Pencantuman gelar merupakan pengakuan resmi yang diberikan bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) yang telah memperoleh ijazah dari pendidikan akademik, vokasi, maupun profesi. Proses ini bertujuan untuk mencatatkan gelar baru ke dalam sistem data kepegawaian nasional melalui layanan SIASN. 

Berikut adalah dokumen utama yang perlu disiapkan dan diunggah oleh ASN untuk pengajuan pencantuman gelar: 

1. Ijazah. 

2. Transkrip Nilai. 

Untuk kasus-kasus tertentu, seperti pengajuan setelah menyelesaikan Tugas Belajar atau Izin Belajar, instansi dapat meminta dokumen pendukung lainnya, antara lain: 

1. Surat Keputusan (SK) Tugas Belajar atau Izin Belajar dari PPK. 

2. Surat keterangan akreditasi program studi.

3. SK Pangkat dan Jabatan terakhir. 

Proses pengajuan pencantuman gelar dilakukan secara berjenjang melalui sistem digital. Berikut adalah alur prosedurnya: 

1. ASN mengajukan permohonan pencantuman gelar kepada pejabat pengelola kepegawaian di instansinya masing-masing, dengan melampirkan file Ijazah dan Transkrip Nilai. 

2. Pejabat pengelola kepegawaian di instansi akan melakukan verifikasi dan validasi untuk memastikan keabsahan ijazah dan transkrip nilai yang diajukan.

3. Setelah verifikasi internal selesai, pejabat pengelola kepegawaian instansi akan mengusulkan permohonan pencantuman gelar tersebut ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) melalui layanan digital SIASN. 

4. BKN akan kembali melakukan verifikasi dan validasi usulan. Hasilnya, baik disetujui maupun ditolak, akan disampaikan dalam bentuk notifikasi digital pada inbox pengelola kepegawaian instansi. 

Sesuai Surat Edaran Kepala BKN No. 3 Tahun 2025, pengusulan pencantuman gelar dapat dilakukan setiap saat tanpa ada batasan waktu tertentu (tidak ada linimasa).