Quản lý thời gian làm việc của nhân viên: Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì?

Trong quản trị nhân sự hiện đại, thời gian làm việc không chỉ đơn thuần là số giờ nhân viên có mặt tại văn phòng hay nhà xưởng. Đây là dữ liệu đầu vào quan trọng cho hàng loạt nghiệp vụ như tính lương, đánh giá hiệu suất, quản lý chi phí và tuân thủ pháp luật lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với bài toán quản lý thời gian làm việc thiếu chính xác, thiếu minh bạch và khó kiểm soát. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết phải nhìn lại toàn bộ cách doanh nghiệp đang ghi nhận và quản lý giờ công của nhân viên.

Thực trạng quản lý thời gian làm việc tại doanh nghiệp hiện nay

Đi muộn, về sớm và khó kiểm soát giờ làm thực tế

Ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự lớn hoặc làm việc theo ca kíp, tình trạng đi muộn, về sớm diễn ra khá phổ biến. Việc thiếu công cụ theo dõi hiệu quả khiến bộ phận quản lý khó nắm được giờ làm thực tế của từng nhân viên, dẫn đến tình trạng xử lý mang tính cảm tính hoặc phụ thuộc nhiều vào báo cáo thủ công từ các bộ phận.

Ghi nhận giờ làm thiếu chính xác và không đồng bộ

Không ít doanh nghiệp vẫn sử dụng file Excel hoặc sổ sách để tổng hợp giờ làm việc. Cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai sót khi nhập liệu, thiếu nhất quán giữa các phòng ban và khó kiểm tra, đối soát khi có tranh chấp phát sinh. Đặc biệt, với các mô hình làm việc theo giờ, theo ca linh hoạt, việc thiếu một bảng chấm công theo giờ rõ ràng và chuẩn hóa càng khiến dữ liệu trở nên rời rạc, khó sử dụng cho các nghiệp vụ tiếp theo.

Hệ lụy khi quản lý giờ làm thủ công

Ảnh hưởng trực tiếp đến lương, thưởng và quyền lợi người lao động

Dữ liệu giờ công không chính xác sẽ kéo theo sai lệch trong tính lương, phụ cấp, làm thêm giờ hoặc thưởng phạt. Điều này không chỉ gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp mà còn làm giảm niềm tin của nhân viên, ảnh hưởng tiêu cực đến mức độ gắn bó và động lực làm việc.

Tăng gánh nặng cho bộ phận nhân sự và quản lý

Khi quản lý giờ làm thủ công, bộ phận nhân sự phải dành rất nhiều thời gian để tổng hợp, rà soát và xử lý dữ liệu. Việc này làm giảm hiệu suất công việc và khiến HR khó tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn như phát triển nguồn nhân lực hay cải thiện trải nghiệm nhân viên.

Các phương pháp ghi nhận thời gian làm việc phổ biến

Ghi nhận theo ca làm việc

Phương pháp này thường áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ, dịch vụ vận hành theo ca cố định. Ưu điểm là dễ quản lý, nhưng lại kém linh hoạt khi phát sinh tăng ca, đổi ca hoặc làm việc ngoài giờ.

Ghi nhận theo giờ làm việc thực tế

Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp có nhân sự làm việc linh hoạt, bán thời gian hoặc theo dự án. Khi được triển khai bài bản thông qua bảng chấm công theo giờ, doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao thời gian làm việc thực tế, từ đó tối ưu chi phí nhân sự và đảm bảo công bằng nội bộ.

Ghi nhận theo dự án hoặc theo đầu việc

Phương pháp này thường thấy ở các công ty dịch vụ, công nghệ, tư vấn. Tuy nhiên, nếu không có công cụ hỗ trợ, việc tổng hợp thời gian làm việc theo dự án rất dễ thiếu chính xác và khó kiểm chứng.

Xu hướng số hóa quản lý thời gian làm việc

Tự động hóa quy trình ghi nhận giờ công

Thay vì nhập liệu thủ công, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang các giải pháp công nghệ giúp tự động ghi nhận, tổng hợp và xuất báo cáo giờ làm. Đây là bước đi quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nguồn lực vận hành.

Minh bạch hóa dữ liệu và quản lý theo thời gian thực

Các giải pháp chấm công hiện đại cho phép doanh nghiệp theo dõi giờ làm của nhân viên theo thời gian thực, từ đó nhanh chóng phát hiện các bất thường và đưa ra điều chỉnh kịp thời. Việc lựa chọn đúng giải pháp chấm công phù hợp với mô hình hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch và khả năng kiểm soát.

Ứng dụng công nghệ nhận diện trong quản lý thời gian

Bên cạnh thẻ từ hay vân tay, chấm công bằng khuôn mặt đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhờ khả năng hạn chế gian lận và nâng cao độ chính xác trong ghi nhận giờ làm, đặc biệt với các đơn vị có quy mô lớn.

Gợi ý giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát giờ làm hiệu quả

Để quản lý thời gian làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần tiếp cận bài toán này một cách tổng thể, từ việc chuẩn hóa quy trình, lựa chọn phương pháp ghi nhận phù hợp đến đầu tư công nghệ hỗ trợ. Việc số hóa dữ liệu giờ công không chỉ giúp giảm sai sót mà còn tạo nền tảng cho các hoạt động quản trị nhân sự và phúc lợi một cách bài bản, minh bạch hơn.

LV SureHCS – Giải pháp quản lý thời gian và phúc lợi toàn diện cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh đó, phần mềm chấm công LV SureHCS C&B được phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc, dữ liệu giờ công và phúc lợi nhân viên một cách tập trung, chính xác và linh hoạt. Hệ thống giúp kết nối dữ liệu chấm công với các nghiệp vụ liên quan, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm nhân viên. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về giải pháp tại: https://www.surehcs.com/phan-mem-quan-ly-phuc-loi/.

Quản lý thời gian làm việc hiệu quả không chỉ là bài toán kỹ thuật, mà còn là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch và bền vững trong dài hạn.

Bài viết cùng chủ đề:

• Quản lý thời gian làm việc của nhân viên: Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì?

• Các phương pháp chấm công theo giờ phổ biến trong doanh nghiệp

• Doanh nghiệp nên quản lý ca làm việc và giờ công nhân sự ra sao cho chính xác?

• Tự động hóa quản lý thời gian làm việc – Xu hướng tất yếu của doanh nghiệp

• Giảm gian lận giờ làm và sai sót tính lương bằng công nghệ hiện đại

• Kinh nghiệm lựa chọn hệ thống quản lý thời gian làm việc cho doanh nghiệp