Procesadores de textos: Word

En esta Unidad didáctica entendemos que dispones de unos conocimientos básicos en la utilización de un procesador de textos por lo que respecta a la elaboración de documentos, formato de texto y párrafo, etc. Por ello, tras un breve repaso de estos conocimientos, se pretende dar a conocer otros aspectos del procesador de textos, con unas connotaciones más técnicas que te ayudarán a resolver problemas y a mejorar el uso de esta poderosa herramienta de escritura.

1. Introducción al procesador de textos

Un procesador de textos es un programa que ayuda al usuario a realizar documentos, ofreciéndole, entre otras muchas cosas, la posibilidad de elegir un determinado tipo y tamaño de letra; un alineado, interlineado y sangrado de párrafo; unos márgenes, tamaño y orientación de cada hoja; insertar imágenes, títulos y demás elementos gráficos.

Todas las civilizaciones han valorado positivamente la difusión de la palabra escrita como medio para comunicar y promover sus ideas, conocimientos y experiencias con más agilidad y mayor concreción.

Centrándonos en la época contemporánea, es el siglo xx el periodo en el que más han evolucionado los sistemas mecánicos de escritura. Los primeros de ellos fueron las máquinas de escribir. En ellas los mecanismos de corrección, de cualquier error, eran la goma de borrar, el papel de tinta blanca u otros sistemas semejantes. Además, realizar una nueva versión de un documento suponía escribir uno completamente nuevo.

A principios de la década de los setenta surgen en el mercado los primeros procesadores electrónicos dedicados, es decir, ordenadores especializados exclusivamente en la realización de textos y no como los actuales, que pueden también ejecutar otros tipos de programas, ya sea de diseño, de cálculo, etcétera.

En la década de los ochenta aparecieron en el mercado los primeros programas procesadores de textos, diseñados para utilizarse en los ordenadores personales. Estos procesadores de textos han evolucionado mucho desde sus inicios, teniendo actualmente funciones que en sus comienzos serían impensables, como por ejemplo el corrector ortográfico, diccionarios de sinónimos, herramientas de diseño, gráficos, corrección gramatical, inserción de hipertextos, macros que facilitan la automatización de determinadas tareas, etcétera.

Un procesador de textos es una aplicación que permite la realización, modificación, almacenamiento e impresión de cualquier tipo de escrito de forma rápida y sencilla. Es una de las aplicaciones más utilizadas cuando se maneja un ordenador, ya sea en el hogar o en el trabajo.

En el mundo laboral, el procesador de textos es muy práctico para la realización y diseño de todo tipo de documentos.

Un procesador de textos ejerce las siguientes funciones:

• Funciones de creación. El procesador de textos posibilita la creación de un texto de manera sencilla, introducirlo con el teclado y, después, guardarlo en un dispositivo de memoria.

• Funciones de edición. Un texto o documento ya creado puede modificarse de muy diversas formas.

• Funciones de impresión. Permiten dar al texto un formato adecuado para salir por la impresora, delimitando los parámetros (longitud, palabras por línea, tipo de letra, etc.) que conformarán el escrito.

• Funciones complementarias. Incrementan, en buena medida, la potencia de un procesador típico. Ejemplos de ellas son:

• a) Uso de archivos de datos.

• b) Utilización de un diccionario.

• c) Realización de gráficos.

• d) Funciones aritméticas.

• e) Macros.

• f) Manejo de grandes documentos.

Para trabajar con un procesador de textos es suficiente un equipo informático típico: monitor, teclado, unidad central y una impresora que permita imprimir el texto en papel.

Respecto a las funciones vistas anteriormente, los numerosos procesadores de texto existentes en la actualidad presentan una serie de características comunes.

Los más conocidos son: Microsoft Word, WordPad, Lotus WordPro, Word-Perfect 8.0, entre otros.

De los citados, elegimos para este estudio MICROSOFT WORD 2002 versión Professional, ya que es un procesador de textos de los más completos y el más utilizado en el entorno Microsoft Windows.

1.1. Microsoft Word

Microsoft Word es un programa informático orientado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado de manera predeterminada en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.

Originalmente, fue desarrollado por Richard Brodie para el computador de IBM, con el sistema operativo DOS, en 1981. Se programaron versiones posteriores para muchas otras plataformas, incluidas las computadoras IBM, que funcionaban con el sistema MS-DOS (1983). Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office; también se vende de forma independiente y está incluido en la suite de Microsoft Works.

Su última versión es Microsoft Word 2019 para Windows y Mac. Al 2020, junto con Google Docs, es el procesador de texto más popular del mundo.

La primera versión que aparece de este procesador de textos data de 1983; pertenecía a la suite Office 3.0, se llamaba Word 1 y era para MS-DOS. En 1993, aparece la versión Microsoft Word 6.0 dentro del paquete de Office 4.0.

En 1994 surgen dos nuevas versiones de Office: para el sistema operativo NT y la 4.3, ambas versiones aportaban Word 6.0 que ya trabajaba en modo de 32 bits.

En el año 1995 aparece Microsoft Word 95 integrado en Microsoft Office 95 y en enero de 1997 Microsoft lanza la versión Word 97 como parte de Microsoft Office 97. Es en junio de 1999 cuando aparece la versión 2000, dos años más tarde la versión 2002 para Office XP, y en octubre de 2003 Microsoft Office Word 2003, integrada en la suite Microsoft Office System. En las últimas versiones podemos observar variantes dedicadas a la pequeña empresa y ediciones profesionales.

Versiones para Microsoft Windows

• 1989 Word para Windows 1.0 y 2, nombre clave "Opus""

• 1990 Word para Windows 1.1 y 3.0, nombre clave "Bill the Cat"

• 1990 Word para Windows 1.1a

• 1991 Word para Windows 2.0, nombre clave "Spaceman Spiff"

• 1993 Word para Windows 6.0, nombre clave "T3" (renombrada "6" por representar el mismo producto en, y también WordPerfect, el principal procesador de texto competidor de la época)

• 1995 Word para Windows 95, también conocido como Word 7 (aquí explotó en popularidad, hasta la actualidad)

• 1997 Word 97, también conocido como Word 8

• 1999 Word 2000, también conocido como Word 9

• 2001 Word 2002, también conocido como Word 10 o Word XP

• 2003 Word 2003, también conocido como Word 11, pero oficialmente llamado Microsoft Office Word 2003

• 2007 Word 2007, también conocido como Word 12, pero oficialmente llamado Microsoft Office Word 2007

• 2010 Word 2010, también conocido como Word 14, pero oficialmente llamado Microsoft Word 2010

• 2013 Word 2013, también conocido como Word 15, pero oficialmente llamado Microsoft Word 2013

• 2016 Word 2016, también conocido como Word 16, pero oficialmente llamado Microsoft Word 2016

• 2019 Word 2019, también conocido como Word 19, pero oficialmente llamado Microsoft Word 2019

1.2 Entorno de trabajo de Word

Cuando iniciamos Word, éste muestra la pantalla de trabajo. Previamente, puede aparecer algún tipo de pantalla meramente informativa o con el nombre del procesador. Si es la primera vez que se abre Word después de la instalación, aparece un pequeño cuadro de diálogo denominado Nombre de usuario; en él escribiremos nuestro nombre e iniciales para utilizarlo después en las funciones de trabajo en grupo.

La pantalla de trabajo consta de dos ventanas, la de aplicación y la del documento; esta última está incluida dentro de la primera. Antes de comenzar a trabajar es necesario que conozcamos perfectamente sus partes.

• Barra de título. Muestra el nombre del programa y del documento en el que se está trabajando. En el extremo izquierdo de esta barra aparece el icono de Word; si hacemos clic sobre él con el botón derecho se muestra el llamado Menú de control

• Barra de menús. Contiene todos los menús desplegables, que son los siguientes: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Tabla, Ventana y Ayuda. Al hacer clic sobre ellos, se despliegan, mostrando sólo algunas de sus opciones, para ahorrar espacio. Si no tuviéramos visibles todos y quisiéramos ver el resto, acercaríamos el puntero del ratón a la opción Más opciones de menú.

Cuando las opciones no están activas (aparecen en color gris), al hacer clic sobre ellas, no se abren; esto significa que no se pueden utilizar en ese momento. Generalmente, para estar activas necesitan de un requisito u operación previa, que suele consistir en una selección del elemento con el cual estamos trabajando, ya sea texto, gráficos, cuadro de texto, etcétera.

Las opciones seguidas de tres puntos harán que aparezca un cuadro de diálogo al hacer clic sobre ellas. Las que van seguidas de una flecha contienen un submenú en el que se puede seleccionar otras opciones o funciones. Muchas de las órdenes del menú Edición y Archivo presentan a su derecha una combinación de teclas para activarlas.

• Barra de herramientas. Ayuda a realizar las operaciones más habituales con sólo hacer clic sobre alguno de sus botones. Podemos decir que una barra de herramientas es una especie de colección de accesos directos.

Word presenta hasta veintinueve barras de herramientas que se activarán o desactivarán según las necesitemos o no.

La Barra de herramientas Estándar contiene botones comunes a todos los programas. En la Figura 6.3 se puede ver el nombre de cada uno de ellos.

La Barra de herramientas Formato posee, a su vez, botones específicos del programa que se encuentre activado. Estos botones se explicarán con más detalle en el Epígrafe 6.3 de esta unidad.

Por su parte, las pistas son rótulos informativos que nos indican la función del botón correspondiente y que aparecen al detenernos un momento, con el ratón, sobre un botón. Son botones de tipo interruptor, es decir, se activan y desactivan con un clic.

Se puede acceder a la barras de herramientas a través del menú Ver. Así, haciendo clic en la orden Barras de herramientas del menú Ver, podemos contemplar el nombre de las distintas barras. Para activarlas o desactivarlas tan sólo debemos hacer un clic sobre ellas quedando marcada dicha acción. Las barras de herramientas presentan la opción de Agregar o quitar botones.

Si se pulsa en Opciones de barra de herramientas , aparecen las opciones Mostrar botones en una fila y Agregar o quitar botones; al hacer clic sobre la primera, todas las filas de botones se convierten en una sola; al seleccionar la segunda, aparece el nombre de la barra de herramientas en cuestión y la opción Personalizar. Al hacer clic sobre el nombre, aparece una lista de botones, algunos con una marca en su lado izquierdo, que son los que están visibles en la barra de herramientas. Si deseamos que esté disponible algún otro botón haremos clic sobre su marca. Para desactivarlos, realizaremos la misma operación.

Word posibilita crear una barra de herramientas propia mediante la opción Personalizar.

• Regla. Se usa para controlar los márgenes, sangrados, tabulaciones, anchura de las columnas, de las celdas o de las tablas, etc. La Regla se puede visualizar con el menú Ver, activando el comando Regla. Para que no sea visible, se desactivará con otro clic.

• Área del documento. Es donde se encuentra el documento que estamos escribiendo o editando.

• Panel de tareas. Zona situada a la derecha del área de trabajo cuya función es proporcionar accesos directos para facilitar la labor que se esté realizando.

• Barras de desplazamiento. Permiten moverse rápida y cómodamente por el documento. Podemos utilizar el ratón para desplazarnos a lo largo del documento cuando éste es demasiado grande, pinchando sobre la barra de desplazamiento y arrastrando. Las Barras de desplazamiento cuentan con un Botón de desplazamiento en cada extremo, para moverse por el texto cuando no sea muy extenso. Al lado izquierdo de la Barra de desplazamiento horizontal se encuentran los Botones de vista, cuya utilidad es modificar la forma en que vemos el documento.

• Barra de estado. Nos proporciona más información sobre el documento, el estado de las teclas especiales y el modo de trabajo que se está llevando a cabo. En el extremo izquierdo de la Barra de estado, aparecen tres datos importantes, que indican la posición actual del punto de inserción dentro del documento. Estos datos son: Página, Sección y Número de páginas totales del documento. Los datos siguientes indican: Distancia desde el comienzo de la página, Línea de la página, Posición del carácter dentro de la línea. En la parte derecha existen botones que nos informan de: Grabación de una macro, Modo sobrescritura, Indicación de idioma, etcétera.

• Punto de inserción. Es una pequeña barra vertical parpadeante que nos indica el lugar donde aparecerá el texto que se escribe.

1.3 Cómo salir de Word

Para cerrar Word podemos seguir uno de estos procedimientos:

• Pulsar la combinación de teclas Alt-F4.

• Hacer doble clic en el menú de Control de la ventana de Word.

• Seleccionar la opción Salir del menú Archivo.

• Hacer clic sobre el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana. No se debe confundir este botón con el mismo botón que aparece debajo y que sirve para cerrar el documento.

Si teníamos algún documento abierto y éste ha experimentado algún cambio desde la última vez que se guardó, Word pregunta si deseamos guardar las modificaciones mediante un cuadro de diálogo. Si en este cuadro hacemos clic en No, cerraremos Word de forma inmediata. Sin embargo, si pulsamos en Sí aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, en el que se asignará un nombre al documento y se indicará la carpeta donde se guardará. También podemos anular el proceso y seguir trabajando en Word si pulsamos el botón Cancelar.

2. Introducción al procesamiento de documentos

En este apartado se pretende dar a conocer algunos conceptos previos imprescindibles para seguir correctamente esta Unidad temática.

2.1. Formato de carácter

Además de escribir el texto correspondiente a un documento, puedes darle al mismo un determinado formato o aspecto, por ejemplo, al optar por darle más imprimación de tinta a una parte del texto (letra negrita), inclinar las letras de una palabra o frase (letra cursiva), aumentar el tamaño de una palabra, seleccionar otro tipo de fuente, etcétera.

2.2. Formato de párrafo

Un párrafo es un conjunto de líneas de texto hasta el punto y aparte o la pulsación de la tecla Intro o Enter. Word ofrece opciones de formato de párrafo, posibilitando dar el aspecto deseado al mismo. Para especificar algunas de las opciones de párrafo, tendrás que seleccionar la opción Formato > Párrafo, de manera que aparecerá en ese momento la ventana del cuadro de diálogo Párrafo.

3. Mostrar y ocultar la barra de herramientas

Word dispone de muchas barras de herramientas con botones correspondientes a sus opciones. En cualquier caso, interesa tener visibles únicamente aquellas barras de herramientas cuyos botones tengamos que utilizar frecuentemente. El resto de barras de herramientas permanecerán ocultas y serán visibles puntualmente en el caso de que tuviéramos necesidad de ellas.

3.1. Mostrar una barra de herramientas

La barra de herramientas contiene un grupo de botones, cada uno de los cuales realizará una determinada función. Al usuario de un procesador de textos le interesa tener visibles aquellas barras de herramientas cuyos botones representen opciones que muy habitualmente deberá utilizar; de esta manera, la tarea de realizar un documento se verá muy agilizada.

3.2. Opciones de configuración

¿No os ha pasado alguna vez que no estáis a gusto con el funcionamiento de un procesador de textos?

En muchas ocasiones resulta útil conocer cómo modificar ciertas opciones de configuración del procesador de textos con el propósito de definir un entorno más amable para el usuario.

Algunas de las opciones de configuración que podremos modificar si se selecciona la opción Herramientas > Opciones son las siguientes:

• Guardar: aquí puedes especificar opciones relacionadas con el almacenamiento del documento, como por ejemplo: copias de seguridad automáticas, contraseña de documento, etcétera

• Ortografía y gramática: con esta opción se puede indicar la manera que queremos que funcione nuestro corrector ortográfico: corrección automática de la ortografía y gramática, diccionario a utilizar, entre otros.

• Ubicación de archivos: en este apartado se puede especificar el directorio en el que se desean sean guardados archivos de cada tipo: documentos, imágenes, plantillas, etcétera.

• Información del Usuario: se trata del lugar en el que se escribirán los datos del usuario: nombre, iniciales, dirección.

4. Plantillas

Las plantillas son modelos de documentos predefinidos, de esta forma, un usuario puede generar un nuevo documento que contendrá ciertas características y opciones que provienen de la plantilla utilizada. En una plantilla se puede definir el formato de la letra, de los párrafos, los márgenes, etcétera.

Si, por ejemplo, se desea crear una carta con un determinado formato, ya existente en una plantilla, puede ser útil el emplear la plantilla, ya que de esta manera la tarea de desarrollo de dicha carta verá reducido su tiempo de elaboración de forma importante.

4.1. Utilización de plantillas

Si eliges la opción Archivo > Nuevo y haces un clic sobre el botón Aceptar, creas un documento basado en una plantilla predeterminada denominada Normal. Gracias a esta plantilla, el documento a crear posee de forma predeterminada un tipo y tamaño de letra, un formato de párrafo, unos márgenes para el documento, etc. No obstante, no se trata de la única plantilla que posee Word (Figura 2.20) y se podrían crear nuevos documentos a partir de otras plantillas existentes, para lo cual bastaría con hacer un clic en alguna de las pestañas (Cartas y faxes, Informes, Memorandos, etc.). Por ejemplo, elegir la opción Cartas y faxes y seleccionar, a continuación, alguna de las plantillas allí existentes.

4.2. Creación de plantillas

Además de poder crear nuevos documentos a partir de plantillas existentes, Word ofrece la posibilidad al usuario de crear nuevas plantillas que posteriormente podrán ser usadas para realizar nuevos documentos, tal y como se ha podido ver en el apartado anterior.

5. Macros

Una macro es un programa que permite automatizar ciertas acciones en Word que se realizan con bastante frecuencia. Las macros en Microsoft Office están realizadas con el lenguaje de programación Visual Basic (VBA). La creación de una macro, programándola en Visual Basic, requerirá de unos conocimientos previos de programación por parte del usuario que, dadas las limitaciones, no será posible explicar en este libro.

5.1. Uso y creación de una macro mediante la herramienta de grabación de macros

Otra forma mucho más sencilla de crear una macro es mediante la opción, disponible en Word, de grabar una macro. En el momento que se pulse esta opción, Word irá guardando cada una de las acciones que el usuario vaya realizando hasta que este finalice la grabación de la macro.

6. Importar y exportar documentos creados en otras aplicaciones y en otros formatos

Un aspecto muy importante, a tener en cuenta en cualquier aplicación informática y particularmente en todo procesador de texto, es la posibilidad de guardar o exportar la información, no solamente con el formato predeterminado de ese procesador de textos, sino también en formatos compatibles con otros procesadores de texto o aplicaciones.

Por otro lado, hoy en día, debido al amplio abanico de procesadores de textos existentes, resulta bastante normal disponer de un archivo con un determinado formato de texto proveniente de un procesador de textos que no es el usado habitualmente. Por ello es importante la conveniencia de que nuestro procesador de textos ofrezca la posibilidad de importar o convertir un determinado formato de archivo, de otro procesador de textos, al utilizado predeterminadamente por él.

6.1. Formatos abiertos frente a formatos propietarios

Un formato abierto es una especificación para almacenar datos digitales (archivos), con la ventaja de la ausencia de restricciones legales que impidan su libre uso. Un formato abierto debe poder ser implementado por programas propietarios o libres, usando las licencias típicas de cada uno. Por contraste, los formatos propietarios son controlados y definidos por intereses privados.

El objetivo de los formatos abiertos es el acceso a la información digital sin restricción legal ni técnica alguna. Algunos ejemplos de formatos abiertos son los siguientes:

6.2. Generación de documentos con formato pdf

La característica principal de los archivos con formato pdf es que especifica toda la información necesaria para la presentación final del documento y su impresión. Por este motivo, son muchas las ventajas que pueden invitar a generar este tipo de documentos en nuestro procesador de textos.

Pensemos, por ejemplo, en la edición de un libro o revista digital en la que, seguramente, no interesará que sus potenciales lectores puedan manipular la información allí contenida.

A diferencia de otros procesadores de texto, Microsoft Word 2000 no ofrece la opción de generación automática de un documento pdf; no obstante sí permite la instalación de un programa emulador de impresora de archivos pdf como, por ejemplo, PDFCreator, de manera que con dicho emulador instalado se podrá obtener, sin problema alguno, el documento pdf necesitado.

6.3. Creación de una página web

Word permite crear páginas web sin más conocimientos que los necesarios para generar un documento de texto cualquiera. La mayoría de páginas web disponen de enlaces (hipervínculos) a otras páginas. Word permite crear enlaces a otras páginas o direcciones de Internet.

6.4. Copiar y pegar texto

Una buena manera de importar y exportar información procedente de otras aplicaciones y con distintos formatos es mediante la utilización de las herramientas copiar, cortar y pegar.

En la preparación de un nuevo documento, muchas veces convendría reutilizar texto, procedente del mismo documento u otro, para no tener que volver a teclearlo. Para la realización de este tipo de acciones, convendrá saber seleccionar un texto, copiar, cortar y finalmente pegarlo donde deseemos.

6.5. Copiar y pegar una imagen

En otras ocasiones, por ejemplo, necesitarás una foto o un dibujo visible desde un determinado editor gráfico, de manera que, de la misma forma que en el apartado anterior, tendrás que seleccionar la imagen, copiarla y finalmente pegarla en el documento que convenga.

7. Introducción de textos e imágenes desde aplicaciones y periféricos

A la hora de preparar un documento de texto, en algunas ocasiones el usuario se encontrará con la necesidad de introducir texto o imágenes procedentes de formatos no digitalizados.

En este apartado se hará un breve resumen de los diferentes dispositivos o periféricos de entrada y salida centrándose en el escáner y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

7.1. Periféricos de entrada

Se entiende por periféricos de entrada, aquellos dispositivos conectados al ordenador que permiten la digitalización o inserción de información en el mismo para su posterior tratamiento y manipulación.

Algunos de los dispositivos de entrada más relevantes son el teclado, ratón, lápiz óptico, cámara fotográfica digital, cámara de vídeo digital y escáner.

7.2. Periféricos de salida

Los periféricos de salida son los dispositivos conectados al ordenador que mostrarán la información previamente procesada.

Como ejemplo de periféricos de salida tenemos la pantalla o monitor, la impresora, el cañón proyector, etcétera.

7.3. Introducción de textos e imágenes mediante escáner

Un escáner es un dispositivo de entrada que permite digitalizar información analógica mediante un barrido óptico. Inicialmente, la información digitalizada se guardará en un archivo de imagen (.bmp, .jpg, .gif, etc.). Posteriormente, en el caso de haber escaneado un documento de texto e interesa proceder a su manipulación, se podrá utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para su posterior conversión a formato de texto.

7.4. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Los programas de reconocimiento óptico de caracteres, u OCR (Optical character recognition, por sus siglas en inglés), reconocen de una imagen los caracteres que caracterizan a un texto para guardarlos en un formato compatible con un procesador de textos.

En una imagen, los caracteres se describen indicando cada uno de los píxeles que los forman. Al convertirlos a un formato de texto (por ejemplo ASCII), pasan a estar definidos por un único código. De esta manera se consigue una importante reducción del espacio de memoria que requiere su almacenamiento.

¿Sabías qué?

Los procesadores se agrupan en dos categorías, identificadas por sus siglas en inglés:

• WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes): son los más populares. La pantalla muestra en cada momento el aspecto final que tendrá el documento una vez impreso. El programa más utilizado es Microsoft Word, seguido de Writer de OpenOffice: en ellos centraremos la unidad.

• WYSIWYM (What You See Is What You Mean, lo que ves es lo que quieres): se trabaja con texto sin formato, como en un bloc de notas. A través de ciertas etiquetas se explica lo que se quiere conseguir en el documento final (negrita, título, lista…). Se puede además separar el contenido del formato, de forma que a partir de un mismo texto el procesador puede generar documentos con estilos distintos. El sistema LaTeX es el más popular en esta categoría, y es muy utilizado en ambientes académicos.