1. El correo electrónico

El correo electrónico es un método de intercambio de mensajes a través de cualquier red de ordenadores, incluyendo Internet. Un mismo mensaje puede enviarse a uno o más destinatarios.

Cada hogar u oficina dispone de una dirección postal: al enviar una carta, en el sobre se indica tanto la dirección postal del destinatario como la del remitente. Esta última es necesaria para avisar al remitente si fuese imposible entregar la carta. En el correo electrónico se hace exactamente lo mismo, solo que las direcciones son más sencillas y constan solo de dos elementos, separados por el símbolo @:

• Nombre de usuario: identifica un buzón concreto de una persona o entidad.

• Nombre de dominio: indica el proveedor de correo electrónico en el que se encuentra registrado el buzón.

Podemos clasificar los dominios en dos categorías:

• Los específicos de proveedores de correo, como Hotmail, Gmail o Yahoo. Cualquier persona puede solicitar un buzón en estos proveedores de forma gratuita, pero en algunos casos pueden cobrar a cambio de ofrecer un buzón de mayor capacidad. Por ejemplo: agarcia@gmail.com

• Los que corresponden a sitios web registrados por particulares o empresas. Así, cuando una empresa registra el dominio ordenadoreslopez.com con un proveedor de alojamiento web, es posible crear cuentas de correo para ese dominio, pero no estarán disponibles para usuarios particulares. Por ejemplo: contacto@ordenadoreslopez.com

Un mensaje de correo electrónico tiene dos componentes:

• Cabecera: incluye toda la información de control sobre el mensaje:

  • El remitente.

  • El destinatario o destinatarios.

  • La fecha y hora del envío.

  • El título del mensaje, llamado «asunto».

• Cuerpo: en él se incluye el texto y también pueden adjuntarse archivos de todo tipo

1.1.- Funcionamiento del correo electrónico

El correo electrónico sigue el modelo store and forward (almacenamiento y reenvío). A pesar de las apariencias, el emisor no envía el correo directamente al receptor, sino al servidor de correo del destinatario, que lo almacena hasta que el cliente de correo del destinatario lo solicita. El proceso es análogo al envío de un paquete postal a un apartado de correos, solo que los actores y protocolos son diferentes.

Por tanto, los elementos fundamentales para la gestión de correo electrónico son:

• Servidor de correo electrónico: incluye los componentes MTA y MDA en la explicación previa. Gestiona los buzones de correo de un determinado proveedor.

• Cuenta de correo: se trata de nuestro buzón personal, concedido y gestionado por el proveedor de correo, y al que accedemos con un identificador de usuario y una contraseña.

• Cliente de correo: es el componente MUA en la explicación previa. Se trata del software mediante el cual accedemos a nuestra cuenta de correo y gestionamos nuestros mensajes.

A la hora de obtener los mensajes, el cliente de correo puede comunicarse con el servidor utilizando dos protocolos muy distintos: IMAP y POP3.

Protocolo IMAP: los mensajes permanecen siempre en el servidor, y es allí donde se organizan en carpetas. No se necesita instalar ningún cliente de correo, ya que todas las operaciones pueden realizarse a través de la web del proveedor.

Ventajas del protocolo IMAP (correo web o webmail):

• Podemos acceder a todos los mensajes desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, sin instalar ningún cliente de correo, pero muchas cuentas de correo web admiten también el uso de clientes.

• Si nuestro equipo sufre una avería, no perdemos los mensajes, puesto que se encuentran almacenados en el servidor.

• Es posible que distintas personas gestionen la misma cuenta de correo, accediendo desde distintos lugares.

Protocolo POP3: fue el primero en utilizarse. Requiere instalar en nuestro equipo un cliente de correo (como Microsoft Outlook): el cliente se conecta al servidor y descarga en nuestro ordenador los mensajes, y los elimina a continuación del servidor. Una vez en nuestro poder, el cliente nos permitirá organizar los mensajes en carpetas.

Ventajas del protocolo POP3 (correo convencional):

• No dependemos de acceso a Internet para visualizar nuestros mensajes almacenados.

• Como consecuencia, los archivos adjuntos se abren mucho más rápido. Al usar nuestro disco duro para almacenar los mensajes, podemos despreocuparnos del tamaño de los mensajes y sus archivos adjuntos.

• Nos permite configurar distintas cuentas de correo en el mismo cliente, de forma que unificaremos los mensajes de dichas cuentas y podremos reutilizar elementos como la libreta de direcciones.

Con el tiempo se tiende a utilizar IMAP cada vez más. La explicación hay que buscarla en la mayor velocidad de las conexiones a Internet, en las cada vez más potentes funcionalidades de los clientes de correo web, y en la generalización de los dispositivos móviles. Todo ello potencia las ventajas de IMAP y mitiga sus inconvenientes: la tendencia actual es a que la información se almacene en la red, y seamos nosotros quienes accedamos a ella. Hoy día un profesional puede tener tres, cuatro o más dispositivos desde los que consulta su correo, por ello se percibe como una limitación el tener el correo centralizado solo en uno de ellos.

Esto no significa que POP3 ya no tenga sentido: aún es ampliamente utilizado, aunque su uso ha quedado relegado a la empresa. Cuando se maneja una gran cantidad de cuentas y de contactos, así como un elevado volumen de mensajes con muchos archivos adjuntos, los clientes de correo tradicionales permiten gestionar el correo de forma más cómoda, rápida y eficiente.

1.2. Mensajería instantánea

Seguro que utilizas con frecuencia los servicios de mensajería instantánea (llamados habitualmente chats). Este servicio se diferencia del correo electrónico en que la comunicación es instantánea, lo que requiere que todos los interlocutores se encuentren conectados al servidor simultáneamente.

El chat surge para facilitar una comunicación muy básica e inmediata, mientras que el correo electrónico se ajusta mejor a una comunicación más formal, con más contenido.

Sin embargo, en los últimos tiempos ambos conceptos se están acercando, puesto que el chat ofrece servicios propios del correo electrónico:

• Guardan los mensajes incluso si el destinatario se ha desconectado.

• Permiten adjuntar archivos.

• Guardan el registro de la conversación.

En todo esto tiene mucho que ver la generalización de los sistemas de comunicaciones a través de teléfonos móviles y tabletas: el resultado es una comunicación constante en la que se difuminan las barreras entre mensaje instantáneo y mensaje de correo. En el mundo empresarial la distinción permanece: los mensajes tienen una intención más clara y un contenido más relevante.

Sin embargo, es muy habitual utilizar sistemas de mensajería instantánea para coordinar el trabajo en equipo. En este sentido, casi todos los chats incorporan la posibilidad de realizar videoconferencia (Skype fue el software pionero), una herramienta muy útil para apoyar tanto el teletrabajo como las colaboraciones con empresas en el extranjero.

2. Gestión de correo electrónico a través de la web

Existen muchos proveedores de correo web, y aunque es muy probable que ya dispongas de al menos una cuenta de correo personal, en este apartado repasaremos el proceso de creación de cuentas, gestión de los mensajes y la libreta de contactos.

Como ejemplo utilizaremos Gmail, el correo web de Google. En un momento en el que el tamaño de los buzones ofrecidos por los proveedores era muy pequeño, Google rompió moldes al lanzar Gmail y garantizar varios gigabytes de capacidad de forma gratuita. También innovó al organizar los mensajes en forma de «conversaciones »: así, cuando dos o más personas se comunican respondiendo múltiples veces a un mismo mensaje, Google los agrupa en un solo hilo de conversación, parecido a los publicados en los foros de discusión. La utilización de etiquetas en lugar de carpetas revolucionó también la clasificación de mensajes.

La libreta de direcciones

La sección Contactos, accesible a través del menú principal, permite almacenar datos sobre las personas con las que nos comunicamos.

3. Gestión de correo electrónico en Outlook

Microsoft Outlook es un cliente de correo utilizado para acceder a nuestros mensajes mediante el protocolo POP3. Esto significa que los mensajes se descargan en nuestro equipo, donde podremos organizarlos y consultarlos posteriormente incluso aunque perdamos la conectividad con Internet.

Los clientes de correo, como Microsoft Outlook, suelen utilizarse para gestionar cuentas de correo empresariales o institucionales. En estos casos es frecuente manejar archivos adjuntos de gran tamaño, y resulta más cómodo almacenarlos en nuestro equipo. Otra gran ventaja de clientes como Outlook es que permiten gestionar distintas cuentas de distintos proveedores en un mismo cliente.

En la Figura 7.14 se muestra la sección principal de Outlook: el correo electrónico. Más adelante se mostrarán el resto de las secciones: Contactos, Calendario y Agenda.

3.1. Configuración de una cuenta en Outlook

Microsoft Outlook puede gestionar cualquier cuenta de correo a la que se pueda acceder mediante el protocolo POP3. Estas cuentas suelen conseguirse a través de dominios registrados, empresas o instituciones, pero cada vez es menos habitual que un usuario particular tenga acceso a las mismas. Sin embargo, algunos proveedores de correo web admiten el acceso a sus cuentas mediante el protocolo POP3.

3.2. Gestión de mensajes y contactos

Para el usuario habitual de Office, una de las ventajas de utilizar Outlook es que tendrá a su disposición muchas de las herramientas ya conocidas para dar formato, revisar ortografía, insertar elementos… En el caso del formato hay que destacar que reaparece la combinación de temas y conjuntos de estilos de Word: esto permite dotar a los títulos y textos del mismo aspecto corporativo utilizado en informes o presentaciones.

La gestión de contactos resulta muy cómoda e intuitiva: se introducen los datos de cada uno, incluida una fotografía, y se generan tarjetas de visita (formato vCard) que luego pueden incorporarse como parte de nuestra firma. La forma más vistosa de organizar los contactos es mostrando estas tarjetas, pero la opción Cambiar vista nos permitirá visualizarlos de forma más convencional.

A. Listas de distribución

En ocasiones tenemos que mantener una comunicación frecuente con un elevado número de contactos, y resulta muy engorroso escribir manualmente sus direcciones o seleccionarlas desde nuestra libreta.

Una lista de distribución es un conjunto de direcciones de correo agrupadas bajo un mismo nombre, por ejemplo «empleados@miempresa.com». Al escribir un mensaje a esa dirección, el mensaje llega a todos los miembros de la lista.

Un cliente de correo como Outlook no puede crear una dirección así: esto sería responsabilidad del proveedor de correo. Sin embargo, Outlook ofrece la posibilidad de crear grupos de contactos para lograr una funcionalidad similar.

3.3. Redifusión de contenidos

A lo largo del día es habitual que consultemos distintos sitios web que son de nuestro interés: se trata de fuentes de noticias relacionadas con cualquier ámbito (internacional, política, tecnología, cultura, etc.), pero también blogs o diarios personales on-line.

La redifusión web es una forma de publicación de contenidos que permite a un usuario suscribirse a una determinada fuente y recibir notificaciones cuando dicha fuente se actualice.

El suscriptor recibe un resumen con los titulares publicados por la fuente. Como puede suscribirse a múltiples fuentes, la redifusión web se convierte en una excelente forma de tener agrupadas todas las noticias relevantes y acceder fácilmente a las mismas.

4. Gestión de la agenda electrónica

La agenda electrónica nos permite organizar nuestras citas, reuniones y eventos tanto profesionales como personales. Esta aplicación se suele integrar con el gestor de correo electrónico porque ambas aplicaciones se benefician de utilizar una libreta de contactos común; además, la agenda utiliza el correo electrónico para enviar avisos sobre los eventos. Para acceder a la agenda en Outlook, haz clic en la sección Calendario.

Las tareas se visualizan en el panel derecho, pero también tienen su propia sección en el menú principal de Outlook, al igual que ocurría en Gmail. Las tareas no se visualizan en el calendario; sin embargo, si arrastras con el ratón una tarea a un día del calendario (ya sea en el calendario en miniatura o en la sección Calendario propiamente dicha), se generará una cita asociada a dicha tarea.