Bases de datos: Access

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos

Todas las tablas de Access se componen de campos. Las propiedades de un campo describen las características y el comportamiento de los datos agregados a dicho campo. El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué tipo de datos puede almacenar el campo. En este artículo, se describen los tipos de datos y otras propiedades de campo disponibles en Access y se incluye información adicional en una sección de referencia de tipos de datos detallados.

Información general

Los tipos de datos pueden parecer confusos, por ejemplo, si el tipo de datos de un campo es Texto, puede almacenar datos que constan de texto o caracteres numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede almacenar datos numéricos. Por lo tanto, debe saber qué propiedades se usan con cada tipo de datos.

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como las siguientes:

• Los formatos que se pueden usar con el campo.

• El tamaño máximo de un valor del campo.

• Cómo se puede usar el campo en expresiones.

• Si el campo se puede indizar.

El tipo de datos de un campo puede ser predefinido o se puede seleccionar un tipo de datos dependiendo de cómo se cree el campo. Por ejemplo, si crea un campo desde la vista Hoja de datos y:

• Usa un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la plantilla o en la otra tabla.

• Escribe datos en una columna en blanco (o campo), Access asigna un tipo de datos al campo basado en los valores que escribe o se puede asignar el tipo de datos y el formato para el campo.

• En la pestaña Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, hace clic en Agregar campos, Access muestra una lista de tipos de datos entre los se que puede elegir.

Cuándo usar cada tipo de datos

Piense en el tipo de datos de un campo como en un conjunto de características que se aplica a todos los valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores que se almacenan en un campo Texto solo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación, y un campo Texto solo puede contener un máximo de 255 caracteres.

Sugerencia: A veces, es posible que los datos de un campo parezcan ser de un tipo de datos, pero que realmente sean de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numéricos, pero que realmente contenga valores de texto, como números de salas. A menudo, se puede usar una expresión para comparar o convertir los valores de tipos de datos diferentes.

En las tablas siguientes se muestran los formatos disponibles para cada tipo de datos y se explica el efecto de la opción de formato.

Tipos básicos

Texto: Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Número, Número grande: Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos independiente para moneda.

Moneda: Valores monetarios.

Sí/No: Los valores y los campos Sí y No solo pueden contener uno de los dos valores.

Fecha y hora, fecha y hora extendida: Fecha y hora: Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.

Fecha y hora extendida: Valores de fecha y hora para los años 1 a 9999.

Texto enriquecido: Texto o combinaciones de texto y números a las que se puede dar formato mediante controles de color y fuente.

Campo calculado: Los resultados de un cálculo. El cálculo debe referirse a otros campos en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones. Nota: Los campos calculados aparecieron por primera vez en Access 2010.

Datos adjuntos: Imágenes adjuntas, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos para los registros en la base de datos, similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo.

Hipervínculo: Texto o combinaciones de texto y números que se almacenan como texto y se usan como una dirección de hipervínculo.

Memo: Bloques extensos de texto. Un uso típico de un campo Memo sería una descripción detallada de un producto. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre de los tipos de datos Memo por Texto largo.

Búsqueda: Muestra una lista de valores que se recuperan de una tabla o consulta, o un conjunto de valores especificados al crear el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo de búsqueda. El tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número, dependiendo de las opciones que se seleccionen en el asistente.

Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de campo, que se encuentran en la pestaña Búsqueda del panel Propiedades del campo.

Nota: Los tipos de datos Datos adjuntos y Calculado no están disponibles en los formatos de archivo .mdb.

Número (Tipos)

• General-Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.

• Moneda-Valores monetarios generales.

• Euro-Valores monetarios generales almacenados en el formato de la UE.

• Fijo-Datos numéricos.

• Estándar-Datos numéricos con decimales.

• Porcentaje-Porcentajes.

• Científico-Cálculos.

Fecha y hora (Tipos)

• Fecha corta-Mostrar la fecha en un formato corto. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, 3/14/2001 para Estados Unidos.

• Fecha mediana -Mostrar la fecha en un formato mediano. Por ejemplo, 3-Abr-09 para Estados Unidos.

• Fecha larga-Mostrar la fecha en un formato largo. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, Miércoles 14 de marzo, 2001 para Estados Unidos.

• Hora a.m. o p.m.-Mostrar la hora solo con un formato de 12 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora.

• Hora mediana-Mostrar la hora seguida A.M. o P.M.

• Hora de 24 horas-Mostrar la hora solo con un formato de 24 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora.

Sí/No (Tipos)

• Casilla-Una casilla.

• Sí/No-Opciones de Sí o No.

• Verdadero/Falso-Opciones de Verdadero o Falso.

• Activar o Desactivar-Opciones de Activar o Desactivar

Objeto OLE

• Objetos OLE, como documentos de Word.

Propiedad de tamaño de campo

Después de crear un campo y establecer su tipo de datos, se pueden establecer otras propiedades de campo. El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades se pueden establecer. Por ejemplo, se puede controlar el tamaño de un campo de texto estableciendo su propiedad Tamaño del campo.

Para los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo es especialmente importante, porque determina el intervalo de valores de campo. Por ejemplo, un campo Número de un bit solo puede contener los enteros comprendidos entre 0 y 255.

La propiedad Tamaño del campo también determina cuánto espacio en disco requiere que cada valor de un campo Número. Dependiendo del tamaño del campo, el número puede usar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes.

Nota: Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. Para estos tipos de datos, Tamaño del campo establece el espacio máximo disponible para cualquier valor.

Tipos de datos en las relaciones y las combinaciones

Una relación de tabla es una asociación entre campos comunes de dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.

Una combinación es una operación SQL que combina datos de dos orígenes en un registro de un conjunto de registros de una consulta basándose en los valores de un campo especificado que los orígenes tienen en común. Una combinación puede ser una combinación interna, una combinación externa izquierda o una combinación externa derecha.

Al crear una relación de tabla o agregar una combinación a una consulta, los campos que se conectan deben tener los mismos tipos de datos o compatibles. Por ejemplo, no se puede crear una combinación entre un campo Número y un campo Texto, incluso si coinciden los valores de esos campos.

En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos Autonumeración son compatibles con los campos establecidos en el tipo de datos Número si la propiedad Tamaño del campo del segundo es Entero largo.

No se puede cambiar el tipo de datos o la propiedad Tamaño del campo de un campo que interviene en una relación de tabla. Se puede eliminar temporalmente la relación para cambiar la propiedad Tamaño del campo. Pero si se cambia el tipo de datos, no se podrá volver a crear la relación si no se cambia primero el tipo de datos del campo relacionado.

Propiedades de cada tipo de tipo de dato

Cuando se aplica un tipo de datos a un campo, contiene un conjunto de propiedades que se pueden seleccionar. Para más información, haga clic en los tipos de datos siguientes.

Datos adjuntos

Finalidad Se usa en un campo que permita adjuntar archivos o imágenes a un registro. Por ejemplo, si tiene una base de datos de contactos de trabajo, puede usar un campo de datos adjuntos para adjuntar una foto del contacto, o adjuntar documentos como un currículo. En algunos tipos de archivo, Access comprime los datos adjuntos a medida que se agregan. Los tipos de datos adjuntos solo están disponibles en las bases de datos con el formato de archivo .accdb.

Tipos de datos adjuntos que Access comprime

Al adjuntar cualquiera de los siguientes tipos de archivo, Access comprime el archivo.

• Mapas de bits, como archivos .bmp

• Metarchivos de Windows, incluidos archivos .emf

• Archivos de formato de archivo intercambiable (archivos .exif)

• Iconos

• Archivos Tagged Image File Format

Se pueden adjuntar muchos tipos de archivos a un registro. Pero algunos tipos de archivo que pueden implicar riesgos de seguridad se bloquean. Como regla general, se puede adjuntar cualquier archivo creado en uno de los programas de Microsoft Office. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y archivos .zip comprimidos. Para obtener una lista de los formatos de archivo de imagen admitidos, vea la tabla más adelante en esta sección.

Autonumeración

Finalidad Un campo Autonumeración se usa para proporcionar un valor único que solamente sirve para hacer que cada registro sea único. El uso más común de un campo Autonumeración es como clave principal, especialmente cuando no hay disponible ninguna clave natural adecuada (es decir, una clave que se basa en un campo de datos).

Un valor de campo Autonumeración requiere 4 o 16 bytes, según el valor de su propiedad Tamaño del campo.

Supongamos que tiene una tabla que almacena información de los contactos. Puede usar los nombres de los contactos como clave principal para la tabla pero, ¿cómo manejaría dos contactos con exactamente el mismo nombre? Los nombres son claves naturales inadecuadas, ya que a menudo no son únicos. Si se usa un campo Autonumeración, se garantiza que cada registro tiene un identificador único.

Nota: No se debe usar un campo Autonumeración para mantener un recuento de los registros de una tabla. Los valores Autonumeración no se reutilizan, por lo que los registros eliminados pueden provocar espacios en el recuento. Además, puede obtenerse fácilmente un número exacto de registros mediante una fila de totales en una hoja de datos.

Propiedades de Autonumeración

Tamaño de campo

Determina la cantidad de espacio que está asignado para cada valor. Para los campos Autonumeración, solo se permiten dos valores:

• El tamaño del campo Entero largo se usa para los campos Autonumeración que no se usan como Id. de replicación. Este es el valor predeterminado. No se debe cambiar este valor a menos que se esté creando un campo de Id. de replicación.

Nota: La replicación no es compatible con aquellas bases de datos que usan un nuevo formato de archivo, como .accdb.

Este valor hace que los campos Autonumeración sean compatibles con otros campos Número de Entero largo cuando se usan en relaciones o combinaciones. Cada valor de campo necesita 4 bytes de almacenamiento.

• El tamaño de campo Id. de replicación se usa para los campos Autonumeración que se usan como identificadores de replicación en una réplica de base de datos. No use este valor a menos que esté trabajando o implementando el diseño de una base de datos replicada.

Cada valor de campo necesita 16 bytes de almacenamiento.

Nuevos valores

Determina si un campo Autonumeración se incrementa con cada valor nuevo o si usa números aleatorios. Seleccione una de estas opciones:

• Incremento Se inicia con el valor 1 y aumenta en 1 con cada nuevo registro.

• Aleatorio Se inicia con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a cada nuevo registro. Los valores son del tamaño del campo Entero largo y están el intervalo entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Formato

Si está usando un campo Autonumeración como clave principal o como Id. de replicación, no debería establecer esta propiedad. De lo contrario, seleccione un formato de número que se ajuste a sus necesidades concretas.

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal. Sin un índice exclusivo, es posible escribir valores duplicados, lo que puede romper las relaciones de las que forma parte la clave.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Calculado

Finalidad Se usa para almacenar los resultados de un cálculo.

El cálculo debe referirse a otros campos en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones. Nota: Los tipos de datos calculados aparecieron por primera vez en Access 2010. Los tipos de datos calculados solo están disponibles en las bases de datos con el formato de archivo .accdb.

Propiedades de campo compatibles

Expresión

El resultado de este cálculo se almacenará en la columna calculada. Si esta columna se ha guardado, solo las columnas guardadas pueden usarse en esta expresión.

Tipo de resultado

El resultado del cálculo se mostrará como este tipo de datos.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Puede usar cualquier formato de número válido. En la mayoría de los casos, debe establecer el valor Formato para que coincida con el tipo de resultado.

Posiciones decimales

Especifica el número de posiciones decimales para usar al mostrar los números.

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Moneda

Finalidad Se usa para almacenar datos monetarios.

Los datos de un campo Moneda no se redondean durante los cálculos. Un campo Moneda tiene una exactitud de 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 dígitos a la derecha. Cada valor de campo Moneda requiere 8 bytes de almacenamiento.

Propiedades de campo compatibles

Propiedad

Uso

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Puede usar cualquier formato de número válido. En la mayoría de los casos, se debe establecer el valor Formato en Moneda.

Posiciones decimales

Especifica el número de posiciones decimales para usar al mostrar los números.

Máscara de entrada

Muestra caracteres de edición para guiar la entrada de datos. Por ejemplo, es posible que una máscara de entrada muestre un signo de dólar ($) al principio del campo.

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Fecha/hora y fecha/hora extendida

Propósito Se usa para almacenar datos basados en fecha y hora.

Propiedades de campo compatibles

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se muestra o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Se puede usar un formato predefinido o crear un formato personalizado propio.

Lista de formatos predefinidos

• Fecha general De forma predeterminada, si el valor es una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores Fecha corta y Hora larga.

Ejemplos

• • 4/3/07

  • 05:34:00 p.m.

  • 4/3/07 05:34:00 p.m.

• Fecha larga Es igual que el valor Fecha larga de la configuración regional de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 abril, 2007.

• Fecha mediana Muestra la fecha como dd-mmm-aaaa. Ejemplo: 3-Abr-2007.

• Fecha corta Igual que el valor Fecha corta de la configuración regional de Windows. Ejemplo: 4/3/07.

Advertencia: El valor Fecha corta supone que las fechas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es decir, se supone que los años son de 2000 a 2029). Se supone que las fechas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 son fechas del siglo XX (es decir, se supone que los años son de 1930 a 1999).

• Hora larga Igual que el valor de la pestaña Hora de la configuración regional de Windows. Ejemplo: 5:34:23 p.m.

• Hora mediana Muestra la hora como horas y minutos separados por el carácter separador de tiempo, seguido de un indicador de AM/PM. Ejemplo: 5:34 p.m.

• Hora corta Muestra la hora como horas y minutos separados por el separador de hora con un reloj de 24 horas. Ejemplo: 17:34.

Listas de componentes que se pueden usar en los formatos personalizados

Escriba cualquier combinación de los siguientes componentes para crear un formato personalizado. Por ejemplo, para mostrar la semana del año y el día de la semana, escriba ss/s.

Importante: Los formatos personalizados que no son coherentes con la configuración de fecha y hora especificada en la configuración regional de Windows se omiten.

Componentes separadores

Nota: Los separadores se establecen en la configuración regional de Windows.

: Separador de hora. Por ejemplo, hh:mm

/ Separador de fecha. Por ejemplo, mmm/aaaa

Cualquiera cadena corta de caracteres, entre comillas ("") Separador personalizado. Las comillas no se muestran. Por ejemplo, "," muestra una coma.

Componentes de formato de fecha

d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (de 1 a 31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (de 01 a 31).

ddd Las tres primeras letras del día de la semana (de Dom a Sáb).

dddd El nombre completo del día de la semana (de Domingo a Sábado).

s El día de la semana (de 1 a 7).

ww La semana del año (de 1 a 53).

m El mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (de 1 a 12).

mm El mes del año en dos dígitos numéricos (de 01 a 12).

mmm Las tres primeras letras del mes (de Ene a Dic).

mmmm El nombre completo del mes (de Enero a Diciembre).

t El trimestre del año (de 1 a 4).

a El número de día del año (de 1 a 366).

aa Los dos últimos dígitos del año (de 01 a 99).

aaaa Muestra todos los dígitos de un año para 0001-9999 según el rango de datos de tipo de datos de fecha y hora admitido.

Componentes de formato de hora

h La hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (de 0 a 23).

hh La hora en dos dígitos (de 00 a 23).

n El minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (de 0 a 59).

nn El minuto en dos dígitos (de 00 a 59).

s El segundo en uno o dos dígitos, según necesario (de 0 a 59).

ss El segundo en dos dígitos (de 00 a 59).

Componentes de formato de reloj

A.M./P.M. Reloj de 12 horas con las letras en mayúscula "A.M." o "P.M.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 P.M..

a.m./p.m. Reloj de 12 horas con las letras en minúscula "a.m." o "p.m.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 p.m..

A./P. Reloj de 12 horas con la letra en mayúscula "A." o "P.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 P..

a/p Reloj de 12 horas con la letra en minúsculas "a" o "p", según corresponda. Por ejemplo, 9:34p.

AMPM Reloj de 12 horas con el designador de mañana o tarde adecuado según la definición de la configuración regional de Windows.

Formatos predefinidos

c Igual que el formato predefinido Fecha general.

ddddd Igual que el formato predefinido Fecha corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

Posiciones decimales (solo fecha y hora extendida)

Escriba una precisión fraccional para especificar el número de dígitos a la derecha de la coma decimal (1-7).

No hay ningún formato personalizado disponible.

Modo IME

Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.

Modo de oraciones IME

Controla la conversión de frases en las versiones asiáticas de Windows.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Máscara de entrada

Muestra caracteres de edición para guiar la entrada de datos. Por ejemplo, es posible que una máscara de entrada muestre un signo de dólar ($) al principio del campo.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Mostrar el Selector de fecha

Especifica si se muestra el control Selector de fecha.

Nota: Si se usa una máscara de entrada para un campo de fecha y hora, el control Selector de fecha no está disponible independientemente de cómo se establezca esta propiedad.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Hipervínculo

Finalidad Se usa para almacenar un hipervínculo, como una dirección de correo o la dirección URL de un sitio web.

Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Pueden almacenar hasta 2048 caracteres.

Propiedades de campo compatibles

Permitir longitud cero

Permite escribir (al establecerla en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Hipervínculo, Texto o Memo.

Solo anexar

Determina si se va a realizar el seguimiento de los cambios de valor de campo. Hay dos opciones:

• Sí Se realiza el seguimiento de los cambios. Para ver el historial de valores de campo, haga clic con el botón derecho en el campo y, después, haga clic en Mostrar historial de columna.

• No No se realiza el seguimiento de los cambios.

Advertencia: Advertencia: Al establecer esta propiedad en No se elimina el historial existente de valores de campo.

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Se puede definir un formato personalizado para un campo de hipervínculo.

Modo IME

Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.

Modo de oraciones IME

Controla la conversión de frases en las versiones asiáticas de Windows.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Compresión Unicode

Comprime el texto que se almacena en este campo cuando se almacenan menos de 4.096 caracteres.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Memo

Finalidad Se usa para almacenar un bloque de texto que tenga más de 255 caracteres de longitud y tenga formato. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Memo por Texto largo.

Propiedades de campo compatibles

Permitir longitud cero

Permite escribir (al establecerla en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Hipervínculo, Texto o Memo.

Solo anexar

Determina si se va a realizar el seguimiento de los cambios de valor de campo. Hay dos opciones:

• Sí Se realiza el seguimiento de los cambios. Para ver el historial de valores de campo, haga clic con el botón derecho en el campo y, después, haga clic en Mostrar historial de columna.

• No No se realiza el seguimiento de los cambios.

Advertencia: Al establecer esta propiedad en No se elimina el historial existente de valores de campo.

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Sugerencia: Un título eficaz suele ser breve.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Se puede definir un formato personalizado para un campo Memo.

Modo IME

Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.

Modo de oraciones IME

Controla la conversión de frases en las versiones asiáticas de Windows.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Compresión Unicode

Comprime el texto que se almacena en este campo cuando se almacenan menos de 4.096 caracteres.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Número

Finalidad Se usa para almacenar un valor numérico que no es un valor monetario. Si es posible que los valores del campo se usen para realizar un cálculo, use el tipo de datos Número.

Propiedades de campo compatibles

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Posiciones decimales

Especifica el número de posiciones decimales para usar al mostrar los números.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Tamaño de campo

Seleccione una de estas opciones:

• Byte : se usa para enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es 1 byte.

• Entero : se usa para enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. El requisito de almacenamiento es 2 bytes.

• Entero largo : se usa para enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.

Sugerencia: Use Entero largo cuando cree una clave externa para relacionar con el campo de clave principal Autonumeración de otra tabla.

• Single Se usa para valores numéricos de punto flotante que van de -3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.

• Double Se usa para valores numéricos de punto flotante que van de -1,797 x 10308 a 1,797 x 10308 y hasta quince dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de 8 bytes.

• Id. de replicación se usa para almacenar un identificador único global necesario para la replicación. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que la replicación no es compatible con el formato de archivo .accdb.

• Decimal Se usa para valores numéricos que van desde -9,999... x 1027 a 9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Sugerencia: Para un mejor rendimiento, especifique siempre el menor Tamaño del campo suficiente.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se muestra o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Puede usar cualquier formato de número válido.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Máscara de entrada

Muestra caracteres de edición para guiar la entrada de datos. Por ejemplo, es posible que una máscara de entrada muestre un signo de dólar ($) al principio del campo.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Número grande

Finalidad Se usa para almacenar un valor numérico largo que no es un valor monetario. Si es posible que los valores del campo se usen para realizar un cálculo, use el tipo de datos Número largo.

Propiedades de campo compatibles

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Posiciones decimales

Especifica el número de posiciones decimales para usar al mostrar los números.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se muestra o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Puede usar cualquier formato de número válido.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Máscara de entrada

Muestra caracteres de edición para guiar la entrada de datos. Por ejemplo, es posible que una máscara de entrada muestre un signo de dólar ($) al principio del campo.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Objeto OLE

Finalidad Se usa para adjuntar un objeto OLE, como una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, a un registro. Si quiere usar características de OLE, debe usar el tipo de datos Objeto OLE.

En la mayoría de los casos, debería usar un campo Datos adjuntos en lugar de un campo Objeto OLE. Los campos Objeto OLE admiten menos tipos de archivo que los campos Datos adjuntos. Además, los campos Objeto OLE no permiten adjuntar varios archivos a un único registro.

Propiedades de campo compatibles

Propiedad

Uso

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Texto

Finalidad Se usa para almacenar hasta 255 caracteres de texto. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Propiedades de campo compatibles

Permitir longitud cero

Permite escribir (al establecerla en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Hipervínculo, Texto o Memo.

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Tamaño de campo

Escriba un valor entre 1 y 255. Los campos de texto pueden variar de 1 a 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, use el tipo de datos Memo.

Sugerencia: Para un mejor rendimiento, especifique siempre el menor Tamaño del campo suficiente.

Por ejemplo, si está almacenando códigos postales de una longitud conocida, especifique la longitud como el Tamaño del campo.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Se puede definir un formato personalizado para un campo Texto.

Modo IME

Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.

Modo de oraciones IME

Controla la conversión de frases en las versiones asiáticas de Windows.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Obligatorio

Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes están en desuso en Access 2013.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Compresión Unicode

Comprime el texto que se almacena en este campo cuando se almacenan menos de 4.096 caracteres.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Sí/No

Finalidad Se usa para almacenar un valor booleano.

Propiedades de campo compatibles

Título

El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.

Un título eficaz suele ser breve.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agrega un nuevo registro.

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se muestra o imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al campo. Seleccione una de estas opciones:

• Verdadero/Falso Muestra el valor como Verdadero o Falso.

• Sí/No Muestra el valor como Sí o No.

• Activado/Desactivado Muestra el valor como Activado o Desactivado.

Indexado

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:

• Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

• Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.

• No Quita cualquier índice del campo.

Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave principal.

Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios campos al establecer esta propiedad.

Alinear texto

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Dar formato a un campo de texto

Los campos Texto corto y Texto largo (también denominado Memo) son quizás los tipos de datos más usados. Con el formato de texto tiene dos opciones: mantener los formatos predeterminados o crear un formato personalizado. Cuando se aplica un formato a un campo de tabla, ese mismo formato se aplica automáticamente a cualquier control de formulario o informe que se enlaza posteriormente a ese campo de tabla. El formato solo cambia la forma en que se muestran los datos y no afecta a la forma en que se almacenan los datos ni a la forma en que los usuarios escriben los datos.

Información general sobre los formatos de texto

Los tipos de datos Texto corto y Texto largo (también denominado Memo) no tienen formatos predefinidos. El tipo de datos Texto corto solo tiene formatos personalizados. El tipo de datos Texto largo tiene formato de texto enriquecido y personalizado. Si no especifica un formato, Access a la izquierda alinea todo el texto de las hojas de datos.

Normalmente, se aplican formatos personalizados a tipos de datos texto corto y texto largo para facilitar la lectura de los datos de la tabla. Por ejemplo, si usa un formulario para recopilar números de tarjeta de crédito y almacena esos números sin espacios, puede usar un formato personalizado para agregar los espacios adecuados para que los números de tarjeta de crédito sean más fáciles de leer.

Los formatos personalizados para campos de texto pueden tener hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para los diferentes datos de un campo.

Primera - Formato para campos con texto.

Segunda - Formato para campos con cadenas de longitud cero y valores Null.

Por ejemplo, si tiene un cuadro de texto en el que quiere que aparezca la palabra "Ninguna" cuando no haya ninguna cadena en el campo, puede escribir el formato personalizado @;"Ninguna" como valor de la propiedad Format del control. El símbolo @ de la primera sección hace que se muestre el texto del campo y la segunda sección hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando hay una cadena de longitud cero o un valor Null en el campo.

Puede usar la función Formato para devolver un valor para una cadena de longitud cero y otro para un valor Null

Aplicar un formato personalizado

1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo Fecha y hora al que desea dar formato.

3. En la sección Propiedades del campo, seleccione la pestaña General, haga clic en la celda situada junto al cuadro Formato y escriba los caracteres específicos en función de sus necesidades de formato.

4. Después de escribir un formato, aparece el botón Opciones de actualización de propiedades y le permite aplicar el formato a cualquier otro campo de tabla y controles de formulario que lo heredarán lógicamente. Para aplicar los cambios en toda la base de datos, haga clic en la etiqueta inteligente y, a continuación, haga clic en Actualizar formato en todas <nombre de campo> se usa. En este caso, Nombre de campo es el nombre del campo Texto.

5. Si decide aplicar los cambios a toda la base de datos, aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar propiedades y mostrará los formularios y otros objetos que heredarán el nuevo formato. Haga clic en Sí para aplicar el formato.

6. Guarde los cambios y, a continuación, cambie a la vista Hoja de datos para ver si el formato satisface sus necesidades.

7. Pruebe el formato de texto personalizado de las siguientes maneras:

   • Escriba valores en mayúsculas o minúsculas y vea cómo trata el formato los datos.

   • Escriba una cadena de longitud cero o un valor nulo y vea si le gusta el resultado.

Caracteres de formato personalizados

Nota: Aplicar cualquier formato personalizado a los campos Texto largo o Memo trunca la presentación a 255 caracteres.

Para crear un formato personalizado, use los caracteres siguientes como marcadores de posición y separadores.

@

Se usa para mostrar cualquier carácter disponible para su posición en la cadena de formato. Si Access coloca todos los caracteres en los datos subyacentes, los marcadores de posición restantes aparecen como espacios en blanco.

Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinea a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales.

&

Se usa para mostrar cualquier carácter disponible para su posición en la cadena de formato. Si Access coloca todos los caracteres en los datos subyacentes, los marcadores de posición restantes no muestran nada.

Por ejemplo, si la cadena de formato &&&&& y el texto es ABC, solo se muestra el texto alineado a la izquierda.

!

Se usa para forzar que los caracteres de marcador de posición se rellenan de izquierda a derecha en lugar de de derecha a izquierda. Debe usar este carácter al principio de cualquier cadena de formato.

<

Se usa para forzar todo el texto en minúsculas. Debe usar este carácter al principio de una cadena de formato, pero puede precederlo con un signo de exclamación (!).

>

Se usa para forzar todo el texto en mayúsculas. Debe usar este carácter al principio de una cadena de formato, pero puede precederlo con un signo de exclamación (!).

*

Cuando se usa, el carácter inmediatamente después del asterisco (*) se convierte en un carácter de relleno, un carácter que se usa para rellenar espacios en blanco. Access normalmente muestra el texto como alineado a la izquierda y rellena cualquier área a la derecha del valor con espacios en blanco. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de una cadena de formato. Al hacerlo, Access rellena los espacios en blanco con el carácter especificado.

Espacio en blanco, + - $ ()

Se usa para insertar espacios en blanco, caracteres matemáticos (+ -), símbolos financieros ($ ¥ ¥) y paréntesis según sea necesario en cualquier lugar de las cadenas de formato. Si desea usar otros símbolos matemáticos comunes, como la barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*), rodeándolos entre comillas dobles, tenga en cuenta que puede colocar estos caracteres en cualquier lugar de la cadena de formato.

"Texto literal"

Use comillas dobles para rodear cualquier texto que desee mostrar a los usuarios.

\

Se usa para obligar a Access a mostrar el carácter que sigue inmediatamente. Esto es lo mismo que rodear un carácter con comillas dobles.

[color]

Se usa para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe escribir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.