L'e-mail, ou pourquoi un concept d'un autre âge bloque l'évolution de la communication?

L’email, ou pourquoi un concept d'un autre âge bloque l’évolution de la communication? | PROJECT GOVERNANCE

Lorsque nous parlons de l’infobéisité dans le cadre d’un projet, le premier problème à prendre en main est l’email. Et pour cause, peu sont ceux qui peuvent encore suivre le flux d’emails auxquels ils sont soumis chaque jour. Au niveau du projet tous les messages échangés représentent un amas disparate et hétérogène qui paralyse le collaborateur et une baisse de sa productivité est inévitable….

Pour être franc avec vous, cela ne m’étonne pas, car l’email est une virtualisation d’un concept de communication millénaire: véhiculer un message d’un point A à un point B. Il ne faut pas être un expert en communication pour comprendre que ce concept est plus que réducteur et est dépourvu de sens…

En effet, l’email se caractérise par:

a. l’égocentrisme: la personne décide toute seule à qui, comment, quoi etc, il communique. Or cette approche est incompatible avec le projet car pour qu’un projet existe, il y a lieu de collaborer de manière organisée au sein d’un groupe ad hoc (constitué pour le projet).

b. le manque de contexte: une information prend tout son sens dans son contexte, qui est souvent totalement absent dans le message, principalement lors d’échanges croisés entre plusieurs acteurs.

c. la redondance: l’e-mail contraint chaque participant au projet à la redondance. Cette redondance se traduit par l’utilisation d’applications parallèles permettant de synthétiser individuellement les actions à entreprendre, les documents à traiter, avec comme conséquence une perte de temps importante, de repères et de qualité.

Si, comme cela se passe dans la majorité des projets, on opte pour l’email comme outil de travail, cela a pour effet de provoquer trois obstacles ou contraintes majeurs dans le projet:

a. l’individualisation de la gestion où chacun décide pour soi. La conséquence est un non respect de la hiérarchie et l’utilisation pléthorique (j’oserai même dire abusive) du “copie à” pour avoir l’assurance d’une diffusion la plus large possible. Cette gestion est le cauchemar des chefs de projet.

b. l’information véhiculée dans le projet par l’e-mail est incomplète et demandera toujours une interprétation dans un contexte que chaque récepteur devra recomposer tant bien que mal.

c. la décentralisation: le message n’est qu’une partie de l’information d’un projet. Pour assurer tant la traçabilité que l’anticipation, toute l’information d’un projet doit être catalysée, centralisée.

Soyons tout simplement claire: si l’e-mail est un formidable moyen, il n’est pas du tout conçu pour cette tâche et nier cette évidence peut nuire gravement à la santé du projet!

L’illusion de la communication que représente l’e-mail, c’est peut-être une sorte de gestion de projet, mais en tous les cas pas de la gouvernance de projet! Is there a way out of here? Oui si l’on est prêt à comprendre que l’informatique offre d’autres outils qui permettent de changer le paradigme d’une communication véhiculée en une communication organisée.

Dans un des prochains articles nous aborderons des pistes intéressantes pour libérer la communication d’un concept qui date de l’âge de la pierre.