La gestion de l’information cette inconnue! | PROJECT GOVERNANCE
Lorsque l’on parle de gestion de l’information, beaucoup pensent à tort qu’il s’agit de la gestion documentaire. Non, l’information ce n’est pas seulement des documents, mais également tout ce qui découle de la communication, des processus, des observations faites dans le cadre d’un projet.
C’est aussi pour cette raison que la gestion de l’information, comme elle se pratique dans la plupart des projets est purement administrative et ne prend que peu en compte les 3 dimensions qui caractérisent une information dans un projet et qui lui sont indissociables: le temps, le contenu et les contributions. Oublier cette réalité entraîne des désordres majeurs au détriment des acteurs du projet qui seront à la peine avec des conséquences immédiates sur la qualité, les délais et les coûts du projet.
La pratique courante qui ne tient pas compte des trois dimensions conduit malheureusement aux conséquences que,
C’est pourquoi celui qui décide de gérer l’information dans un projet en se basant sur des systèmes d’administration classiques, rendra cette information difficilement utilisable pour les participants du projet.
Plus précisément lorsqu’il s’agit de gérer les informations dans un projet, afin qu’elles y aient une utilité certaine, il faut donc s’inspirer de ce qui caractérise un projet:
– le temps
La dimension primaire d’un projet est le temps. Le projet s’inscrit entre deux points dans le temps: le début et la fin. Entre les deux, des actions dans le cadre du projet produisent l’information. La classification de cette information devra donc respecter ce critère essentiel, faute de quoi l’information pourra vite perdre sa valeur pour les participants du projet car ne connaissant pas sa pertinence par rapport au temps.
– la collaboration
Un projet est le fruit de plusieurs acteurs qui par la force des choses interagissent. L’information dans le projet reflète cet état de fait sur deux niveaux. Tout d’abord la nature des éléments constitutifs (une information peut être constituée de plusieurs éléments) de l’information comme par exemple un document, un email, un coup de téléphone, un SMS, une vidéo, une photo, etc.. Ensuite l’information évolue tout au long du projet par la contribution de chaque participant.
– les décisions et livrables
Le projet n’avance que par des choix, des décisions et des livrables. Or, pour pouvoir comprendre l’évolution du projet, il est indispensable de pouvoir retracer comment les décisions ont été prises. Il faut donc gérer le cycle de vie de toute information en même temps que des ensembles d’informations qui peuvent s’avérer de natures différentes.
– la structure
Tout projet étant structuré avec des repères (géographiques, temporels ou méthodologiques). Le contenu de l’information qui lui est associé doit s’attacher à cette structure et être contextualisé afin que celui qui la consulte puisse en reconnaître immédiatement la valeur et les interactions et puisse contribuer de manière pertinente à l’évolution de l’information.
Pour tenir compte de ces caractéristiques, l’information doit être
L’information vit durant toute la durée du projet et même au-delà. Si ces règles sont respectées, il est alors aisé de capitaliser l’information d’un projet pour la valoriser au sein de l’entreprise, par analogie ou par réplication.
Il est évident et vous l’avez certainement compris, les systèmes DMS ou GED classiques ne sont pas conçus pour cette tâche et ne couvrent que partiellement les dimensions qui caractérisent l’information dans un projet. Ils se concentrent uniquement sur les documents formels et de nature statique et de par cette orientation, ils sont peu adaptés aux besoins de la gouvernance de projet.