Om seksjonen

Vi har praksis i seksjonen for tjenesteutvikling ved IT-avdelingen på UiA. Seksjonen jobber med å forbedre og digitalisere tjenester som brukes av ansatte og studenter. De ser på hvordan prosesser kan bli mer effektive, brukervennlige og digitale. Det er et tverrfaglig miljø med folk som jobber med alt fra tjenestedesign og prosessforbedring til prosjektledelse og systemutvikling. Et kjennetegn ved denne enheten er at det ofte er mange aktører involvert i én prosess. Det gjør arbeidet ganske komplekst, men også veldig lærerikt. Når man endrer noe ett sted, påvirker det ofte flere andre deler av systemet.

Arbeidet vårt

Oppgaven vår handler om å forbedre hvordan ansatte registrerer IT-utstyr de kjøper utenfor UiAs standardavtaler. Vi skal lage et nytt skjema og en bedre prosess for hvordan informasjonen flyter videre til leder, LCM og regnskap. Siden forrige statusrapport har vi kommet mye lenger. Vi er ferdige med innsiktsfasen og har laget både brukerreiser og flyt som viser hvordan prosessen fungerer fra start til slutt. Vi har også designet en prototype av det nye skjemaet i Miro, og er nå i gang med å programmere det slik at vi kan teste det i praksis. Vi har prøvd å tenke på alle som er involvert i prosessen, og sørge for at løsningen blir både enkel for ansatte å bruke, men også strukturert og oversiktlig for de som skal håndtere registreringene videre.

Utfordringer underveis

Det har også vært litt krevende å samle inn tilbakemeldinger fra flere ulike roller, fordi alle har forskjellige behov og synspunkter. Men det har vært en god læringsprosess. Vi har lært hvor viktig det er å bruke tid på innsikt og testing før man begynner å utvikle, og hvor mye verdi det gir å snakke direkte med de som faktisk bruker systemene.

Hva vi har lært så langt

Gjennom dette prosjektet har vi fått et mye bedre innblikk i hvordan UiA fungerer, spesielt hvordan data og informasjon flyter mellom ulike enheter. Vi har også lært å bruke verktøy som Miro for flyt og prototype for prototyping, og sett hvordan man går fra innsikt til et faktisk design som skal løse et konkret problem. I tillegg har vi fått trening i å jobbe strukturert etter dobbeldiamant-modellen, og å samarbeide som et team med tydelige roller og ansvar.

Videre fremover

Det neste vi skal gjøre er å ferdigstille den fungerende versjonen av skjemaet, teste det med brukere og justere ut fra tilbakemeldinger. Målet er å levere en løsning som faktisk kan tas i bruk, ikke bare et designforslag. Vi kommer også til å dokumentere hvordan prosessen fungerer fra innsending til behandling, slik at den kan brukes videre i UiA-hjelp og eventuelt kobles opp mot andre systemer senere.