6. Control

 Hellriegel, Jackson y Slocum (2017) señalan que el control  "refiere al proceso para garantizar que las conductas y las decisiones se apeguen a las normas de la organización y a los requerimientos legales, incluidas sus reglas, políticas, procedimientos y metas"(p.322).

 De acuerdo con Münch Galindo (2011, p. 122) la etapa de control refiere a  "la evaluación y medición de los resultados, para detectar, prever y corregir desviaciones, con la finalidad de mejorar continuamente los procesos".

Esta etapa está íntimamente ligada a la planeación y el límite es muy delgado entre una y otra (Hernández Ortiz, 2014). 

La importancia de aplicar la etapa de control en las organizaciones radica en los siguientes puntos ( Mochón, Mochón y Sáez, 2014; Münch Galindo, 2011): 

a) Mejorar la calidad. 

b) Enfrentarse con ventaja a los cambios. 

c) Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. 

d) Agregar valor

e)Reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores

En las empresas  se aplica el control en diferentes niveles: estratégico, estructural, en las operaciones y el financiero (Griffin, 2011).

"Un estándar o indicador es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón para efectuar el control" (Münch Galindo, 2011, p. 125).

De acuerdo con Mochón, Mochón y Sáez (2014, p. 489) existen cuatro tipos de estándares:

Estándares de cantidad, como por ejemplo, volumen de producción, cantidad de existencias,

etcétera.

• Estándares de calidad, como el control de la materia prima recibida.

• Estándares de tiempo, como el tiempo de producción de un producto determinado.

• Estándares de costos, como costos de producción, de administración, etcétera.

"La medición de resultados consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida —definidas de acuerdo con los estándares— con la finalidad de detectar desviaciones" (Münch Galindo, 2011, p. 125).

 "Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real y el estándar, o sea, el cumplimiento de los requisitos" (Münch Galindo, 2011, p. 125).

La corrección consiste en la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades en relación con los estándares (Münch Galindo, 2011, p. 126).

"La retroinformación o retroalimentación proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo, para eliminar fallas y errores"(Münch Galindo, 2011, p. 126).

Existen tres tipos de control (Hernández Ortiz, 2014; Moyano Fuentes et al. 2011):

a) Control preventivo o a priori: anticipación de las desviaciones

b) Control interactivo o concurrente: se realiza en paralelo con el proceso que se está controlando

c) Control  correctivo o a posteriori:  se aplica una vez finalizado el proceso.

Nota: Las reglas y reglamentos, las normas, los procedimientos para el reclutamiento y selección,

y los programas de capacitación y desarrollo funcionan sobre todo como controles preventivos.

De acuerdo con Münch Galindo (2014), existen siete principios sobre la que descansa la etapa de control.

1) Equilibrio

2) Indicadores

3) Oportunidad

4) Desviaciones

5) Costeabilidad

6) Excepción

7) Función controlada

"Inversiones Financieras S.A." es una empresa privada que ofrece servicios de gestión de activos y asesoría financiera a clientes individuales y corporativos. Con el crecimiento del número de clientes y la diversificación de sus productos, la empresa ha decidido implementar un sistema robusto de control interno para garantizar la transparencia, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.

Objetivos del Caso

• Comprender la importancia del control en una empresa privada.

• Identificar las funciones y responsabilidades del departamento de control interno.

• Analizar cómo los actuarios contribuyen a los procesos de control financiero.

Estructura Organizativa

1. Consejo de Administración

   • Funciones:

     • Establecer la visión y misión de la empresa.

     • Aprobar políticas estratégicas y presupuestos anuales.

     • Supervisar el desempeño general y los resultados financieros.

2. Dirección General

   • Funciones:

     • Implementar las políticas aprobadas por el consejo.

     • Coordinar las actividades de los diferentes departamentos.

     • Reportar al consejo sobre el desempeño financiero y operativo.

3. Departamento de Control Interno

   • Funciones:

     • Evaluar la efectividad de los controles internos y procesos operativos.

     • Realizar auditorías internas para garantizar el cumplimiento normativo.

     • Proporcionar informes periódicos al consejo sobre hallazgos y recomendaciones.

   • Contribución del Actuario: Los actuarios ayudan a diseñar modelos que evalúan riesgos financieros, lo que permite identificar áreas vulnerables dentro de los procesos operativos.

4. Departamento Financiero

   • Funciones:

     • Gestión de recursos financieros, elaboración de estados financieros y análisis económico.

     • Monitoreo del flujo de caja y proyecciones financieras.

   • Contribución del Actuario: Los actuarios realizan análisis cuantitativos que permiten prever resultados financieros y evaluar la viabilidad de nuevos proyectos.

5. Departamento de Auditoría Interna

   • Funciones:

     • Realizar auditorías regulares para evaluar el cumplimiento con políticas internas y regulaciones externas.

     • Proporcionar recomendaciones para mejorar procesos y controles.

   • Contribución del Actuario: Participan en la evaluación actuarial de riesgos asociados a las inversiones, asegurando que se mantengan dentro de límites aceptables.

Proceso de Control

1. Definición de Políticas y Procedimientos

   • Se establecen políticas claras sobre cómo deben llevarse a cabo las operaciones financieras, incluyendo procedimientos para la aprobación de inversiones y gestión de riesgos.

2. Implementación de Controles Internos

   • Se diseñan controles internos para supervisar las transacciones financieras, como segregación de funciones, autorizaciones requeridas y auditorías periódicas.

3. Monitoreo Continuo

   • Se utilizan indicadores clave (KPI) para medir el desempeño en áreas críticas, como el rendimiento del portafolio o la tasa de morosidad en préstamos.

4. Evaluación Periódica

   • El departamento de control interno realiza revisiones regulares para identificar desviaciones respecto a los objetivos establecidos, generando informes que se presentan al consejo administrativo.

5. Ajuste y Mejora Continua

   • Con base en los hallazgos, se implementan mejoras en los procesos operativos y controles internos para optimizar la eficiencia y minimizar riesgos futuros..