Status 1

Bransje og hva de driver med

Vi har praksis i seksjonen for tjenesteutvikling ved UiA, som hører til under IT-avdelingen. Seksjonen jobber med digitalisering og tjenesteutvikling for alle fakulteter på UiA. Kort fortalt handler det om å finne ut hvordan man kan gjøre arbeidsprosesser enklere, mer digitale og mer brukervennlige. De jobber tverrfaglig med alt fra tjenestedesign, prosessforbedring, dokumentasjonsforvaltning, prosjektledelse og utvikling.

Våre arbeidsoppgaver

Som praksisstudenter ved UiA har vi fått en problemstilling fra UiA-hjelp som handler om registrering av utstyr som ansatte kjøper utenfor UiAs avtaler. Oppgaven vår er å lage et nytt registreringsskjema og en tilhørende prosess som skal gjøre dette mer oversiktlig og strukturert.

Vi jobber etter dobbeldiamanten, og akkurat nå befinner vi oss i fasen der vi skal definere. Det betyr at vi har samlet inn informasjon og innsikt, og nå prøver vi å forklare hvilke behov som er viktigst, og hva som må være med i løsningen videre.

Arbeidet vårt innebærer å samle inn innsikt fra ulike roller som er involvert i prosessen (ansatte, ledere, UiA-hjelp, LCM og regnskap). Vi ser på hvilke spørsmål vi må stille, hvilken informasjon vi trenger å vite, og hva som er viktig å ta med for å forstå hele prosessen. Deretter skal vi bruke dette til å lage en prototype av skjemaet. Når vi har en prototype klar, skal vi teste den, samle tilbakemeldinger, og så justere løsningen.

Spesielle utfordringer

Den største utfordringen vi har møtt så langt handler om å avklare hvilken informasjon vi faktisk trenger i skjemaet. Det har vært nødvendig å stille oss selv spørsmål som: Hva er viktig å vite? Hvilke spørsmål bør vi stille? Hva må være med for at prosessen skal fungere for alle?

For å få et godt bilde har vi måttet tenke på alle rollene som er involvert i prosessen, fra ansatte som sender inn skjemaet, til leder som godkjenner, videre til LCM og til slutt regnskap. Dersom vi overser én av disse rollene, risikerer vi at viktige behov ikke blir fanget opp i løsningen.

Det har derfor vært en utfordring å sikre at vi får en helhetlig forståelse av hele prosessen, og at vi samler inn riktig innsikt for å kunne definere hva skjemaet faktisk skal inneholde.

Spennende ting å trekke frem

• Vi lærer mye om hvordan data flyter mellom ulike enheter (UIA-hjelp, LCM, regnskap).

• Det er gøy å se hvordan en idé kan gå fra å bare være en problemstilling til å faktisk bli en prototype på kort tid.