PROCEDIMIENTO COMERCIOS

REEMBOLSOS 

¿QUÉ ES UN REEMBOLSO?

Es una obligación principal de Edenred expedir y/o abonar las tarjetas en moneda de uso legal en Colombia,  pagar al afiliado el valor correspondiente a las tarjetas entregadas para su reembolso a Edenred siempre que cumplan las condiciones, términos y requisitos de este acuerdo y previa las deducciones a que haya lugar conforme a los términos de este contrato. En ninguna circunstancia Edenred estará obligada a efectuar reembolso alguno de tarjetas falsificados, adulterados, clonados o vencidos.

Todos los comercios tienen un clico de inicio y finalización de recaudo y cuentan con un plazo de pago entre 8 a 15 días, el dinero será consignado a la cuenta que el comercio nos informe.

COMO SE VALIDA UN REEMBOLSO A TRAVÉS DEL PORTAL AFILIADO

• Ingresar desde la pantalla inicial en la opción Reembolsos, al seleccionar la opción reembolsos se mostrará una lista de los reembolsos organizados por fechas.

•      Numero de reembolso: Esta opción muestra el tipo de documento y su número. Este documento tiene un PDF detallado donde se mostrará una pantalla con las observaciones de detalle del reembolso así como el comprobante y el valor total de pago del reembolso.

• En el PDF del rembolsos se puede validar la siguiente información:

1. Fecha de reembolso: Es la fecha en la que se efectúa el reembolso.

2. Sucursal: Nombre del comercio o número de tienda donde se efectuó la compra.

3. Valor Facial: Es valor total recibido por el comercio.

4. Valor Comisión: Es el total de la comisión correspondiente a la gestión de BigPass.

5. Valor a Pagar: Es el valor total que recibirá el comercio.

6. Factura de Comisión: Este campo relaciona el documento de factura correspondiente a la comisión de BigPass por Producto. Este documento se puede descargar en formato PDF.

7. Factura Transferencia: Este campo relaciona el documento factura del cargo por transferencia de BigPass. Este documento se puede descargar en formato PDF.

8. Valor Transferencia: Es el costo de la transferencia.

9. Valor Pago: Es el costo del pago acumulado de todos los reembolsos.

10. Estado Pago: Relaciona el documento con el cual se realizó el pago y la fecha del último pago.

CERTIFICACIÓN DE RETENCIONES Y OTROS COBROS

1. Portal Afiliado: afiliados.edenred.co/ 

2. Se debe validar que el comercio pueda ingresar al Portal Afiliado y verificar que allí encuentra todas las certificaciones pertinente, en caso de que no se encuentren cargadas radicar PQR con el numero de NIT y los certificados detallados que solicita (Ica, Iva, Fuente).

3. En el modulo Reportes del Portal Afiliado está destinado para descargar los certificados de Retefuente, Reteiva y Reteica para los comercios. Para descargar cualquier certificado, es necesario seleccionar las siguientes 3 opciones: tipo, año y periodo.

4. Para los certificados de Reteiva y Reteica es obligatorio seleccionar el pedido del año, debido a que esta la periodicidad define el certificado a generar. Para Retefuente no aplica la selección de periodo debido a que este es un certificado que se genera de manera anual.

ACTUALIZACIÓN DE LA CUENTA BANCARIA PARA EL PAGO DE REEMBOLSOS

El comercio se contacto mediante correo electrónico o llamada para solicitar el cambio de la cuenta bancaria en la que Edenred efectúa el pago de los reembolso. La documentación que debe proporcionarse para llevar a cabo este proceso es la siguiente: 

1. Certificado de la nueva cuenta cambiaria

2. RUT

3. Cámara de comercio no mayor a 30 días

4. Carta membrete firmada por el representante legal donde informen el motivo del cambio de la cuenta bancaria

5. Una vez el comercio haya enviado la documentación al correo comercios@edenred.co lo debe escalar al analista de PQR Johanna Guerrero y el área encargada realiza el proceso de validación y realizar el cambio.

SOPORTE DE DATAFONOS

El comercio se comunica por correo o llamada para solicitar soporte en el datáfono debido a fallas en su funcionamiento. En primer lugar, se debe identificar la novedad presentada. 

Siga el enlace para ver el manual de soporte de Datafono:  https://drive.google.com/file/d/12zLg5DFtuITvxJv58_VCfBT9CBPdIY_2/view?usp=sharing

 Si no es posible restablecer el servicio, se debe recopilar la siguiente información para escalar el caso al analista de PQR. 

1. Ciudad

2. Dirección

3. Teléfono

4. Contacto

5. Observación (Punto de referencia)

6. Nombre de la EDS

7. NIT

8. Insumo a solicitar (Cambio de datafono Ticket Card

CAMBIO DE PRECIOS

El comercio se comunica por correo o llamada el cambio de precio de combustible. Se debe recopilar la siguiente información para escalar el caso al analista Johanna Guerrero. 

1. Nombre de la EDS (como les aparece en los váucher) 

2. NIT

3. Correo 

4. Tipo de combustible

5. Valor anterior del galón 

6. Valor actual del galón 

CAMBIO DE PRECIOS (COMBUSTIBLE)

El comercio se comunica a través de correo o llamada solicitando recuperar el cobro que se le genero a un usuario con Ticker Car o Sticker, dado que se le suministró X cantidad de galones en combustible y el islero de la EDS no realizo cobro de manera adecuada.

El comercio debe enviar el soporte legible de la transacción donde si evidencie el cobro del mismo al comercio comercios@edenred.co, una vez se cuente con dicha información se escala al analista de PQR Johanna Guerrero.

DESVINCULACIÓN DE COMERCIO

El comercio puede solicitar la desvinculación a través de correo electrónico o llamada, indicando su deseo de finalizar la relación comercial y dejar de recibir nuestras soluciones. Para completar el proceso, deberá enviar una carta membretada, firmada por el representante legal, en la que exponga el motivo de la desvinculación. Además, si cuenta con datáfonos de Edenred, estos deberán ser devueltos las instalaciones.