai sebagai bukti kompetensi 

Tindakan yang dilakukan dapat meliputi, misalnya penyediaan pelatihan, mentoring, atau penugasan kembali dari orang saat ini bekerja; atau memperkerjakan atau kontrak dari orang yang kompeten.

Dokumen terkait standar kompetensi jabatan dan analisa jabatan.

7.2.2.1  Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan dalam proses mempekerjakan seluruh pegawai menerapkan prosedur 

                  seperti : 

a. kelayakan dan kompetensi pegawai dalam kaitannya dengan kebijakan anti penyuapan, pada setiap bidang pekerjaan yang 

     sesuai dengan kompetensinya dan memberikan hak BPMSPH untuk mendisiplinkan pegawai ketika ada ketidakpatuhan 

b. Pemberian akses dan fasilitas pelatihan kepada pegawai yang dipekerjakan, dalam kaitannya dengan kebijakan anti 

     penyuapan. 

c. Pemberian sanksi yang sesuai terhadap pegawai yang melanggar kebijakan anti penyuapan atau Sistem Manajemen Anti 

     Penyuapan sesuai perundangan yang berlaku. 

d. Jaminan bebas dari tindakan pembalasan, diskriminasi  atau  tindakan  disiplin bagi pegawai yang menolak dalam aktivitas 

      atau kegiatan dengan risiko penyuapan di atas batas rendah atau karena itikad baiknya atau atas dasar keyakinan yang 

      wajar membuat laporan tentang percobaan, penyuapan atau dugaan penyuapan atau pelanggaran kebijakan anti penyuapan. 

7.2.2.2  Sehubungan dengan posisi yang terkena risiko penyuapan di atas batas rendah sebagaimana ditentukan dalam penilaian 

                  risiko penyuapan (Klausul 4.5) dan untuk fungsi kepatuhan anti penyuapan, BPMSPH menerapkan prosedur : 

a. Uji kelayakan (Klausul 8.2) dilakukan pada orang sebelum dipekerjakan dan pegawai sebelum dipindahkan atau 

     dipromosikan BPMSPH, untuk memastikan sejauhmana hal ini dapat diterima dan adalah tepat untuk memperkerjakan 

     atau memindahkan pegawai dan keyakinan akan mematuhi kebijakan anti penyuapan dan persyaratan SMAP 

b. Tunjangan kinerja, target kinerja dan elemen insentif lainnya ditinjau secara berkala untuk memastikan ada perlindungan. 

c. Manajemen puncak dan dewan pengarah mendeklarasikan dalam jangka waktu yang wajar sebanding dengan risiko 

      penyuapan yang teridentifikasi, yang mengkonfirmasikan kepatuhan kebijakan anti penyuapan. 

Dokumen terkait : 

1. Pr.AP.7.2

2. PP No. 53 tahun 2010

Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) peduli pada anti penyuapan yang cukup dan sesuai pelatihan untuk seluruh staf. Pelatihan tersebut harus menunjukkan isu yang sesuai, dengan mempertimbangkan hasil penilaian risiko penyuapan (Klausul 4.5) : 

a) Kebijakan anti penyuapan, prosedur dan SMAP BPMSPH dan tugas untuk memenuhi 

b) Risiko penyuapan dan kerusakan pada staf dan BPMSPH yang mendapat hasil dari penyuapan

c) Kontribusi seluruh staf terhadap efektivitas Sistem Manajemen Anti Penyuapan, termasuk manfaat dari peningkatan kinerja;

d) Keterlibatan untuk mengenali dan menanggapi bila ada permintaan atau penawaran suap.

e) Membantu dan mencegah dan menghindari penyuapan serta mengenali indikator kunci risiko penyuapan

f) Kontribusi terhadap efektivitas SMAP, termasuk keuntungan dari peningkatan kinerja anti penyuapan dan pelaporan dugaan penyuapan

g) Implikasi dan konsekuensi potensial tidak sesuai dengan persyaratan SMAP

h) Kontribusi bagaimana dan kepada siapa seluruh staf dapat melaporkan setiap kepedulian (Klausul 8.9)

i) Informasi tentang pelatihan dan sumber daya yang tersedia

BPMSPH memastikan seluruh staf memahami dan peduli terhadap keefektifan penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan terintegrasi dengan cara aktif  berkontribusi serta melakukan peningkatan kinerja untuk mencapai sasaran Anti Penyuapan yang relevan dengan kebijakan Anti Penyuapan yang ditetapkan.  BPMSPH membekali staf dengan pelatihan secara teratur yang sesuai dengan fungsi mereka di BPMSPH dari risiko penyuapan di lingkungannya. Program kepedulian dan pelatihan akan diperbaharui secara berkala untuk mencerminkan informasi baru yang relevan. 

BPMSPH menerapkan prosedur Pr.AP.8.9 mengenai Peningkatan Kepedulian Anti Penyuapan untuk meningkatkan kepedulian rekan bisnis melalui sosialisasi anti penyuapan. Kepedulian dan persyaratan pelatihan untuk rekan bisnis dalam penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan juga dituangkan di dalam kontrak. 

Dokumen terkait : 

1. Prosedur Pelatihan dan Pendidikan (027/OT.210/F6.A/09/2016),         

7.4.1  Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan 

             dengan Sistem Manajemen Anti Penyuapan meliputi:

a) apa yang akan dikomunikasikan; 

b) kapan berkomunikasi; 

c) dengan siapa berkomunikasi;

d) bagaimana berkomunikasi;

e) siapa yang berkomunikasi

f) bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi 

7.4.2  Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan melakukan komunikasi internal dan komunikasi eksternal untuk 

              meniadakan perbedaan persepsi antar fungsi di dalam organisasi dan meniadakan perbedaan persepsi antara apa yang 

              diinginkan oleh pelanggan atau pengguna jasa dengan apa yang menjadi operasional tugas dan fungsi BPMSPH sesuai dengan 

              Sistem Manajemen Anti Penyuapan.

              Komunikasi dengan pihak internal ini dapat berbentuk rapat manajemen puncak, rapat internal dalam satu manajemen 

              atau rapat internal per bagian. Komunikasi dengan pihak eksternal seperti rapat dengan pelanggan, asosiasi, konsultan 

              atau dengan instansi pemerintah lain. Bentuk-bentuk komunikasi dapat berupa tulisan dengan menggunakan internal 

               memo, baliho/spanduk maupun verbal yang dapat disampaikan melalui briefing sebelum melakukan aktivitas kerja 

                maupun public hearing. 

Sistem Manajemen Anti Penyuapan Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) meliputi:

a) informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh SNI ISO 37001:2016;

b) informasi terdokumentasi ditetapkan oleh organisasi diperlukan untuk efektivitas Sistem Manajemen Anti Penyuapan.

BPMSPH memastikan penerapan dokumentasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan dalam proses pencapaian kesesuaian produk. BPMSPH menetapkan, memelihara serta melindungi seluruh informasi terdokumentasi yang diperlukan dan berkaitan untuk keefektifan penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan yang terintegrasi.

Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Produk Hewan (BPMSPH) memastikan kesesuaian:

a) identifikasi dan deskripsi (misal judul, tanggal, penulis, atau nomor referensi);

b) format (misalnya bahasa, versi perangkat lunak, grafis) dan media (misalnya kertas, elektronik);

c) tinjauan dan persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan.

a) tersedia dan sesuai untuk digunakan, dimana dan kapan diperlukan;

b) cukup terlindungi (misalnya dari hilangnya kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar, atau tidak utuh)

a) distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan;

b) penyimpanan dan preservasi, termasuk preservasi terhadap kemudahan untuk bisa terbaca;

c) pengendalian perubahan (misalnya pengendalian versi);

d) masa simpan dan pemusnahan 

Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal ditentukan oleh organisasi yang akan digunakan untuk perencanaan dan operasi sistem Manajemen Mutu dan Anti Penyuapan harus diidentifikasi sesuai, dan dikendalikan. 

Informasi terdokumentasi dipertahankan sebagai bukti kesesuaian haruslah dilindungi dari perubahan yang tidak diinginkan. 

BPMSPH memastikan  kesesuaian identifikasi dan deskripsi, format dan media, serta tinjauan dan persetujuan untuk kecukupan dan kesesuaian dalam membuat dan

memutakhirkan informasi terdokumentasi. Struktur dokumentasi dalam penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan di BPMSPH adalah sebagai berikut :

a) Pedoman Mutu, merupakan penjabaran sistem manajemen yang dijadikan dasar acuan dan arah dalam penetapan tujuan, sasaran, strategi dan rencana kegiatan serta pelaksanaan kegiatan.

b) Prosedur Kerja, merupakan tata kerja yang berisi prosedur dari pelaksanaan kegiatan tertentu yang melibatkan beberapa fungsi dari organisasi.

c) Instruksi Kerja/ Kebijakan, merupakan tata kerja yang mengatur petunjuk atau instruksi kerja mengenai pelaksanaan suatu kegiatan yang dilakukan atau selesai oleh satu orang pekerja.

d) Formulir/ Rekaman, merupakan dokumen yang dijadikan media untuk mencatat hasil pekerjaan sesuai prosedur kerja atau instruksi kerja yang kemudian disimpan sebagai rekaman atau catatan mutu.

BPMSPH mengatur pengendalian informasi terdokumentasi yang diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan untuk memastikan tersedia dan sesuai

tempat penggunaanya ketika diperlukan    dan  juga  dilindungi dari kehilangan, kerahasian   secara cukup. BPMSPH mengendalikan informasi terdokumentasi yang

meliputi : 

a. Distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan, 

b.  Penyimpanan dan perlindungan. 

c.  Pengendalian perubahan. 

 d.  Masa simpan dan pemusnahan. 

BPMSPH menetapkan masa simpan untuk masing-masing jenis dokumen proses bisnis. BPMSPH mengatur pengelolaan dan pengendalian informasi terdokumentasi

berupa informasi terdokumentasi internal dan informasi terdokumentasi eksternal dalam Prosedur Pengendalian Dokumen & Data.

Dokumen Terkait : 

 Pr.AP.7.5