1. Список – база данных

2. Строки – записи (состоят из полей)

3. Ячейки – поля (содержат характеристики объектов)

4. Имена полей записей - заголовки столбцов, которые будут использоваться при сортировке (должны содержаться в первой строке базы данных

Самый простой вид базы данных (списка) - список учеников в классном журнале, список работников на предприятии, прайс-лист в отделе продаж.

Ограничения, налагаемые на базу данных в Excel

При разработке базы данных следует учитывать:

• Первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей и располагаться в одной строке

• Для имен полей следует использовать шрифт, тип данных, формат, рамку, отличные от тех, которые используются для данных в записях

• Таблицу следует отделить от других данных рабочего листа пустым столбцом и пустой строкой

• Информация по полям должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст

Работа со списком в Excel может включать следующие действия пользователя:

Изначально в диалоговом окне Сортировка доступен только один уровень сортировки.

По мере необходимости можно добавлять уровни, нажимая кнопку Добавить уровень или удалять уровни – Удалить уровень.

Выше всех находится первый уровень, все последующие сортируют значения, полученные в результате выполнения предыдущего уровня.

Уровни можно повышать и понижать с помощью кнопок Вверх и Вниз.

Сортировка - перегруппировка информации в списке (базе данных) в соответствии с заданными критериями.

Пример сортировки данных списка

Имеется список сотрудников предприятия, состоящий из 10 записей.

Отсортируем таблицу, содержащую фамилию и пол так, чтобы сначала выводились все женские фамилии по алфавиту, а затем - мужские

Результат сортировки:

Правила сортировки

Если нажать кнопку меню, появятся дополнительные условия отбора:

• Сортировка По возрастанию

• Сортировка по убыванию

• Сортировка по цвету

• Снятие фильтра

• Фильтр по цвету

• Текстовые фильтры

• Выбор элементов для вывода

Фильтрация данных по определенному критерию приводит к отображению только тех данных, которые соответствуют условиям фильтрации.

Остальные – скрываются.

Фильтрация может последовательно применяться для нескольких столбцов таблицы.

В этом случае каждый новый фильтр применяется только для тех данных, которые отображаются в результате применения предыдущих фильтров.

Для фильтрации можно выбирать значения из списка или вводить с клавиатуры.

Для вводимых с клавиатуры значений можно образовывать шаблоны значений, используя символы * и ?

• Выделяем в таблице одну из ячеек, входящих в диапазон и выбираем команду: Данные – Фильтр

• В поле ФИО нажимаем кнопку фильтра и выключаем вывод всех записей (снять переключатель Выделить все).

• Выводим запись Петров Петр (включить переключатель слева от записи).

Нажимаем ОК.

Полученный результат:

Пример фильтрации с использованием пользовательского автофильтра

Дан список работников предприятия.

Отфильтруем записи и выведем только те фамилии из списка, которые начинаются с буквы И

• В поле ФИО нажимаем кнопку фильтра.

• Выбираем команду Текстовые фильтры – Начинается с…

• В диалоговом окне Пользовательский автофильтр в поле выбора набираем И*

• Нажимаем ОК.

Результат: