CONTENIDO

Cuestiones Previas

• ¿Qué es la ofimática?

• ¿Qué es un procesador de texto?

• ¿Para qué podemos usar un procesador de texto?

• ¿Has trabajado alguna vez con un procesador de texto?

Podemos visitar su sitio web desde el siguiente enlace:  https://www.office.com/

• LibreOffice.  Se trata de un paquete de software de oficina libre y de código abierto desarrollado por The Document Foundation. 

Tenemos disponible su sitio web en español desde el siguiente enlace: https://es.libreoffice.org/

• Google Suite. El paquete office de Google fue un paso más allá en su creación permitiendo trabajar en la nube y buscando que todos sus productos pudiesen permitir el trabajo colaborativo y el intercambio de información entre las diferentes versiones de cada fabricante. 

Su sitio web lo tenemos accesible en el siguiente enlace: https://www.google.es/intl/es/docs/about/

En nuestro caso hemos elegido para este curso la Suite de Google ya que es una de las más utilizadas actualmente en el mundo profesional. No obstante, la mayoría de los productos ofimáticos comparten las mismas funcionalidades por lo que el paso de una plataforma a otra no suele ser muy costoso en lo que a la fase de formación se refiere.

2. Procesadores de Texto

Los procesadores de texto son aplicaciones informáticas que forman parte de las Aplicaciones Ofimáticas. Se utilizan para la creación, edición, modificación y procesamiento de documentos de texto con formato, a diferencia de los editores de texto (como por ejemplo el programa Notepad de Windows) que únicamente manejan texto simple sin formato.

2.1 Extensiones de archivos

Cuando utilizamos cualquier programa informático debemos conocer con qué extensión de archivo(*) trabaja, de forma que esto nos permita conocer las aplicaciones con las que nuestros documentos serán compatibles.

(*) Extensión de Archivo: También conocida como extensión de fichero. Se trata de un conjunto de carácteres que acompañan al nombre del archivo normalmente precedidos de un punto. Su función principal es distinguir el contenido del archivo, de modo que el sistema operativo disponga del procedimiento necesario para ejecutarlo en el ordenador e interpretarlo correctamente. 

En los procesadores de texto las extensiones más comunes son las siguientes:

• Microsoft Word: En el procesador de texto de la empresa Microsoft la extensión más habitual es docx, por lo que los nombres de nuestros archivos al trabajar con este procesador de texto serán nombre_archivo.docx 

• Writer: En el procesador de texto de la suite ofimática LibreOffice la extensión más utilizada es odt (Open Document text). Por lo tanto los nombres de nuestros archivos al trabajar con este procesador de texto serán nombre_archivo.odt 

• Google Doc: Se trata del procesador de texto de Google Suite. Por lo general cuando trabajamos con este procesador y con el gestor de almacenamiento de Google (Google Drive) vemos que los nombres de archivo no muestran su extensión. Normalmente al descargar un documento de texto en nuestro ordenador Google Docs lo descarga con la extensión .doc o docx, es decir, el nombre del archivo sería nombre_archivo.docx

Es importante saber que cualquiera de los tres procesadores de texto anteriores pueden trabajar con el mismo archivo independientemente del procesador de texto donde hayamos creado el documento por primera vez. Haz la prueba¡¡¡.

A continuación vamos a trabajar con algunas de las funcionalidades más importantes de los procesadores de texto. En este material explicaremos estas funcionalidades con el procesador de texto Google Docs tal y como hemos comentado.

2.2 Formación y ayuda de DOCUMENTOS de Google

Cuando utilizamos un programa de una empresa privada, es importante saber cual o cuales son los elementos de formación y ayuda que la empresa pone a disposición de los usuarios. En el caso de Google Docs tenemos disponible el centro de ayuda de este producto en el siguiente enlace:

https://support.google.com/a/users/answer/9282664?hl=es

3. Accesos Rápidos desde Teclado

Cuando trabajamos con un procesador de texto ( o con cualquier aplicación de ofimática ) es importante que poco a poco vayamos conocimiento los accesos rápidos a las distintas funcionalidades que nos ofrece el fabricante del producto ya que de esta forma seremos mucho más eficientes y productivos durante la elaboración de nuestros documentos. A continuación mencionaremos algunos de los accesos rápidos de teclado que debemos ir conocimiento:

• Copiar: Ctrl+C

• Pegar: Ctrl+V

• Cortar: Ctrl+X

• Seleccionar todo: Ctrl+A.

• Buscar y Reemplazar: Ctrl + H

• Pegar Sin Formato: Ctrl+Shift+V

• Selección de texto: Con la combinación de las siguientes teclas; Shift + Teclas de Desplazamiento + Ctrl podemos realizar selecciones de textos en nuestros documentos:

Esta combinación de teclas nos permite por ejemplo seleccionar determinados párrafos para posteriormente aplicar un nuevo formato sobre el mismo. 

También tenemos la posibilidad de seleccionar el texto con la combinación de la tabla Shift+repág (retroceso de página) ( o avpág (avance de página)).

• Caracteres Especiales. ¿Cómo podemos insertar los caracteres especiales # y ^?. Os lo muestro con la siguiente imagen. Pruébalo¡¡¡

• Insertar: A la hora de insertar nuevo texto, veremos el cursor de la siguiente forma:

• Sobrescribir: Para sobrescribir un texto que ya tenemos preparado usaremos la tecla Insert. Y en este caso, algunos procesadores de texto, muestran el cursos de un modo distinto tal y como podemos ver en la siguiente imagen. 

Podemos cambiar de un modo a otro (insertar y sobrescribir) pulsando la tecla Insert. 

4. Interfaz de Usuario de Google DOCS

La interfaz de usuario de Google Docs está formada por:

• Barra de herramientas: Formada por el menú que contiene las distintas funcionalidades y por la barra de botones que nos permite acceder de forma rápida a muchas de estas funcionalidades.

• Espacio de Trabajo: Se trata de la zona de la interfaz en la que vamos a trabajar con los datos.

5. Funcionalidades del Procesador de texto

5.1 Buscar y Reemplazar

Cuando trabajamos con documentos de texto de gran tamaño es importante conocer las distintas funcionalidades que nos ofrece el procesador de textos para buscar y reemplazar información. En Google Docs tenemos disponible esta herramienta en el menú Editar→ Buscar y Reemplazar ( o Ctrl + H).

Desde este formulario podemos buscar información en nuestro documento, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, haciendo uso de expresiones regulares (nivel superior) e ignorando diacríticos latinos (nivel superior).

Además de buscar el texto que queramos, podemos tambien reemplazarlo por un texto nuevo de esta forma no tenemos que realizar los cambios de uno en uno en todo el texto. Lo veremos en las siguientes prácticas.

5.2 Formato de Texto

Dar formato a un documento significa modificarlo y aplicar criterios de diseño para que el documento tenga una presentación con la calidad suficiente como para llamar la atención del lector. Las distintas opciones de formato en Google Docs la tenemos disponibles desde el menú Formato, y entre ellas destacamos las siguientes:

• Tipo y tamaño de letra.

• Negrita, cursiva y subrayado.

• Color de los distintos caracteres que se quieran destacar en el texto.

• Estilos de párrafos: Nos permite aplicar distintos estilos que luego podremos utilizar para por ejemplo preparar el índice de nuestro documento.

• Alineación y sangría del texto. En tipografía, sangría es la introducción de varios caracteres en blanco (espacios) al comenzar un párrafo. Debemos conocer también el término sangría francesa que es exactamente lo contrario de la sangría de primera línea, es decir, todas las líneas del párrafo se mueven hacia el centro excepto la primera línea que se queda en el margen. 

Respecto a la alineación del texto disponemos de varias opciones: Izquierda, Centro, Derecho, Justificar.

• Interlineado y espaciado entre líneas. Nos permitirá aumentar o disminuir el espacio entre las distintas líneas de nuestro documento.

• Columnas: Nos permite dividir nuestra página en las distintas columnas que necesitemos, muy útil por ejemplo para escribir revistas, diarios de prensa o libros. Veamos algunos ejemplos de formatos de distintos libros:

• Viñetas y Numeración: Se trata de listas cuyos elementos están precedidos de un símbolo. 

• Encabezados y pie de página: Nos permiten incluir texto o imágenes que se colocan en el área del margen superior (encabezado) e inferior (pie) y se caracterizan por aparecer en todas las páginas del documento. Es habitual y recomendable incluir también el número de página en el pie de página.

• Orientación de la página: Nos permite cambiar la orientación de la página de horizontal a vertical dependiendo de las distintas necesidades que tengamos.

No confundir la configuración de la página con la orientación. La configuración de la página nos permite cambiar el tipo de papel (A4, A5, etc) y está disponible desde el menú Archivo→Configuración de página.

Asociado también con el formato y estilo de nuestro documento se encuentran los Saltos de página que debemos utilizarlos para organizar mejor el esquema y paginación de nuestros documentos. En Google Docs podemos insertar los saltos de página con la combinación de teclas Ctrl+Intro o desde el menú Insertar → Saltos → Salto de Página.

5.3 Imágenes

Google Docs nos permite además de trabajar con texto, trabajar tambien con distintos elementos gráficos:

• Imágenes de mapas de bits: Formadas por multitud de puntos ( por ejemplo fotos de un teléfono móvil o de una cámara dígital).

• Imágenes vectoriales: Figuras geométricas complejas creadas por herramientas de dibujo o programas de diseño.

Para añadir una imagen en nuestro documentos debemos dirigirnos al menú Insertar → Imagen y Google Docs nos ofrece distintas opciones:

• Subir del Ordenador: Podemos subir cualquier archivo de imagen que tengamos en nuestro pc.

• Buscar en la Web: Podemos realizar la búsqueda de imágenes en la web para incorporarla directamente en nuestro documento una vez que la localicemos.

• Drive: Nos permite seleccionar la imagen desde nuestra unidad de Google Drive.

• Fotos: Nos permite seleccionar la imagen desde las Fotos que tenemos almacenadas en nuestra cuenta de Google.

• Por URL: Si tenemos la dirección web de donde se encuentra la imagen que queremos insertar, con esta opción podemos hacerlo haciendo uso de esta dirección web.

• Cámara: Nos permite realizar una foto con la cámara de nuestro ordenador e insertarla directamente en nuestro documento. 

Una vez insertada la imagen en nuestro documento podemos cambiar su tamaño e incluso ajustar el texto a su alrededor:

• Cambio de tamaño: Para cambiar su tamaño basta con hacer click en la imagen y aparecerán sus tiradores. Mediante estos tiradores podemos cambiar el tamaño de nuestras imágenes con el uso del ratón. Importante: Si hacemos uso de los tiradores de las esquinas mantendremos siempre la proporcionalidad de la imagen.

• Ajuste de Texto: También haciendo click en la imagen aparecen las distintas opciones que nos ofrece el procesador de texto para ajustar el texto con nuestra imagen. Concretamente aparecen las siguientes opciones

• Recorte de la imagen: Con doble click en la imagen los tiradores cambian su formato y ahora nos permiten recortar la imagen que hemos insertado. 

5.4 Índices

Un índice es una herramienta que nos permite organizar el contenido de nuestros documentos. Ayudan al lector a ubicarse rápidamente en aquello que les interesa lo que aporta además un aprovechamiento más eficiente de la lectura del material con el que estemos trabajando.

En Google Docs existen varias maneras de crear un índice pero nosotros explicaremos en este documento aquella que consideramos más eficiente. En la ayuda de Google Docs nos explican como crean un índice en este enlace. No obstante, nosotros describimos sus pasos a continuación:

1. Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de crear nuestros documentos es la necesidad de crear apartadas (títulos) y subapartados dentro de nuestros trabajos. Esto nos permitirá tener nuestra información correctamente organizada y además nos ahorra mucho tiempo a la hora de crear el índice de nuestro documento. Para crear los títulos y subtítulos vamos a Formato → Estilos de Párrafo → Texto normal o Encabezado 1-6 y a continuación hacemos clic en Aplicar “estilo de texto”.

2. Una vez que tenemos todos nuestros títulos y subtítulos en nuestro documento podemos crear nuestro índice de forma automática. Para ello nos situamos en la página donde queremos crear el índice y vamos a Insertar → Índice seleccionando una de las dos opciones que nos ofrece Google Docs en la actualidad: Con Números de Página o  Con enlaces azules.

3. Si una vez insertado el índice en nuestro documento necesitamos realizar cambios en el documento podemos actualizar el contenido del índice situándonos en el mismo y haciendo clic en el botón Actualizar:

5.5 Tablas

Una tabla nos permite organizar la información en filas y columnas. La utilidad de las tablas en documentos de Google nos permite mejorar el diseño de nuestros documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas o celdas. 

5.5.1 Insertar una Tabla

Para insertar una tabla en el documento debemos en primer lugar colocar el cursos donde deseamos insertar la tabla. A continuación vamos a Insertar → Tabla. Esta opción nos muestra un cuadro emergente sobre el que podemos desplazarnos para seleccionar el número de columnas y filas que necesitamos.

5.5.2 Añadir Filas y Columnas

Si una vez creada la tabla necesitamos añadir (o eliminar) filas o columnas, será suficiente con situarnos en la tabla y con clic en el botón derecho del ratón tendremos acceso a todas las operaciones sobre una tabla. Entre ellas, destacamos:

• Insertar filas: Nos permite insertar nuevas filas encima o debajo de la fila en la que nos encontramos. Si utilizamos Shift + Flechas de Desplazamiento y seleccionamos más de una fila, Google Doc nos propone en el menú el número de filas seleccionadas para insertar. Pruébalo. 

• Insertar columnas: Nos permite insertar nuevas columnas a la derecha o izquierda de la columna en la que nos encontramos. Si utilizamos Shift + Flechas de Desplazamiento y seleccionamos más de una columna, Google Doc nos propone en el menú el número de columnas seleccionadas para insertar. Pruébalo. 

• Eliminar filas: Nos permite eliminar la fila (o filas) en la que nos encontramos. 

• Eliminar columnas: Nos permite eliminar la columna (o columnas) en la que nos encontramos. 

• Eliminar tabla: Nos permite eliminar la tabla en su totalidad.

• Combinar Celdas: Seleccionando con Shift + Flechas de Desplazamiento las filas o columnas que queremos combinar nos aparecerá esta opción en el menú. Al hacer clic veremos como las celdas seleccionadas se combinan dando lugar a una sola celda. Ejemplo:

• Propiedades de tabla: Al hacer clic en esta opción nos aparece la siguiente pantalla emergente con la que podemos realizar cambios en las propiedades generales de nuestra tabla. 

También podemos añadir color de fondo a las celdas de nuestra tabla haciendo uso del siguiente elemento:

• Por último, mediante la siguiente opción:

Podemos configurar los bordes de cada celda con el formato que queramos, por ejemplo, en este caso vemos que hemos eliminado la primera celda de la tabla:

5.6 Plantillas

Las plantillas son una serie de documentos que ya tienen un formato preestablecido y nos permiten acelerar el trabajo sin necesidad de perder tiempo definiendo el formato de nuestros documentos cada vez que hacemos uno nuevo. Es decir, tenemos la posibilidad de crear plantillas personalizadas con el formato que más nos gusta y hacer uso de este formato en todos nuestros documentos.

5.6.1 Crear un documento desde una Plantilla

Para crear un nuevo documento desde una plantilla de Google vamos a Archivo → Nuevo → Desde una plantilla. En la pestaña General podemos ver las distintas plantillas que Google Docs pone a nuestra disposición. Prueba alguna.

5.6.2 Crear tu propia plantilla

Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada (Menú: Galería de plantillas). Si no la ves habilitada en tu menú tendrás que ponerte en contacto con el administrador de tu organización.

Una vez que tienes la opción habilitada y has creado un documento con tu formato y estilo personalizado simplemente tienes que ir al menú Galería de plantillas → Enviar plantilla. Para ver tu nueva plantilla, ve a Galería de plantillas → Mis plantillas.

Si quieres más información sobre las plantillas de Google Docs consulta la documentación del fabricante aquí. 

5.7 Enlaces 

Un enlace o hipervínculo es sencillamente un elemento de un documento electrónico que hace referencia a otro recurso, como por ejemplo un punto específico dentro del mismo documento o un sitio web con información relacionada con el documento en el que se esta trabajando. 

En Google Docs tenemos varias opciones para crear enlaces:

1. Desde el menú Insertar → Enlace. Entonces Google Docs nos muestra la siguiente ventana emergente para que seleccionemos o busquemos el enlace que queremos incluir en nuestro documento:

2. También podemos hacerlo desde la botonera mediante el siguiente botón:

5.8 WordArt

Con esta funcionalidad podemos aplicar un diseño mucho más profesional a nuestro títulos. Para insertar un título con WordArt debemos acceder al editor de dibujos mediante la opción Insertar -> Dibujo -> + Nuevo.

En ese momento se nos abrirá el editor de dibujos de Google Doc y elegimos la opción Acciones -> WordArt con la que se nos mostrará un cuadro de texto para escribir el título que queramos. Además con la botonera de la barra de herramientas será sencillo modificar características como; el tipo de letra, el color de relleno y de línea, el grosor, el ángulo, etc...

Una vez terminado nuestro WordArt, pulsamos el botón Guardar y cerrar para insertarlo en nuestro documento. Posteriormente podremos realizar las modificaciones que necesitemos simplemente haciendo doble clic sobre él.

5.9 Editor de Dibujos

Ya sabemos cómo acceder al editor de dibujos, para ello elegimos la opción Insertar -> Dibujo -> +Nuevo. El Editor de Dibujo esta formado por una hoja transparente en la que podemos crear varios dibujos utilizando para ello los distintos componentes que tenemos disponibles en la barra de herramientas. Veremos a continuación algunos de estos componentes:

• Si utilizamos la opción Acciones -> Descargar podremos descargar un documento PDF o una imagen para añadir al fondo de nuestro dibujo de forma que podamos dibujar nuevos objetos encima de la misma. Además desde este menú tambien podemos; alinear, distribuir o girar los objetos insertados y podemos agrupar y desagrupar objetos. 

Es importante saber, que los objetos se clasifican en capas a medida que los vamos insertando. La opción ordenar nos permite modificar el orden de estas capas.

• En el menú de Líneas tenemos muchos tipos de líneas,rectas,curvas, flechas, etc. En definitiva muchos componentes que podemos utilizar para crear nuestros dibujos.

Al insertar una línea nos aparecerán varios iconos más que nos permitirán; cambiar el color, el grosor y el tipo de línea.

• En el menú de Formas tenemos muchos tipos de formas clasificadas en grupos. Podemos cambiar el tamaño y su color así como tambien podemos cambiar el tipo de borde. Además se puede escribir dentro de ellas haciendo doble clic encima. Las formas son muy útiles para construir esquemas e insertarlos en nuestros trabajos. 

• Tambien tenemos la opción de insertar un cuadro de texto normal en el que podemos escribir la información que necesitemos. Al insertar el cuadro de texto nos aparecerán los iconos de edición de texto para que podamos cambiar sus propiedades; color, tamaño, tipo de letra, etc..

• Pulsando el botón derecho del ratón sobre el fondo de nuestro dibujo podemos cambiar su color siendo posible tambien añadir colores degradados.

5.10 Insertando Gráficos

Los gráficos nos permiten presentar determinada información en nuestros trabajos de una forma sencilla y muy visual y llamativa para el lector. Los gráficos se estudiarán con más detalle en el tema de Hojas de Cálculo pero ahora os mostraré de que forma podemos insertar un gráfico en nuestro trabajo:

1. Primero elegimos la opción Insertar -> Gráfico -> Circular tal y como podemos ver en la siguiente imagen: 

2. A continuación abrimos el menú que haya en la esquina superior derecha del gráfico y elegimos la opción "Abrir Origen": 

La opción anterior nos abrirá una hoja de cálculo donde aparecerá el gráfico con el que estamos trabajando y la tabla de datos que cambiaremos para dejarla tal y como podemos ver en la siguiente imagen:

3. Por último, volvemos a nuestro documento de Google Doc y le damos a la opción Actualizar gráfico para que nuestro gráfico aparezca tal y como lo hemos dejado en la hoja de cálculo.

5.11 Fórmulas

En ocasiones necesitamos escribir una expresión matemática en nuestros trabajos. Estas expresiones no suelen quedar estéticamente bonitas utilizando los caracteres normales. Para ello Google Docs pone a nuestra disposición un editor de fórmulas o ecuaciones mediante la opción Insertar -> Ecuación. Al seleccionar esta opción nos aparecerá la barra de herramientas de ecuaciones que nos permitirá escribir cualquier tipo de expresión matemática. 

Tambien es posible hacer visible esta barra de herramientas con la opción Ver -> Mostrar la barra de herramientas de ecuaciones del menú.

En la barra de herramientas de ecuaciones aparecen las siguientes opciones; Operaciones Varias, Operaciones Matemáticas, Flechas, Relaciones y Letras griegas. Para escribir nuestra fórmula pulsamos en Nueva ecuación y nos saldrá una ventana sobre la que iremos construyendo nuestra ecuación. Para movernos por nuestra ecuación utilizaremos las flechas de desplazamiento (izquierda y derecha).

5.12 Herramientas 

Google Doc dispone de una serie de herramientas que nos sirven de apoyo para construir nuestros documentos. Estas herramientas están en el menú Herramientas:

• Ortografía y gramática: Nos sirve para revisar la ortografía y la gramática de nuestros documentos. Nos señala los errores y nos ofrece alternativas para corregirlos. 

• Contar Palabras: Nos sirve para contar el número de palabras de nuestro documento. Nos sirve cuando nos piden escribir una redacción con un número máximo de palabras.

• Diccionario: Google dispone de un diccionario interno que nos permite consultar el significado de cualquier palabra o buscar sinónimos.

• Traducir Texto: Nos sirve para traducir nuestro texto a otros idiomas. Incluso podemos localizar texto en internet en otro idioma y traducirlo a nuestro idioma después de pegarlo en nuestro documento. 

• Dictado por Voz: Con esta herramienta Google Doc escribirá el texto que le dictemos con nuestra voz. Evidentemente es necesario tener un micrófono conectado al ordenador. 

5.13 Complementos

Hasta aquí hemos visto la gran cantidad de herramientas o componentes que la aplicación Google Doc pone a nuestra disposición para crear documentos de texto. Además de todo esto, Google Docs nos permite descargar e instalar complementos para aumentar sus funcionalidades. 

Para acceder a estos complementos debemos ir a la opción Extensiones -> Complementos -> Descarga de Complementos.