Bases de datos: Access

Tablas

Introducción a las tablas

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita.

Información general

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

• 1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado empleado o un producto.

• 2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.

• 3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.

• 1. Propiedades de tabla

• 2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo de la siguiente manera:

• Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.

• El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

• Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo según el valor que escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo establecerá en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos con la cinta de opciones.

Relaciones de tabla

Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga:

• Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

• Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

• Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

• Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.

• Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

• 1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo.

• 2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).

No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla podrá requerir un valor mayor que para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a realizar un seguimiento de pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya que cada cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para almacenar los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas.

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

• Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

• Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

• Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

Planificar las tablas teniendo en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente para búsquedas crea la relación por usted.