Archiver et sauvegarder mes documents ou données

Le plus important aujourd'hui lorsqu'on veut archiver ses fichiers est de bien les nommer afin de les retrouver plus facilement grâce aux moteurs de recherche de nos outils numériques. 

Voici un exemple qui permet le tri alphabétique pour un relevé de compte en banque qui distingue la date du document et la période concernée  :  finance_2022_06_10_credit_mutuel_releve_mai_2022

• "finance" est le thème

• "2022_06_10" est la date écrite sur le document

• "credit_mutuel" est le nom de l'organisme

• "releve_mai_2022" est le sujet et la période concernée du document

Il faut éviter les espaces et caractères spéciaux pour une meilleure pérennité de la sauvegarde.

Le tri alphabétique permet de retrouver dans un dossier tous les documents d'un thème à la suite les uns des autres et se suivant de date en date.

Tout document sur lequel est écrit une date, comme un document administratif, peut être classé dans un dossier par exemple annuel "2022".

Pour un document sans date, il est possible de créer un dossier par thème. Par exemple, un dossier "sport" qui contiendra un document nommé "course_2022_entrainement_marathon" et un autre document nommé "tennis_2022_regles_internationales".

Ces méthodes d'archivages sont valables indifféremment des appareils et des environnements.

Il existe différents moyens de sauvegarde dont le plus simple et le moins cher à long terme est la clé USB en double exemplaire, deux copies identiques, mises à jour en même temps mais toujours stockées dans deux endroits différents. En double exemplaire car une clé USB est fragile et comme il est possible de perdre en même temps un appareil et une clé USB (panne informatique, vol, inondation, ...), les lieux de stockage des deux clés doivent être différents (ex : une au grenier et une à la cave). Une clé USB de 100 GO permet le stockage de plus de 30 000 photos d'environ 2 à 3 MO, ou de plus de 200 vidéos de 5 minutes d'environ 250 à 500 MO prises avec l'appareil photo d'un téléphone mobile de bonne qualité en 2022. 

La sauvegarde sur un périphérique ne dispense pas d'utiliser, notamment pour nos documents les plus importants, les espaces de stockage sur internet. Cela est même recommandé par sécurité au moins de façon temporaire, et aussi pour faciliter les usages de partages de document.

NOTA : Lors de l'achat de nos périphériques externes, nous devons être attentifs à la notation de capacité de stockage qui doivent être écrit en majuscules sur les emballages (GO ou GB, TO ou TB) et se méfier des produits avec le B en minuscule (Gb, Tb) qui ont des capacités 8 fois plus petites qu'avec un B majuscule.

Lorsque nous utilisons nos espaces de stockage en ligne comme nous le verrons ci-dessous, nous avons aussi besoin de créer nos propres sauvegardes externes. Nous avons donc besoin de rapatrier périodiquement sur nos appareils nos documents de nos espaces de stockages en ligne  afin de pouvoir créer nos sauvegardes et archives sur périphérique externes comme nous l'avons vu ci-dessus.

Dès lors que nos appareils numériques sont connectés à un compte tels que Microsoft, Google ou Apple, nous disposons d'un espace de stockage en ligne que nous pouvons utiliser pour sauvegarder un ensemble de données et fichiers. 

Ces services sont gratuits jusqu'à une certaine limite de stockage variable selon les opérateurs : 15GO pour Google et 5GO pour Microsoft et Apple sachant que  1GO correspond à plus de 10 000 documents d'une page, ce qui peut-être suffisant pour stocker l'ensemble des documents importants d'une vie. 

Les applications de sauvegarde sont souvent préinstallées d'origine sur nos appareils, sinon il faut les installer. Nous devons ensuite sélectionner les services et emplacements que nous souhaitons synchroniser en allant dans les paramètres des applications de sauvegarde, et lancer les synchronisations.

Les données de nos appareils comme les paramètres, contacts, calendriers, logiciels et applications installés, discussions dans les applications, ... peuvent être sauvegardés en tout ou partie grâce aux espaces personnels mis à notre disposition par nos fournisseurs d'adresse électronique comme Microsoft, Google et Apple. Il suffit pour cela de connecter notre appareil à notre espace personnel et d'activer les paramétrages de synchronisation par application ou services. Certaines de ces données seront accessibles en nous connectant à notre espace personnel avec notre navigateur.

Il n'y a pas d'archivage pour ce type de données mais nous pouvons synchroniser notre espace personnel avec un autre espace personnel ou un logiciel installé sur un autre appareil. 

Les documents que nous produisons et téléchargeons comme les courriers, relevés, bulletins de salaire, attestations, ... qui se déclinent en deux parties :

• Les documents que nous pouvons supprimer à termes comme les factures, les relevés, ... peuvent être sauvegardés grâce à nos fournisseurs d'adresse électronique qui mettent à notre disposition des espaces personnel comme OneDrive de Microsoft, Google Drive et Icloud Drive d'Apple. 

• Les documents que nous devons garder toute notre vie comme bulletins de salaires, familiaux, identité, propriétés, ... peuvent être sauvegardés sur l'espace personnel que nous pouvons créer sur un coffre-fort numérique du type Digiposte.

• Les documents de santé comme les ordonnances, résultats, examens, radios, ... peuvent être sauvegardés sur l'espace personnel que nous pouvons créer sur un coffre-fort numérique du type MonEspaceSanté.

Nous archiverons ensuite nos fichiers tous ensemble sur des supports physiques. Ces supports peuvent être des carte SD, disque dur externe, clé USB, ... en respectant la règle des 3 copies identiques : 1 copie sur notre appareil qui est en plus synchronisé à notre espace personnel en ligne, et deux copies sur supports physiques (par exemple : sur deux clés USB).

Les fichiers multimédias que nous produisons et téléchargeons comme les photos, images, vidéos et musiques  peuvent être sauvegardés grâce à nos fournisseurs d'adresse électronique qui mettent à notre disposition des espaces personnel comme OneDrive de Microsoft, Google Drive et Icloud Drive d'Apple.

Nous archiverons ensuite nos fichiers tous ensemble sur des supports physiques. Ces supports peuvent être des carte SD, disque dur externe, clé USB, ... en respectant la règle des 3 copies identiques : 1 copie sur notre appareil qui est en plus synchronisé à notre espace personnel en ligne, et deux copies sur supports physiques (par exemple : sur deux clés USB).