หน่วยการเรียนที่ 6

หน่วยที่ 6 การวางแผน

การวางแผนมีความสำคัญต่อการจัดการ ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากร การวางแผนทำให้รู้แนวปฏิบัติงานในอนาคต ช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการประกอบธุรกิจ ทำให้เกิดความเชื่อมั่นในการปฏิบัติงาน นอกจากนี้องค์กรยังสามารถตรวจสอบความสำเร็จของเป้าหมายได้ การวางแผนยังช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ของผู้บริหาร และเกิดการประสานงานที่ดีขององค์กร

การวางแผนมีองค์ประกอบพื้นฐาน ดังนี้ ความเป็นมาของแผน วัตถุประสงค์ของแผน เป้าหมายของแผน แผนงาน และโครงการ

ความเป็นมาของแผน คือ บอกให้ทรายถึงเหตุผลที่จัดทำแผนขึ้นมาว่ามีเหตุผลหรือความเป็นมาอย่างไร

วัตถุประสงค์ในการจัดทำแผน ได้แก่ วัตถุประสงค์หลักคือ วัตถุประสงค์ซึ่งเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของแผนงาน นอกจากนี้แผนยังมีวัตถุประสงค์ที่หากสามารถบรรลุได้จะทำให้เกิดผลดี แต่หากไม่สามารถตอบสนองก็ไม่มีต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวขององค์กร

เป้าหมายในเชิงคุณภาพ เป็นการกำหนดเป้าหมายที่ผลสัมฤทธิ์ของการทำกิจกรรม เป็นเป้าหมายที่วัดและประเมินผลได้ยาก เช่น เป้าหมายในการพัฒนาทักษะทางความคิดสร้างสรรค์ เป็นต้น

เป้าหมายในเชิงปริมาณ เป็นการกำหนดเป้าหมายที่เป็นตัวเลข สามารถวัดและตรวจสอบได้โดยง่าย เช่น เป้าหมายเพื่อเพิ่มยอดขายให้ได้ 20 %

กระบวนการในการจัดทำแผน

1. 1. 1. ขั้นเตรียมการ

      2. การวิเคราะห์ข้อมูล

      3. การกำหนดแผน

      4. การปฏิบัติตามแผน

      5. การประเมินผล

การแบ่งประเภทของแผน แบ่งได้ 4 ประเภท ได้แก่ แผนตามระยะเวลา แผนตามสถานที่หรือภูมิศาสตร์ แผนตามสายงานและแผนตามหลักเศรษฐศาสตร์ การแบ่งแผนตามหลักเศรษฐศาสตร์ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

แผนมหภาค เป็นแผนระดับสูง หรือแผนใหญ่ เป็นแผนที่มีเนื้อหาสาระครอบคลุมงานหลักๆ ขององค์กรทั้งหมด

แผนจุลภาค เป็นแผนระดับปฏิบัติการ มีวิธีการทำโดยนำแผนหลักมาทำการวิเคราะห์เพื่อจัด ทำแผนย่อย ๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อทำให้แผนมหภาคบรรลุเป้าหมาย

แผนตามสายงาน ประกอบด้วย แผนในระดับชาติ แผนระดับกระทรวง แผนระดับกรมหรือสำนักงาน และแผนระดับกองหรือระดับฝ่าย

ถ้าเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำแผน จะต้องมีแนวทางในการหาข้อมูลเพื่อเขียนแผนโดยศึกษานโยบายขององค์กร นโยบายของรัฐบาล ศึกษาแผนงานเดิม และศึกษาสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องในขณะนั้น

แผนที่ดี ควรมีลักษณะ

1. 1. 1. มีการกำหนดนโยบายและวัตถุประสงค์ของแผนอย่างชัดเจน

      2. มีเหตุมีผลสามารถปฏิบัติได้

      3. มีความสอดคล้องกับแผนในทุกระดับ

      4. มีความครอบคลุมเนื้อหาสาระหรือวัตถุประสงค์หลักขององค์กร

      5. มีความยืดหยุ่น

      6. มีการกำหนดขั้นตอนและบทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน

      7. มีการนำทรัพยากรที่องค์กรมีอยู่มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

      8. มีความต่อเนื่อง