Microsoft Access ofrece un entorno integrado destinado especialmente a la creación de bases de datos ofimáticas, por su sencilla y versátil forma de trabajo.
La primera pantalla que encontramos cuando ejecutamos la aplicación es la correspondiente a la ficha Archivo. Esta nos permite gestionar y administrar las bases de datos existentes, así como crearlas nuevas. Existen varias opciones, algunas de las cuales no están activas por no existir ninguna base de datos abierta.
Al abrir una base de datos Access 2019 tenemos en la cinta de opciones cuatro fichas básicas para organizar las opciones y herramientas que podemos usar. Puedes observar estas fichas junto a una pequeña descripción de las mismas.
Ficha Inicio
Nos permite crear los objetos de la base de datos; tablas, consultas, formularios, informes y macros.
Desde el botón Elementos de aplicación se pueden crear algunos objetos con plantillas ya predefinidas, como una tabla de comentarios o un formulario en lista.
Ficha Crear
Desde esta ficha podemos acceder a las distintas vistas de los objetos, así como utilizar las herramientas comunes de Office de búsqueda, formateo de texto, así como orden y filtrado de datos. También contiene el grupo Registros para realizar operaciones con una o varias filas de una tabla, consulta o formulario.
Ficha Datos externos
Esta ficha nos permite realizar importaciones y exportaciones de los objetos de la base de datos. Además, en el grupo Recopilar Datos podemos vincular los datos de correo electrónico de una tabla con Outlook y gestionar las respuestas
Ficha Herramientas de base de datos
Son opciones generales dedicadas a la administración y gestión de la base de datos como conjunto. Encontramos herramientas para compactar y reparar, programar códigos y macros, gestionar relaciones y dependencias, analizar y documentar, conectar con otras bases de datos y compartir información. El botón Complementos permite instalar nuevas funcionalidades en la aplicación.
Una base de datos está compuesta por una o varias tablas, y por los objetos vinculados a estas, como consultas, formularios o informes.
Esta Vista permite ver el contenido de la tabla, pero también gestionar el diseño de la tabla para realizar operaciones como añadir un campo nuevo, cambiar el nombre de un campo o eliminarlo de la estructura de la tabla.
Cuando creamos una tabla, por defecto aparece en Vista Hoja de datos. Si lo hiciéramos desde la ficha Crear escogeríamos el botón Tabla.
Desde la Vista Hoja de datos podemos ver el contenido de la tabla, es decir, la información que almacena.
Cuando escogemos la Vista Hoja de datos aparece un grupo de fichas con título Herramientas de Tabla que contiene las fichas Campos y Tabla.
Ficha Campos
Permite cambiar de vista, y de forma sencilla agregar y eliminar campos, también cambiar sus propiedades, el formato y los atributos único, índice y requerido. El botón Validación sirve para añadir reglas y mensajes de validación de un campo.
Ficha Tabla
Permite ver las propiedades de la tabla, y agregar reglas de validación al eliminar, insertar y actualizar, crear macros con nombre, y en el grupo Relaciones podemos ver las relaciones que posibilitan que las tablas se combinen entre sí a través de campos comunes y dependencias entre objetos de la base de datos.
La Vista Diseño permite manipular la estructura de los campos. Podemos crear una tabla desde la Vista Diseño, si la creamos desde la ficha Crear con el botón Diseño de tabla.
Para obtener esta Vista de una tabla, además de las formas ya explicadas, podemos pulsar con el botón secundario del ratón sobre el nombre de la tabla en el Panel de exploración y escoger Vista Diseño.
Con la Vista Diseño podemos crear la estructura de la tabla, esto nos permite escoger:
Los campos y tipos de campos que van a almacenar la información de la tabla.
La descripción de los campos a modo de documentación.
La clave, que va a identificar cada uno de los registros de la tabla de forma única.
Las propiedades de los campos.
Ficha Diseño
Permite cambiar de vista, y de forma sencilla agregar una clave, insertar, modificar y eliminar campos con todos sus datos, mostrar propiedades e índices, crear macros y mostrar las Relaciones y Dependencias entre objetos. El botón Probar reglas de validación sirve para comprobar si los datos que contiene actualmente la tabla cumplen las reglas de validación definidas.
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita.
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado empleado o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.
Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.
1. Propiedades de tabla
2. Propiedades de campo
En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.
Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo de la siguiente manera:
Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.
Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo según el valor que escriba. Si Access no puede determinar el tipo de datos, lo establecerá en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos con la cinta de opciones.
Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:
Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.
Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.
1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo.
2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).
No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla podrá requerir un valor mayor que para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a realizar un seguimiento de pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya que cada cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para almacenar los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas.
Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:
Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.
Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.
Planificar las tablas teniendo en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente para búsquedas crea la relación por usted.