Eléonore Kissel
Anticiper la conservation dans le domaine des archives
Conservateur-restaurateur de documents graphiques consultant en conservation prèventive
Les documents d’archives se distinguent des photographies – mais aussi des livres et des oeuvres d’art, sur papier ou non – par plusieurs aspects sur le plan matériel et scientifique ; ces différences sont d’importance, car elles ont une incidence directe sur le travail de préservation.
La spécificité des archives se décline selon les points suivants :
1. Le choix des documents est effectué selon des mécanismes établis a priori. La plupart de ces pratiques découlent du calendrier de conservation, échéancier établi par décret qui délimite la durée de vie utile d’un document et induit les processus de tri et d’élimination. Passé une date prédéterminée on peut donc, en toute légalité, aliéner et détruire tout ou partie d’un fonds d’archives, sans distinction liée à l’état de conservation ou à la personne concernée par l’acte administratif enregistré par le document. Cette situation est fort différente de ce que l’on observe dans d’autres domaines : le désherbage est admis dans certaines bibliothèques (ce qui constitue une forme de tri, sans pour autant que l’élimination subséquente soit soumise à des règles systématiques), mais en revanche les documents graphiques inscrits à l’inventaire des musées sont, en France, inaliénables.
2. Les archives sont, presque toujours, des documents sériels qui font sens dans un ensemble informatif spécifique. Or, si la connaissance de la production d’un artiste dans la globalité est un atout indéniable dans l’appréciation d’une oeuvre d’art individuelle, la provenance et le contexte documentaire d’un document d’archives constituent la condition fondamentale de son exploitation scientifique… un peu à l’instar des objets archéologiques, qui perdent leur signification si l’information rattachée à leur découverte est altérée.
3. Les archives sont des documents informatifs pour lesquels la matérialité peut être subordonnée à la nécessité d’accéder aux données textuelles. Ceci offre la possibilité d’envisager des campagnes de reproduction ou de changement de support sans que l’intégrité des documents en soit amoindrie, au moins aux yeux de la majorité des chercheurs. On est loin de la frustration générée par les tentatives d’exposition de fac-similés de dessins, ou même du mécontentement provoqué chez certains par la mise en réseau, via Internet, de manuscrits anciens.
4. Les archives, en raison de leur sérialité et de leur production quotidienne dans nos sociétés, constituent dès leur versement des masses considérables et impliquent un potentiel d’accroissement qui n’est jamais nul, et souvent même exponentiel. Cette situation implique un mode de gestion patrimoniale très différent de celui des musées, ou le potentiel d’accroissement avec des oeuvres d’art uniques est forcément beaucoup plus restreint.
5. Les archives sont traditionnellement, de par leur mode de production lié à un moment administratif, juridique ou privé spécifique, paradoxalement uniques. En cela elles diffèrent des livres imprimés, qui sont par nature multiples dès leur fabrication (à l’exception des livres d’artistes monotypes). Cette spécificité s’amenuise avec le développement des procédés de reproduction courants, tels que la photocopie, et a fortiori des médias électroniques, mais elle reste de mise pour une grande masse documentaire conservée actuellement, pour une durée théoriquement infinie, dans les services d’archives.
6. Les archives se trouvent sur des supports traditionnels mais aussi sur tous les nouveaux supports audiovisuels, pour lesquels les connaissances en préservation sont encore limitées mais les exigences d’accès à l’information aussi strictes que pour les supports traditionnels. En cela il s’agit des documents multiformes par excellence, plus adaptables que n’importe quelle oeuvre d’art, plus fluide dans son évolution que le codex.
Malgré la complexité de ces documents uniques mais aisément reproductibles, qui exigent un contexte documentaire précis pour leur exploitation mais sont versés par dizaines de mètres linaires à la fois, les possibilités d’action en matière de préservation des archives sont nombreuses. Notons ici que le terme de préservation comprend l’ensemble des mesures mises en oeuvre tant pour éviter la dégradation des biens culturels, que pour compenser les altérations existantes par des traitements de conservation et de restauration. Lorsque ces activités sont menées de façon programmée, en partant du général (par exemple, de l’environnement) pour aboutir au particulier (l’intervention curative sur les documents), on peut dire qu’il s’agit d’une véritable “gestion de la préservation”.
Suivent quelques exemples d’activités illustrant une démarche de gestion, telle qu’elle peut être appliquée dans un service d’archives :
* Evaluation globale :
L’évaluation se fonde sur les données recueillies lors de l’inspection approfondie des installations, des documents, des politiques et des procédures en vigueur dans le service d’archives concerné. Tous les aspects de l’institution doivent être évalués, dans le but d’établir quelles sont les activités à mettre en oeuvre, et selon quel ordre de priorité.
Les caractéristiques d’un services d’archives regroupent notamment : les conditions environnementales des lieux de stockage, de consultation et d’exposition ; l’état des collections ; les procédures de communication ; la politique de reproduction (microfilmage ou autre) ; l’organigramme du personnel et la répartition des tâches ; le budget annuel ; etc.
Les données sont compilées et analysées par la personne en charge de l’évaluation, qui peut être tant extérieure à la structure du service que l’un des membres du personnel. Il est fréquent, dans les pays où l’évaluation globale constitue un outil indispensable pour obtenir des ressources financières en assurant de la pertinence des projets entrepris, qu’elle soit effectuée par un consultant en conservation préventive, qui exerce souvent en parallèle une activité de restauration de documents graphiques.
Présentés au conservateur chef d’établissement, les résultats doivent permettre de planifier une programmation cohérente des actions à mener dans les années à venir.
* Développement et implantation de politiques et de procédures :
Suite à l’évaluation, émergent presque inévitablement des domaines dans lesquels la marche à suivre, pour une situation spécifique, n’est pas bien identifiée ou systématisée.
Par exemple, il peut apparaître que les fonds versés par les instances administratives ou privées ne sont pas inspectés pour déterminer la présence d’une infestation d’origine biologique (insectes, moisissures, ou même rongeurs) à leur entrée… ce qui pourrait se révéler catastrophique pour les fonds sains déjà conservés dans les magasins de stockage. On peut également réaliser que les méthodes de protection des fonds contre l’incendie, les inondations le vandalisme ou le vol ne sont pas suffisantes. Enfin, on peut s’apercevoir que le refus de communication en raison de l’état de conservation d’un document varie d’une personne à l’autre dans le service ; il est pourtant essentiel de définir quels sont les critères caractérisant le degré d’altération, au-delà duquel chacun admettra, sur une base commune, de considérer le document comme “non-communiquable”. Or, cette question est particulièrement délicate dans le cas de liasses, dont tout ou partie seulement peut être altérée de façon critique.
Ces questions doivent induire une réflexion de la part de l’ensemble des intervenants, y compris bien sûr la personne chargée de l’évaluation qui peut rédiger des préconisations, et mener à des décisions qui seront officiellement intégrées au règlement intérieur du service d’archives, de façon à perdurer au-delà d’un personnel qui peut varier. Cette activité essentielle est en général peu coûteuse en termes matériels, mais exige en revanche une certaine disponibilité et ouverture au changement de la part du personnel.
* Contrôle de l’environnement :
Les documents d’archives réagissent, tout comme les photographies, aux conditions environnementales auxquelles ils sont soumis. L’environnement est caractérisé par la température et l’humidité, mais aussi la lumière, la pollution, la ventilation et la présence d’animaux ou de micro-organismes.
La première étape consiste à recueillir des données objectives, chiffrées, sur l’environnement, par le biais de mesures climatiques et lumineuses, des prises d’air, l’inspection visuelle et la pose de pièges pour insectes ou rongeurs. Dans un deuxième temps, il convient de décider, en fonction de la localisation et des ressources financières de l’établissement, des mesures à prendre : conditionnement d’air généralisé, climatisation locale, amélioration de la ventilation, obturation des fenêtres, pose de filtres contre les rayons ultraviolets, calfeutrage des ouvertures, désinfection des locaux et/ou des documents, etc. L’analyse de ces données est assez délicate, il est donc important de procéder avec prudence, de façon à ne pas déséquilibrer brutalement une conjoncture environnementale moyenne pour aboutir à une situation plus mauvaise encore !
* Etablissement des priorités de préservation :
Parallèlement aux efforts entrepris dans le domaine du fonctionnement interne et des conditions environnementales, il est évidemment nécessaire de se pencher sur les documents eux-mêmes. Trois grands types d’activités sont possibles, et souvent complémentaires : la maintenance et la protection des fonds, le changement de support et la conservation-restauration des documents.
Ces activités sont décrites dans les paragraphes ci-dessous. Mais avant de lancer une campagne systématique dans l’un ou l’autre domaine, une programmation pertinente de ces activités doit être établie, en procédant le plus souvent du général au particulier : protéger le document par un contenant, en faire une reproduction qui sera accessible en priorité, et enfin seulement intervenir directement sur l’original pour le renforcer et le rendre plus lisible. C’est là que réside le paradoxe apparent de la gestion de la préservation, démarche où toutes les activités sont centrées autour de l’archive, mais où le document n’est individuellement “pris en main” qu’en dernier lieu.
* Maintenance et protection des fonds et collections :
Sous cette expression sont regroupées toutes les activités autour du conditionnement des fonds, à savoir : la mise dans du mobilier de rangement et des boîtes adaptés à la forme et aux matériaux constitutifs du document, l’élimination d’attaches inadéquates tels que les élastiques en caoutchouc ou les épingles, etc. En outre, si un changement de support est prévu, on effectuera également les interventions (dépoussiérage, aplanissement, petites réparations) permettant d’y procéder avec un document en condition satisfaisante.
Cette étape est fondamentale car elle permet d’intercaler une barrière protectrice entre le document et son environnement, particulièrement lors des manipulations.
* Changement de support :
L’intérêt de produire une reproduction d’un document original n’est plus à dire. Il suffit de penser à quelques exemples fameux de fac-similés – Lascaux II, le livre de Kells – pour comprendre que les chercheurs et le public imposent parfois aux biens culturels un stress qui risque de provoquer leur destruction. Or, dans le domaine des archives, l’engouement collectif plus ou moins passager pour des sujets précis (la généalogie, par exemple) peut induire une surexploitation de certaines séries, expliquant la dégradation exponentielle de documents : entre un document extrait des réserves une fois par siècle et un document consulté quotidiennement, on trouvera… de nombreuses déchirures !
Les possibilités de reproduction sont aujourd’hui variées : photocopie, microfilmage, photographie, numérisation, fac-similés, etc. Les archives sont le plus souvent microfilmées, du fait de la masse de documents à reproduire et de l’espace requis par le rangement.
* Conservation curative et restauration :
Ce terme regroupe les interventions directes sur le document, indispensables à sa pérennité (conservation curative) ou facultatives, menées pour des raisons essentiellement esthétiques (restauration, souvent en vue d’une exposition). Ce travail doit être exécuté exclusivement par des professionnels compétents : techniciens d’art et chefs des travaux d’art dans la fonction publique d’Etat, conservateurs-restaurateurs oeuvrant comme attachés de conservation dans la fonction publique territoriale ou comme travailleurs indépendants.
En définitive, quel est le rôle du consultant en conservation préventive ? Il est double, puisque ce chargé de mission doit établir, en concertation avec les conservateurs, un programme cohérent de préservation des archives, tenant compte de la double obligation permanente de conservation et d’accès ainsi que l’incontournable matérialité des documents (quantité, format, support, nature, etc.). Il doit également mettre en oeuvre et/ou superviser le programme de préservation, sachant que tout travail d’encadrement n’est pas toujours facilement compatible avec un statut qui place le consultant à l’extérieur de la structure du service d’archives.
Il semble donc que le travail du consultant en conservation préventive soit directement lié à la “question de mémoire”, de par son rôle pivotal dans l’établissement d’un programme favorisant la pérennité des biens culturels.
Dans tous les domaines mais dans celui des archives en particulier, la préservation est une discipline fondée sur des choix, d’autant plus difficiles que les archives constituent le miroir et la principale source de savoir de nos sociétés occidentales, tandis qu’il s’agit de masses de documents uniques. Par nos décisions de préserver ou de laisser à l’abandon, nous influençons de manière radicale la mémoire à venir, car ce qui restera matériellement accessible d’hier et d’aujourd’hui sera la seule base de connaissances historiques, sociales et économiques de demain. Ces choix doivent être effectués sur la base de critères réfléchis collatéralement entre professionnels de disciplines différentes : conservateurs, archivistes et restaurateurs, mais aussi, et le débat pourrait sans doute être ouvert, scientifiques, philologues, philosophes et politiciens.