【メールの書き方講座】

  現在の状況では学生生活において、大学の先生方とオンラインでやりとりをすることが多いです。例えば、授業に関する質問やレポートの提出もメールで行うことがあります。高校までは先生方にメールを送るという経験はあまりなかったですよね？そんな不安を少しでも解消するために、ここではメールを書く際の基本的なルールについてまとめてみました。丁寧な言葉遣いと読みやすい文章を心がけてメールを作成しましょう。

ですます調で書き、話し言葉はNGです。不安がある言葉づかいに関しては、その都度調べましょう。また、携帯電話のメールアドレスを使うのは避け、学校で取得したメールアドレスやGmailなどを使いましょう。

だらだらと長い文章を書くのではなく、簡潔に書きましょう。適度に改行したり、行間を空けるとさらに読みやすくなります。

メールは受信してから出来るだけ早い返信を心がけ、遅くても24時間以内に返信しましょう。返信する時間は深夜はなるべく避けましょう。やむを得ない事情で夜遅くにメールを送る場合は、「夜分遅くに失礼いたします。」などの断りの文言を入れましょう。またメールに返信するときは、前文の内容は消すことなく返信します。


「件名なし」は厳禁です。件名は一目で要件が分かるように、具体的かつ簡潔に書きましょう。誰からのメールかひと目で分かるように、後ろに括弧（）で大学名（静岡県立大学は長いので静県大と表記）・学年・氏名を入れましょう。

例：「〇月◎日ゼミの欠席のご連絡（静県大・4年・静岡太郎）」

　　「〇〇論期末レポート提出（静県大・2年・草薙花子）」

　　「進路に関するご相談（静県大・3年・谷田太郎）」


メール本文の最初には、宛先として相手の名前を書きます。学生が先生に送る場合、「〇〇（名字）先生」という書き方が一般的です。しかし、大学には同じ名字の先生が複数人いる場合もあるため、特に初めてメールを送る際にはフルネームで宛名を書きましょう。


これまでに教授と直接の面識がなければ「初めまして」、授業やゼミなどで接点があれば「お世話になっております。」といった挨拶文が一般的です。挨拶文の後には、自分の所属と名前を記載します。

例：「静岡県立大学△△学部××学科 ●年 □□□□（フルネーム）です。」、「〇〇研究室／ゼミの□□□□です。」

複数のクラスを担当している先生もいるので，曜日や時限も併記したほうが望ましいでしょう。

 

本文の最初にメールの目的を簡潔に記載します。

例：「〇月〇日のゼミを欠席するため、メールいたしました。」

　　「進路について、ご相談がありメールいたしました。」

メールの目的を書いた後に、詳細を書きます。


最後にメールの締めとして、一文を入れます。

例：「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

　　「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」

　　「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです。」


氏名を記載します。


最後に署名と連絡先を入れます。本文の最初で名乗っていても、必ず最後にも入れましょう。
署名に記載すべきこと：所属（大学名・学部名・学科名・学年）、氏名、連絡先（メールアドレス、携帯電話番号）
※Gmailの場合、Gmailアカウントにログイン＞設定（歯車マーク）＞設定＞署名　から作れます。