แบบทดสอบก่อนเรียน

3.1 ข้อมูลและสารสนเทศ

หลักการจัดการสารสนเทศ

มนุษย์ให้ความสนใจกับข้อมูลและสารสนเทศมาตั้งแต่ในอดีต มีการเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศหลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ และอินเทอร์เน็ต ในปัจจุบันอินเทอร์เน็ตนับเป็นเครือข่ายการสื่อสารที่ครอบคลุมทั่วโลก มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศที่สะดวก รวดเร็ว เป็นแหล่งข้อมูลที่ทุกคนเข้าถึงได้ตลอดเวลา การที่มนุษย์ให้ความสนใจกับข้อมูลและสารสนเทศนั้น เนื่องมาจากมนุษย์ต้องใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจในเรื่องเล็ก ๆ เช่น เลือกซื้อสินค้า จนถึงการตัดสินใจในเรื่องใหญ่ เช่น การตัดสินใจลงทุนทำธุรกิจ

สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ และจำเป็นสำหรับการใช้งานในด้านต่าง ๆ การจัดการสารสนเทศนั้นหมายรวมถึงขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนได้มาซึ่งสารสนเทศ การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศนั้นมีหลายขั้นตอนเริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล การประมวลผล และการดูแลรักษาข้อมูล การมีความรู้ความเข้าใจถึงกระบวนการในการจัดการสารสนเทศจะทำให้สามารถนำสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้

ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริง (fact) ที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์พิเศษ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ซึ่งสามารถบันทึกไว้อย่างต่อเนื่องและมีความหมายอยู่ในตัว เช่น ชื่อนักเรียน อายุ เพศ จำนวนประชากร ปริมาณฝน เป็นต้น ข้อมูลจะมีอยู่จำนวนมาก และจะถูกนำไปประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ในเรื่องต่าง ๆ ได้มากมาย

ข้อมูลมีความสำคัญมาก หากข้อมูลที่ป้อนให้คอมพิวเตอร์ผิด ผลลัพธ์ที่ได้จากคอมพิวเตอร์จะผิดด้วยหรือเรียกว่า ป้อนขยะเข้าย่อมได้ขยะออกมา (garbage in – garbage out)

การประมวลผล (processing) หมายถึง การกระทำของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล เช่น การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเรียงลำดับ การจัดกลุ่มข้อมูล การจัดทำรายงาน เป็นต้น

สารสนเทศ (information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ หรืออาจกล่าวได้ว่าสารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งาน ทันต่อเวลาและอยู่ในรูปแบบที่ใช้ได้สะดวก ซึ่งสารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี

การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุมกำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ

3.2 ประเภทของข้อมูล

ประเภทของข้อมูล

vข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายลักษณะขึ้นกับว่าจะใช้เกณฑ์ใดในการแบ่ง เช่น

ก.แบ่งตามแหล่งที่มา ได้เป็น 2 ประเภท

1.ข้อมูลปฐมภูมิ ( Primary Data)คือข้อเท็จจริงหรือรายละเอียดที่ผู้เก็บข้อมูลลงมือเก็บด้วยตนเองได้มา จากแหล่งกำเนิดที่แท้จริง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบหรือการวัดจากกลุ่มตัวอย่างโดยตรง

2.ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) คือข้อเท็จจริง หรือรายละเอียดที่ผู้อื่นรวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ สามารถนำมาเป็นข้อมูล โดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น ข้อมูลจากระเบียนสะสม รายงานประจำปี สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

ข.แบ่งตามลักษณะของข้อมูล

1.ข้อมูลเชิงปริมาณ ( Quantitative Data) คือข้อมูลที่วัดออกมาเป็นตัวเลข เช่นผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาต่าง ๆ ความถนัดด้านต่าง ๆ ที่วัดออกมาเป็นคะแนน คุณลักษณะด้านจิตพิสัย เช่นความสนใจ ความวิตกกังวล คุณลักษณะทางกายเช่น ส่วนสูง ความเร็วในการวิ่ง

2.ข้อมูลเชิงคุณลักษณะหรือเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) คือข้อมูลที่ไม่ได้วัดออกมาเป็นตัวเลขแต่จะแสดงถึงคุณลักษณะของสิ่งนั้น เช่น เพศ ฐานะทางเศรษฐกิจ ศาสนา สถานภาพสมรส อาชีพ ข้อความที่เป็นความคิดเห็น ผลการสังเกตที่เขียนในรูปบรรยาย

ค.แบ่งตามสภาพของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มตัวอย่าง ได้ 3 ประเภทดังนี้

1.ข้อมูลส่วนบุคคล ( Personal Data) คือข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริงส่วนตัวของกลุ่มตัวอย่าง เช่น ชื่อสกุล อายุ เพศ อาชีพ ศาสนา เป็นต้น

2.ข้อมูลสิ่งแวดล้อม ( Environmental Data) คือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมของกลุ่มตัวอย่าง เช่น ลักษณะท้องถิ่นที่กลุ่มตัวอย่างอาศัย

3.ข้อมูลพฤติกรรม ( Behavioral Data) คือข้อมูลที่เป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ในตัวของกลุ่มตัวอย่าง เช่น คุณลักษณะด้านความสามารถสมอง ได้แก่ผลสัมฤทธิ์ทางวิชาการ หรือการเรียน เช่น ความรู้ความเข้าใจ การวิเคราะห์ ความถนัด สติปัญญา ความสนใจ ความวิตกกังวล แรงจูงใจใฝ่สัมฤทธิ์ มโนภาพเกี่ยวกับตนเอง การปฏิบัติ การกระทำสิ่งต่าง ๆ

ง.แบ่งตามการนำไปใช้กับคอมพิวเตอร์ได้ มี 5 ประเภท คือ

1. ข้อมูลตัวเลข (Numeric Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นจำนวนตัวเลข สามารถนำไปคำนวณได้ เช่น

จำนวนเงินเดือนราคาสินค้า

2. ข้อมูลตัวอักษร (Text Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร และสัญลักษณ์เช่น ชื่อ สกุล ที่อยู่

3. ข้อมูลเสียง (Audio Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นเสียงต่าง ๆ เช่น เสียงดนตรี เสียงพูด

4. ข้อมูลภาพ (Images Data) คือ ข้อมูลที่เป็นจุดสีต่าง ๆเมื่อนำมาเรียงต่อกันแล้วเกิดรูปภาพขึ้น

เช่น ภาพถ่าย ภาพลายเส้น เป็นต้น

5. ข้อมูลภาพเคลื่อนไหว (Video Data) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นภาพเคลื่อนไหวต่าง เช่น ภาพ

เคลื่อนไหวที่ถ่ายด้วยกล้องวิดีโอ หรือภาพที่ทำจากโปรแกรมต่างๆ เป็นต้น

การรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลที่รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ ครบถ้วน ดังนั้น ความรวดเร็วของข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธี เช่นการใช้ไปรษณีย์อิเทคทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูล การใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่านข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่องกราดตรวจ( scaner ) อ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง( bar code)

3.3 วิธีการประมวลผลข้อมูล

วิธีการประมวลผลข้อมูลโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ มี 2 วิธี คือ

1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง

การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) เป็นวิธีการนำข้อมูลแต่ละรายการที่ถูกบันทึกเข้ามาประมวลผลทันที นิยมใช้ในงานที่ต้องได้ผลลัพธ์ให้กับผู้ใช้ทันที หรือในงานที่ข้อมูลจะต้องทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เช่น เมื่อนักเรียนเบิกเงินจากตู้เอทีเอ็ม รายการการเบิกเงินของนักเรียนแต่ละครั้งจะไปประมวลผลที่เครื่องหลักที่อาจอยู่ห่างไกลทันที โดยข้อมูลถูกนำไปคำนวณและบันทึกยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากของนักเรียนทันที เป็นต้น

2. การประมวลผลแบบกลุ่ม

การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาหนึ่ง และนำข้อมูลที่ได้รับในช่วงเวลาดังกล่าวมาประมวลผลพร้อมกัน เช่น การเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกของนักเรียน และเมื่อถึงสิ้นเดือนโรงเรียนจะนำข้อมูลมาประมวลผลเป็นรายงานการเข้าชั้นเรียนของนักเรียนประจำเดือน เป็นต้น

3.4 ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

1. มีความถูกต้องแม่นยำ (accuracy) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรงกับความเป็นจริงและเชื่อถือได้ สารสนเทศบางอย่างมีความสำคัญ หากไม่ตรงกับความเป็นจริงแล้ว อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้ สารสนเทศที่ถูกต้องแม่นยำจะต้องเกิดจากการป้อนข้อมูลรวมถึงโปรแกรมที่ประมวลผลจะต้องถูกต้อง

2. ทันต่อเวลา (timeliness) สารสนเทศที่ดีต้องทันต่อการใช้งาน หมายถึง ข้อมูลที่ป้อนให้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ต้องมีความเป็นปัจจุบันทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เพื่อการนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ปกครองนักเรียน จะต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัย หากหมายเลขโทรศัพท์ล้าสมัยก็จะไม่สามารถติดต่อกับผู้ปกครองได้หากเกิดกรณีฉุกเฉิน

3. มีความสมบูรณ์ครบถ้วน (complete) สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความครบถ้วน สารสนเทศที่มีความครบถ้วนเกิดจากการเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน หากเก็บข้อมูลเพียงบางส่วนก็จะไม่สามารถใช้ประโยชน์จากสารสนเทศได้เต็มประสิทธิภาพ ตัวอย่าง เช่น ข้อมูลนักเรียน ก็จะต้องมีการเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับนักเรียนให้ได้มากที่สุด เช่น ชื่อ อายุ ที่อยู่ ชื่อผู้ปกครอง หมายเลขโทรศัพท์ โรคประจำตัว คะแนนที่ได้รับในแต่ละวิชา เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้ครูสามารถนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ หากไม่มีข้อมูลของหมายเลขโทรศัพท์ เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินก็จะไม่สามารถติดต่อกับผู้ปกครองได้เช่นเดียวกัน

4. มีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (relevancy) สารสนเทศจะต้องสอดคล้องกับความต้องการของผุ้ใช้ กล่าวคือ การเก็บข้อมูลต้องมีการสอบถามการใช้งานของผู้ใช้ว่าต้องการในเรื่องใดบ้าง จึงจะสามารถสรุปสารสนเทศได้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น หากต้องการเก็บข้อมูลของนักเรียนก็ต้องถามครูว่าต้องการเก็บข้อมูลใดบ้าง เพื่อให้ครูสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง

5. สามารถพิสูจน์ได้ (verifiable) สารสนเทศที่ดีจะต้องตรวจสอบแหล่งที่มาได้ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของสารสนเทศได้

3.5 การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ(Information Management) เป็นการดำเนินการหรือกิจกรรม

ต่างๆ ที่เกี่ยวกับการนำสารสนเทศ มาจัดทำเป็นฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้

หลายๆ คน มุ่งเน้นที่จะเก็บรวบรวม ประมวลผล และเผยแพร่ข้อมูล โดยมีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ นโยบายและแนวปฏิบัติ บุคลากรหรือผู้ใช้เป็นองค์ประกอบหลักใน

การจัดการ การจัดการสารสนเทศสามารถดำเนินการได้ 3 ขั้นตอน คือ การเก็บรวบรวมและ

ตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และการดูแลรักษาข้อมูล

1. การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ ซึ่ง

ควรกระทำควบคู่กันไป กล่าวคือ เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้น

ทันที เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด

(1.) การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการจัดการกับข้อมูลที่มีจำนวนมาก โดยจะต้อง

ดำเนินการอย่างรอบคอบและเป็นระบบ จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลได้

มาจากไหน และจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นมาได้อย่างไร

(2.) การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวม

มาเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณภาพ เนื่องจากหากข้อมูลที่ได้รวบรวมมานั้นไม่ถูกต้อง ขาด

ความน่าเชื่อถือ หรือไม่ครบถ้วน สารสนเทศที่ได้ย่อมไม่มีคุณภาพด้วย

2. การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บ

รวบรวมและตรวจสอบมากระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

ดังนี้

(1.) การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมา

อย่างเป็นระบบตามกลุ่มและประเภทของข้อมูลนั้น เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อ

ไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้ม

ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้

(2.) การจัดเรียงข้อมูล เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

หรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต

(3.) การคำนวณ เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความ

ละเอียด ถูกต้อง แม่นยำ เนื่องจากข้อมูลที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของ

ข้อความและตัวเลข ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือผลรวมของข้อมูลนั้นๆ เช่น

(4.) การทำรายงาน เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด โดยมีจุด

ประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ข้อมูลในอนาคต ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้

ตรงกับความต้องการในการใช้สาสนเทศนั้น ๆ โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่

สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ

3. การดูแลรักษาข้อมูล

การดูแลรักษาข้อมูล เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อ

ป้องกันและเก็บรักษาข้อมูลไม่ให้สูญหาย ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับ

นำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต

1. การจัดเก็บ คือ การนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึก

เข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน ทั้งนี้

อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้ม เอกสารสิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในคอมพิวเตอร์

ก็ได้

2. การทำสำเนา คือการเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ โดยเนื้อหาของข้อมูลจะ

ไม่เปลี่ยนแปลงไปจากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว สามารถกระทำได้โดย

การคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือเครื่องจักรต่าง ๆ ซึ้งอาจเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือ

คอมพิวเตอร์ก็ได้

3. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล คือ การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้

แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง

4. การปรับปรุงข้อมูล คือ การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน อาจ

กระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล

3.6 ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System : IS) หมายถึง ระบบที่สามารถจัดการข้อมูลตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การประมวลผลข้อมูล รวมถึงการดูแลรักษาข้อมูล ได้แก่ การจัดเก็บข้อมูล การทำสำเนาข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อความต้องการใช้งานของผู้ใช้ และผู้ใช้สามารถนำสารสนเทศที่ได้ไปประกอบการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบในที่นี้อาจใช้มนุษย์จัดการข้อมูลหรือใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูลก็ได้ แต่ปัจจุบันนิยมใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดการข้อมูล เราอาจเรียกระบบสารสนเทศนี้ว่า Computer-based Information System

คำว่า “ระบบ” จะประกอบด้วยองค์ประกอบหลายองค์ประกอบอันจะทำให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและรวดเร็ว สำหรับองค์ประกอบของระบบสารสนเทศที่สำคัญ 5 องค์ประกอบ ดังนี้

1. ฮาร์ดแวร์

ฮาร์ดแวร์ (hardware) คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์รอบข้าง ซึ่งฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยหน่วยสำคัญ 5 หน่วย คือ หน่วยรับข้อมูล หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจำหลัก หน่วยแสดงผล และหน่วยความจำรอง ซึ่งผู้ใช้ระบบสารสนเทศต้องเลือกฮาร์ดแวร์ให้เหมาะสมกับระบบสารสนเทศขององค์กร

2. ซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์ (software) คือ โปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ซอฟต์แวร์จะถูกเขียนขึ้นโดยนักเขียนโปรแกรม (programmer) ด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ (computer language) ซึ่งมีอยู่มากมาย ซอฟต์แวร์แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

1. ซอฟต์แวร์ระบบ เป็นโปรแกรมทุกโปรแกรมที่ทำหน้าที่ติดต่อกับฮาร์ดแวร์และมีเครื่องมือสำหรับให้ผู้ใช้ทำงานพื้นฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ และโปรแกรมแปลคำสั่งภาษาคอมพิวเตอร์ระดับสูงให้กลายเป็นภาษาเครื่อง ซึ่งเป็นภาษาเดียวที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นโปรแกรมที่สั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้ต้องการ ดังนั้นการเขียนซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้รองรับการทำงานตามวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ที่ผู้ใช้ต้องการ ทำให้มีการประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์ด้านต่าง ๆ อย่างกว้างขวาง ซอฟต์แวร์ประยุกต์มี 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น โปรแกรมทะเบียนรายชื่อนักเรียน เป็นต้น และซอฟต์แวร์สำหรับงานทั่วไป เช่น ไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ไมโครซอฟต์เอ๊กเซล (Microsoft Excel) ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยด์ (Microsoft Power Point) เป็นต้น

3. ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล (data) เป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลจนกลายเป็นสารสนเทศ (information) ดังนั้นข้อมูลที่จะนำมาใช้ในคอมพิวเตอร์ได้นั้น จะต้องมีการแปลงรูปแบบที่มนุษย์เข้าใจให้เป็นรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ หรือเป็นสัญญาณดิจิทัล

4. บุคลากร

บุคลากร (peopleware) เป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ ซึ่งบุคลากรต้องมีความรู้ความสามารถด้านการใช้งานคอมพิวเตอร์เบื้องต้นจนถึงระดับสูง แตกต่างกันไปตามหน้าที่และความรับผิดชอบ บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์มีหลายระดับดังนี้

1. ระดับผู้ใช้งาน (user) เป็นผู้นำสารสนเทศที่ได้จากระบบสารสนเทศไปใช้งาน เช่น ครูประจำชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1 ห้อง 1 สามารถพิมพ์รายชื่อนักเรียนไปเช็คชื่อเข้าชั้นเรียนได้

2. ระดับผู้พัฒนาระบบ (system analyst) เป็นผู้พัฒนาระบบสารสนเทศ ได้แก่ นักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับหน่วยงาน และนักเขียนโปรแกรม ทำหน้าที่เขียนคำสั่งด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ระบบสารสนเทศทำงานตามที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบ

3. ระดับผู้ปฏิบัติการ (operator) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ป้อนข้อมูลให้กับระบบสารสนเทศ

5. กระบวนการทำงาน

กระบวนการทำงาน (procedure) เป็นขั้นตอนการทำงานที่ผู้ใช้ต้องทำตาม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ กระบวนการทำงานจะอยู่ในรูปแบบของคู่มือการใช้งานสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ดังนั้นคู่มือจะต้องอธิบายการใช้งานระบบอย่างละเอียดและเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศต้องทำงานสัมพันธ์กัน ซึ่งขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ เพื่อให้เกิดการประมวลผลได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ

3.7 ระดับของสารสนเทศ

ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่าเป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสูงขึ้น ทั้งนี้เพราะสารสนเทศเป็นสิ่งที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยำ ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละยี่ห้อเพื่อเปรียบเทียบด้วยตนเองนั้น นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแต่เข้าอินเทอร์เน็ต นักเรียนจะพบว่ามีหลายเว็บไซต์ที่ให้นักเรียนกรอกความต้องการการใช้งานเครื่อง แล้วเว็บไซต์จะประมวลผลและนำเสนอเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะและรุ่นใกล้เคียงกับความต้องการได้เพียงเสี้ยววินาที ซึ่งนี่เป็นแค่ตัวอย่างของการใช้งานสารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น ปัจจุบันหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ได้นำสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้

1. ระดับบุคคล

ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ในงานนำเสนอสำหรับการสอนหรือบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคลื่อนไหวและเสียง ที่ช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์กรอกข้อมูล คำนวณ สร้างกราฟ และทำนายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น

2. ระดับกลุ่ม

ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน

3. ระดับองค์กร

ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรนั้น จะเป็นการที่แผนกต่าง ๆ ในองค์กร เช่น แผนการขายและการตลาด แผนการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงินและการบัญชี เป็นต้น มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยสร้างสารสนเทศในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจได้

หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน

สิ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มและระดับองค์กร คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กรและการเชื่อมโยงภายนอกองค์กร เพื่อให้มีการสื่อสารและส่งข้อมูลถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

แบบฝึกหัดท้ายหน่วยที่ 3

แบบทดสอบหลังเรียนหน่วยที่ 3