1. Nesta seção constam os resultados da pesquisa realizada nas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) quanto à gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais.

CONSIDERAÇÕES METODOLÓGICAS SOBRE O LEVANTAMENTO E APRESENTAÇÃO DOS DADOS

2. A pesquisa realizada nas 104 (cento e quatro) Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) registradas no Sistema e-MEC (tomando por referência o primeiro semestre de 2017), abrangeu os seguintes temas: Política de gestão de documentos; Unidades administrativas e pessoal responsável pela gestão de documentos; Adoção do Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das IFES; Produção de documentos arquivísticos digitais; Política de gestão de documentos abrangendo os documentos arquivísticos digitais; Utilização de sistemas informatizados para produção de documentos arquivísticos digitais; Adesão dos sistemas informatizados ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil); Existência de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq); e, Planejamento quanto à manutenção de objetos digitais no longo prazo.

Como a pesquisa abrangeu um elevado número de instituições, aliada a uma diversidade de questionamentos que, por vezes, podem ser respondidos de modo subjetivo considerando a complexidade dos temas abordados, faz-se as seguintes considerações metodológicas quanto à coleta dos dados, sua tabulação e respectiva apresentação.

• A coleta de dados foi realizada por meio do Sistema Eletrônico de Informação ao Cidadão (e-SIC), durante o período de 01/03/2017 a 30/06/17, perfazendo um total de 03 (três) meses para que os dados fossem disponibilizados pelas instituições. Durante este período, 03 (três) instituições não apresentaram as respostas dos questionamentos, sendo elas: Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS); Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN); e, Instituto Federal de Rondônia (IFRO). Diante disso, os dados referentes a essas instituições não puderam ser considerados na pesquisa. Cumpre destacar que o prazo de atendimento da LAI, via de regra é de 30 (trinta) dias, e após este período, recursos foram interpostos à instância superior das IFES, e até mesmo à Controladoria Geral da União (CGU), não sendo obtido retorno até a data final estipulada para a coleta de dados.
• Após a coleta de dados é possível que tenham ocorridas mudanças na situação das IFES, como, por exemplo: nomenclatura dos setores; quadro de pessoal; responsáveis pelas unidades de gestão documental; publicação de políticas; implantação de sistemas que produzem documentos digitais; entre outros. Sendo assim, ao longo do tempo novas coletas podem ser realizadas a fim de atualizar o cenário apresentado.
• O recebimento de respostas subjetivas dificulta a tabulação dos dados. Mesmo utilizando a plataforma e-SIC, que em tese visa propiciar informações objetivas (ou até mesmo documentos na íntegra), ressalta-se que determinadas respostas não foram precisas quanto à respectiva pergunta. Identificou-se dois motivos para tal situação: a) necessidade da IFES descrever/explicar o contexto da instituição para justificar a resposta envolvendo os elementos de gestão documental, e sendo assim, apresentando respostas imprecisas; e, b) falta de compreensão/entendimento sobre alguns elementos abordados nas perguntas, como, por exemplo: Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), política de gestão de documentos, Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), entre outros.
• A apresentação dos dados pautou-se em: - gráficos retratando o cenário geral das IFES quanto à gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais; - quadros apresentando a existência de unidades administrativas responsáveis pela gestão documental com os respectivos responsáveis, existência de arquivistas e/ou técnicos em arquivo, e os sistemas informatizados adotados; - tabelas apresentando as respostas recebidas das IFES, como forma de propiciar aos consulentes informações específicas de cada umas das instituições envolvidas na coleta de dados.

3. A seguir é apresentado o panorama das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) brasileiras quanto à existência de uma política/programa de gestão de documentos arquivísticos. Nesse primeiro questionamento, as Instituições se manifestaram apontando se possuem (Sim), não possuem (Não), ou se estão com a política/programa em desenvolvimento (Em construção). Ainda, foram tabulados como "Não respondeu" os dados de IFES que não se manifestaram frente a esse questionamento.

4. Nota-se que prevalece entre as IFES brasileiras a falta de oficialização de uma política/programa que norteie a gestão dos documentos arquivísticos, uma vez que 72% das instituições não possuem uma política implantada, 15% dessas instituições estão construindo a política, e apenas 10% já possuem um programa implantado para subsidiar a gestão dos documentos arquivísticos. Ainda, 3% das instituições não se manifestaram a esse respeito.

Chama a atenção o fato de que muitas IFES consideram que a implantação de uma política de gestão para os documentos arquivísticos depende da criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), ao afirmarem que não existe política de gestão de documentos na instituição por não ter sido criada a CPAD. Infere-se que, embora a constituição de uma CPAD seja parte importante da estruturação de um programa de gestão arquivística de documentos, ligada principalmente à função de avaliação, não há uma relação que impossibilite a oficialização da política se ainda não existir uma CPAD.

5. O segundo questionamento indagou se as IFES possuem uma unidade (Setor de Arquivo) formalmente instituída, a qual seria responsável pela gestão dos documentos arquivísticos na instituição. As respostas são apresentadas em percentuais tabulados como "Sim", "Não", "Não respondeu" ou "Em estruturação", como pode ser observado no gráfico a seguir.

6. Pelos resultados apresentados, observa-se que as IFES vêm constituindo Setores de Arquivo para gerir os documentos arquivísticos, uma vez que 66% das instituições informaram possuir uma unidade com essa finalidade, 30% afirmou ainda não ter instituído, 1% informou estar em processo de estruturação do setor, e 3% não responderam ao questionamento.

Nota-se pelas respostas, que em uma parcela das IFES ainda não foi constituído um Setor de Arquivo responsável pela coordenação da gestão arquivística da instituição como um todo, existindo vários casos em que, em instituições multicampi foram constituídos setores nos Campus, e não na sede, ou seja, aparentemente há uma "compartimentação" das ações de gestão documental, com setores atuando isoladamente, sem amparo de uma política e de uma unidade que coordene e oriente os procedimentos arquivísticos para toda a Instituição.

Complementando esse questionamento, perguntou-se às IFES qual era o cargo do responsável pelo Setor de Arquivo, e as respostas podem ser observadas no quadro a seguir.

7. Observa-se que, embora os Setores de Arquivo sejam orientados predominantemente por arquivistas, há outros profissionais à frente dos Setores de Arquivo, entre os quais se destacam: assistente ou auxiliar em administração, docente, técnico em arquivo, copeira, bibliotecário, administrador, lancheiro, vigilante, técnico em contabilidade, e analista de TI. Isso indica um descompasso ao que determina a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, a qual determina no Artigo 2º que é atribuição do arquivista o planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo.

Em uma das IFES foi informado a inexistência de responsável formalmente designado, pois a instituição considera que os servidores respondem "solidariamente" pelas atividades do setor.

8. O terceiro questionamento averiguou se as IFES possuem em seu quadro de pessoal arquivistas e técnicos em arquivo. Percebe-se que esses profissionais estão atuando nessas Instituições, uma vez que 82% afirmou ter em seu quadro de pessoal arquivistas e técnicos em arquivo (concomitantemente), ou arquivista (apenas arquivista), ou técnico em arquivo (apenas técnico em arquivo). Apenas 15% das IFES ainda não possuem esses profissionais, enquanto que 3% das instituições não responderam a esse questionamento, como pode ser visualizado no gráfico a seguir.

9. Complementando o questionamento anterior, no quadro a seguir é possível visualizar as IFES que possuem estes profissionais atuando nas unidades de arquivo, especificando se a instituição possui arquivista, técnico em arquivo ou se ambos os profissionais atuam na instituição.

10. Fato que chama atenção é o expressivo número de instituições que possuem apenas o cargo de técnico em arquivo, sem ter a atuação do arquivista. Este é o profissional que de acordo com a Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978 (regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo), é o indicado no Art. 2º como sendo o responsável pelo planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo e pelo planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo.

Destaca-se também o número de instituições que possuem arquivistas e técnicos em arquivo, mas em contrapartida não possuem uma política de gestão de documentos arquivísticos oficializada. Há portanto, um descompasso da aplicação das tarefas e atividades de gestão de documentos frente ao seu registro num instrumento normativo.

11. O quarto questionamento realizado junto às IFES verificou se as instituições adotam o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-meio da Administração Pública e o Código de Classificação de Documentos relativo às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES.

Observa-se que as IFES vêm utilizando esses instrumentos, uma vez que 53% afirmaram que os documentos arquivísticos vêm sendo classificados de acordo com os instrumentos normativos aprovados por intermédio da Resolução nº 14 do Conselho Nacional de Arquivos (Atividades-meio), e da Portaria nº 92/2011 do Arquivo Nacional (Atividades-fim das IFES). Entretanto, 26% das instituições ainda não fazem uso desses instrumentos, 17% disseram utilizá-los parcialmente, e 4% não responderam ao questionamento, como pode ser observado no gráfico a seguir.

12. Complementando o questionamento anterior, indagou-se às IFES se a adoção dos Códigos de Classificação estariam registrados através de Resolução, Instrução Normativa, Portaria ou outro instrumento normativo da instituição. O gráfico a seguir retrata a situação desta questão.

13. A esse respeito, observa-se que as IFES não têm registrado a utilização desses instrumentos, uma vez que 39% afirmaram não ter registrado a adoção desses instrumentos técnicos, 25% disseram que o questionamento não se aplicava à instituição, 2% responderam que a adoção está registrada parcialmente, e 21% não responderam ao questionamento.

Embora previsto na Portaria nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, a qual determinou que o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, aprovado pela Portaria nº 92, de 23 de setembro de 2011, do Arquivo Nacional, sejam de uso obrigatório nas IFES, ficando a cargo destas dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos, apenas 13% das instituições afirmaram ter regulamentado a utilização desses instrumentos.

14. O quinto questionamento referiu-se à produção de documentos arquivísticos digitais. Apresentou-se um índice de 57% das instituições afirmando que produzem documentos arquivísticos digitais, 39% apontaram que ainda não produzem documentos digitais, 1% respondeu produzir documentos digitais parcialmente, e 3% das instituições não responderam a esse questionamento, como pode ser observado no gráfico a seguir.

15. Em complemento ao questionamento anterior indagou-se, em caso de serem produzidos documentos arquivísticos digitais, se estes estariam incluídos na política de gestão de documentos arquivísticos da instituição, conforme estabelece a Resolução nº 20/Conarq/2004, que dispõe sobre a inserção de documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Os resultados a esse respeito são apresentados no gráfico a seguir.

16. Os resultados acerca desse questionamento mostram que em apenas 6% das IFES os documentos digitais estão incluídos na política de gestão de documentos, 1% das instituições informaram ter incluído parcialmente, 2% disseram que a política está em elaboração, enquanto 29% afirmaram não ter incluído os documentos em um programa de gestão arquivística de documentos. O alto quantitativo de IFES que não responderam a esse questionamento (26%), ou disseram não se aplicar à instituição (36%), demonstra um cenário crítico para a manutenção dos documentos arquivísticos digitais, pois estes, embora produzidos por 57% das instituições, na maioria dos casos não estão incluídos na política de gestão de documentos.

Essa realidade demonstra que há uma sucessão de lacunas na oficialização de instrumentos voltados aos documentos arquivísticos digitais, partindo da inexistência de políticas/programas de gestão de documentos oficialmente instituídas, passando pelas lacunas na aplicação do código de classificação de documentos, até alcançar a não consideração dos documentos digitais nas políticas de gestão documental (quando instituídas).

17. O sexto questionamento verificou se as IFES haviam implantado ou adotado um sistema informatizado para a produção e tramitação de documentos arquivísticos digitais. A esse respeito, 70% das instituições afirmaram possuir um sistema informatizado para a produção e tramitação de documentos digitais, 25% das IFES informaram não possuir nenhum sistema, 3% não responderam ao questionamento, e 2% afirmaram que o questionamento não se aplicava à instituição, como pode ser visualizado no gráfico a seguir.

19. Chama a atenção o alto quantitativo de instituições que implantarão o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), e de instituições que embora já possuindo um sistema informatizado estão migrando para a utilização do SEI.

O SEI é um sistema desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), que foi escolhido como solução para o Processo Eletrônico Nacional – PEN. No Poder Executivo, por meio do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) diversas IFES aderiram, ou estão em processo de adesão, ao SEI. De acordo com as “Considerações do Arquivo Nacional, órgão central do sistema de gestão de documentos de arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal acerca do Sistema Eletrônico de Informações – SEI – 2015”, o SEI ainda não pode ser considerado um SIGAD, pois é necessário que sejam implementadas novas funcionalidades e alterações na base. Um aspecto fundamental é que o SEI ainda não atende a todos os requisitos obrigatórios do E-Arq Brasil, incorrendo em riscos para a autenticidade, confiabilidade e acesso dos documentos.

20. Relacionado à produção de documentos digitais foi questionado se o sistema adotado na IFES atendia ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil). Os resultados levantados são apresentados no gráfico a seguir.

21. Observa-se que os sistemas que vêm sendo implantados nas IFES não têm sido desenvolvidos em observância à Resolução nº 25 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que recomenda aos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), uma vez que apenas 2% das instituições informaram que os sistemas adotados atendem plenamente a esses requisitos, 30% disseram que os sistemas não atendem ao e-ARQ Brasil, 31% afirmaram que os sistemas atendem ao modelo parcialmente, 27% consideraram que o questionamento não se aplicava à instituição, e 10% não responderam ao questionamento.

Chama a atenção o fato de grande parte das instituições afirmar que usam um sistema informatizado (70%), mas apenas 2% consideram que os sistemas adotados atendem plenamente ao e-ARQ Brasil. Isso demonstra fragilidade na produção e tramitação dos documentos arquivísticos digitais, em sistemas que não oferecem as condições adequadas para a garantia da autenticidade, confiabilidade e acesso desses registros, além de se constituir em uma inobservância aos instrumentos normativos voltados à produção de documentos arquivísticos digitais autênticos.

A Resolução n° 25 do Conarq, de 27 de abril de 2007, por exemplo, completa dez anos desde a sua publicação, e as IFES como integrantes do SINAR já deveriam atender aos instrumentos normativos expedidos pelo Conarq. O cenário encontrado, entretanto, demonstra até mesmo desconhecimento de algumas instituições quanto aos elementos abordados, confundindo o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) com o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), ou considerando o e-ARQ Brasil como um SIGAD em vez de considerá-lo um modelo para construção de SIGADs.

22. Com a produção de documentos arquivísticos digitais, consequentemente é necessária a sua preservação em longo prazo. Para avaliar esta necessidade, as IFES foram questionadas se possuem um Repositório Arquivístico de Documentos Digitais Confiável (RDC-Arq) para o armazenamento de longo prazo dos documentos, conforme dispõe a Resolução nº 43/Conarq/2015. Os resultados a esse respeito são demonstrados no gráfico a seguir.

23. Demonstra-se um cenário onde ainda é incipiente a utilização de RDC-Arq, pois apenas 2% das instituições informaram que usam um RDC-Arq, 89% afirmaram não adotar esta ferramenta para a preservação dos documentos arquivísticos digitais, 4% não responderam ao questionamento, 3% responderam que o questionamento não se aplicava à instituição, e 2% afirmaram que o RDC-Arq está em fase de implantação.

Embora as IFES afirmem que vêm utilizando sistemas informatizados para a produção de documentos digitais (70%), em contrapartida não demonstram preocupação com a ferramenta voltada à preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos digitais. Isso reflete na inexistência de uma cadeia de custódia digital ininterrupta, uma vez que os documentos arquivísticos digitais deveriam ser mantidos no ambiente de gestão (SIGAD) durante sua tramitação, sendo posteriormente transferidos (documentos de longas temporalidades) e recolhidos (documentos permanentes) para um RDC-Arq, que é a plataforma indicada para a preservação dos documentos arquivísticos digitais.

24. Prosseguindo nos aspectos de manutenção e acesso dos objetos digitais ao longo do tempo, questionou-se às IFES se essas contam com um plano de preservação digital de longo prazo, em consonância com a Resolução nº 38/Conarq/2013, que recomenda aos órgãos integrantes do SINAR a adoção das Diretrizes do Produtor - A elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes para Indivíduos e Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais: Diretrizes para Organizações, visando ao aperfeiçoamento da gestão e preservação dos documentos de arquivo em formato digital. O percentual acerca da constituição de planos de preservação digital nas IFES é apresentado no gráfico a seguir.

25. De acordo com os dados apresentados é praticamente inexistente a constituição de planos de preservação digital nas IFES, pois 91% das instituições afirmaram não ter um plano de preservação digital constituído, 4% das IFES não responderam o questionamento, 3% disseram que o questionamento não se aplicava à instituição, 1% das instituições respondeu ter um plano de preservação de documentos digitais em processo de implantação, e 1% afirmou que possuía um plano de preservação digital de forma parcial.

Embora 57% das IFES afirmaram produzir documentos arquivísticos digitais, não transparece o desenvolvimento de ações formais voltadas à preservação desses registros, pois a formalização de planos de preservação digital é praticamente inexistente.

26. O último questionamento averiguou se as instituições possuem um plano de trabalho/relatório/planejamento com as estimativas para médio e/ou longo prazo sobre os investimentos necessários à criação, manutenção e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como: aquisição e manutenção de plataformas tecnológicas, recursos humanos e respectiva qualificação, migração de formatos, suportes e plataformas, obsolescência tecnológica, etc.). O cenário pode ser observado no gráfico a seguir.

27. Demonstra-se que no cenário das IFES, o planejamento de investimentos necessários à criação, manutenção e acesso aos documentos arquivísticos digitais não vem sendo considerado uma prioridade, pois apenas 1% das instituições afirmou possuir esse tipo de planejamento, 1% informou estar em processo de construção dessas estimativas, 89% afirmou não ter realizado um plano de trabalho voltado aos documentos digitais, 5% das instituições não responderam ao questionamento, e 2% consideraram que o questionamento não se aplicava à instituição.

Os resultados deste questionamento vão ao encontro do cenário de baixíssimo índice de IFES que possuem planos de preservação digital (1%, e de forma parcial). Embora se identifique a existência de documentos arquivísticos digitais na maioria das IFES, com o crescente uso de sistemas informatizados, as iniciativas para sua preservação não estão sendo consideradas.

28. A seguir são apresentados os dados apresentados pelas IFES frente aos questionamentos realizados pelo Observatório de Documentos Digitais. A disponibilidade destes dados permite ao consulente identificar a situação de cada umas das IFES frente a gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitais, inclusive, segmentado pelas regiões do Brasil.

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