หน่วยการเรียนที่ 8

หน่วยที่ 8 การอำนวยการ


ความหมาย “การอำนวยการ” คือ การมอบหมาย ชี้แนะ และติดตามตรวจสอบการทำงานของพนักงาน ให้ดำเนินไปตามแผนหรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ โดยจะต้องคำนึงถึงขวัญและกำลังใจของพนักงานด้วย

องค์ประกอบของการอำนวยการ ประกอบด้วย การตัดสินใจ การสั่งการ การจูงใจ การสร้างขวัญและกำลังใจ การประสานงานและการสื่อสาร

วิธีการที่ใช้ในการตัดสินใจ

    1. การตัดสินใจโดยใช้วิธีการวิเคราะห์แยกแยะปัญหาออกเป็นปัญหาย่อย ๆ แล้วจึงตัดสินใจ

    2. การวิจัยเชิงปฏิบัติการ เป็นการตัดสินใจโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการแก้ปัญหา

    3. การตัดสินใจในการลองผิดลองถูก

    4. การตัดสินใจโดยใช้ประสบการณ์เดิม

    5. การใช้ความรู้สึกหรือญาณวิเศษในการตัดสินใจ

กระบวนการในการตัดสินใจ

    1. ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล

    2. กำหนดทางเลือกในการตัดสินใจเอาไว้หลาย ๆ ทาง

    3. การคาดการณ์ล่วงหน้า

    4. ตัดสินใจเลือกแนวทางใดแนวทางหนึ่ง

    5. ติดตามประเมินผลของการตัดสินใจ

การตัดสินใจที่ดี ควรยึดหลักการคำนึงถึงประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับส่วนรวมเป็นหลัก สามารถปฏิบัติได้ เป็นการตัดสินใจที่ไม่ผิดกฎหมายและหลักของศีลธรรม ให้ผู้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

การสั่งการ จำแนกเป็น 2 รูปแบบ คือ

1. การสั่งการแบบเป็นลายลักษณ์อักษร คือ การสั่งการที่มีการเขียนหรือบันทึกออกเป็นคำสั่ง สามารถตรวจสอบและใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ เช่น คำสั่ง ประกาศ แนวปฏิบัติ การสั่งการเป็นลาย ลักษณ์อักษร อักษรที่นิยมใช้กันมากในหน่วยงานราชการและรัฐวิสาหกิจ หรือองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ เนื่องจากมีจำนวนบุคลากรมากจำเป็นต้องสั่งการเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้บุคลากรทุกคนเกิดความ เข้าใจที่ตรงกัน

2. การสั่งการที่ไม่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นการสั่งการที่ไม่เป็นทางการ สั่งการด้วยคำพูด ไม่ สามารถเก็บเป็นหลักฐานได้

การจูงใจ ตามแนวคิดของ ดักลาส แมกเกรเกอร์ ได้เสนอแนวคิดในการบังคับบัญชาคนโดยใช้ทฤษฎี X และทฤษฎี Y

ทฤษฎี X และทฤษฎี Y

ทฤษฎี X ตามความคิดของแมกเกรเกอร์ เชื่อว่าโดยธรรมชาติของมนุษย์เป็นคนชี้เกียจไม่ชอบทำงาน ขาดความรับผิดชอบ คนส่วนมากไม่มีความคิดริเริ่ม ดังนั้นการจะสั่งการให้คนทำงานได้จะต้องไม่ใช้วิธีการบังคับ

ทฤษฎี Y เชื่อว่ามนุษย์โดยธรรมชาติเป็นคนที่ตั้งใจทำงาน มีความขยันขันแข็ง ยินดีให้ความร่วมมือและสนับสนุน มีความรับผิดชอบและมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ที่จะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยตัวเอง ผู้บริหารที่เชื่อในทฤษฎี Y จะพยายามส่งเสริมและสนับสนุนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้แสดงความสามารถในการทำงานอย่างเต็มที่ มีการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน

วิธีการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงาน

    1. การให้ความสำคัญและให้เกียรติแก่พนักงาน

    2. การจ่ายค่าตอบแทนที่เหมาะสม

    3. การจัดหาสวัสดิการเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน

องค์ประกอบของการสื่อสาร

  1. ผู้ส่งสารหรือผู้สื่อสารหรือต้นตอ (Sender , Source) หมายถึง ผู้เริ่มต้นในการส่งข่าวสารหรือข้อมูลต่าง ๆ

  2. ข่าวสารหรือเรื่องราว (Message) หมายถึง เนื้อหาสาระ ข้อมูล ความหมาย ความรู้สึกนึกคิด ทัศนคติที่ผู้ส่งสารต้องการจะสร้างความเข้าใจร่วมกันกับผู้รับสาร ให้ผู้รับสารเข้าใจตรงกับผู้ส่งสาร

  3. ช่องทาง (Channal) หมายถึง วิธีการหรือหนทางหรือวิถีทางที่จะนำข่าวสารหรือเรื่องราวส่งไปยังผู้รับสาร

  4. ผู้รับสาร (Receiver) หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลหรือสถาบันที่เป็นเป้าหมายของการสื่อสารที่ผู้ส่งสารต้องการสร้างความเข้าใจร่วมกัน

  5. การตอบสนองหรือข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) หมายถึง ปฏิกิริยาได้ตอบหรือตอบรับที่ผู้รับสารกระทำภายหลังจากได้รับข่าวสารจากผู้ส่งสารแล้ว

การสื่อสาร มี 2 ประเภท คือ

    1. การสื่อสารภายใน (Internal Communication) หมายถึง การสื่อสารภายในองค์กรหรือสถาบันซึ่งเป็นการติดต่อกันของบุคคลภายในองค์กร บริษัท หน่วยงาน หรือสถาบัน เพื่อสร้างความรู้ ความเข้าใจซึ่งกันและกัน

    2. การสื่อสารภายนอก (External Communication) หมายถึง การสร้างความเข้าใจร่วมกันกับบุคคลหรือองค์กรภายนอก ได้แก่ ประชาชนทั่วไป กลุ่มลูกค้า คู่แข่งขัน เพื่อให้ประชาชนภายนอกองค์กร รู้ เข้าใจและให้การสนับสนุนการดำเนินกิจการขององค์กร