Pour bien comprendre les problèmes que rencontrent les projets, il faut se pencher sur le comportement, les habitudes des acteurs du projet. Et en y regardant de plus près, la réalité est souvent très loin de ce que chacun, directeurs, chefs de projet, auxiliaires, pense et applique.
Si le rythme de votre projet vous impose d’accomplir plusieurs tâches à la fois, appelé multitasking, et vous pensez bien vous en sortir, alors vous êtes dans le faux, car les études sur les capacités de notre cerveau montrent que nous sommes tous, moins efficaces dans ce cas que lorsque nous traitons une tâche de manière soutenue et concentrée!
Contrairement aux idées préconçues* le multitasking ce n’est pas la simultanéité du traitement des tâches, mais consiste dans la capacité d’aller et venir plus ou moins rapidement d’une tâche à l’autre.
Donc si le cerveau humain ne peut gérer qu’une seule tâche à la fois plus ou moins rapidement, pourquoi se bercer d’illusion en submergeant d’e-mails les participants à un projet? Car avec l’e-mail nous sommes entrés dans “l’interruption management” qui oblige les personnes à suivre plusieurs tâches simultanément avec des conséquences néfastes qui
Ce qui paraît encore plus grave, c’est de l’intérieur de chaque entreprise que vient la majorité de ces e-mails appelés également “spam internes”. ***
Vous l’avez compris également, “l’interruption management” concerne également les places de travail dans les espaces ouverts.
Que faire alors? Osez poser la question : existe-t-il un autre moyen de conduire et d’organiser un projet ? Les plus récalcitrants vous argumenteront que tout le monde sait utiliser un e-mail. Mais ce n’est pas parce que tout le monde sait marcher qu’il ne faut pas apprendre à conduire !
Le multitasking est bien une illusion et poursuivre dans cette erreur c’est oublier tous les principes de base de la conduite d’un projet et cela pour tous les participants, du décideur au simple exécutant.
Dans un prochain article j’aborderai un autre thème clé de la gouvernance de projet, la communication.
*C’est en 1976 qu’une étude menée par Elisabeth Spelke, de l’Université Harvard, démontrait la capacité de l’humain de diviser son attention sans réduire apparamment ses performances.
** Dr David Meyer director of the Brain, Cognition and Action Laboratory at the University of Michigan
*** University of California, Irvine, Institute of Psychology Humboldt University Berlin, Germany