ขั้นตอนการดำเนินการเพื่อไปนำเสนอผลงานวิจัยในเวทีวิชาการ
ณ ต่างประเทศ และการเบิกจ่ายทุน
(สำหรับนิสิตที่ได้รับทุนจากบัณฑิตวิทยาลัย)
ก่อนการเดินทางไปนำเสนอผลงาน
เมื่อบัณฑิตวิทยาลัย จัดทำประกาศฯ รายชื่อผู้ได้รับทุนเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ผู้ได้รับทุนดำเนินการดังนี้
1. จัดทำบันทึกข้อความ “ขออนุมัติเดินทางไปราชการเพื่อนำเสนอผลงานในการประชุมวิชาการระดับนานาชาติ” เสนออธิการบดีอนุมัติ ผ่านความเห็นชอบจากบัณฑิตวิทยาลัย
บันทึกข้อความ ระบุหมวดเงิน “กองทุนวิจัย แผนงานวิจัย งานวิจัย พัฒนาและถ่ายทอดเทคโนโลยี สำนักงานเลขานุการบัณฑิตวิทยาลัย หมวดเงินอุดหนุนเงินอุดหนุนทั่วไป – โครงการส่งเสริมพัฒนาการวิจัย/นวัตกรรม (โครงการทุนสนับสนุนการเผยแพร่และการนำเสนอผลงานวิจัยในการประชุมวิชาการระดับนานาชาติ สำหรับนิสิตบัณฑิตศึกษา) ประจำปีงบประมาณ .....”
การเดินทางโดยเครื่องบิน ต้องเป็นสายการบินไทยเท่านั้น กรณีใช้สายการบินอื่น ให้ผู้ได้รับทุนระบุข้อความ
“ขออนุมัติใช้สายการบินอื่นที่ไม่ใช่การบินไทย โดยขอใช้สายการบิน............................. แทน เนื่องจาก.........เหตุผล...............” (ตัวอย่างเหตุผล เช่น ราคาประหยัดกว่า / ไม่มีเที่ยวบินในช่วงเวลาที่ต้องการ ฯลฯ)กรณีมีการเดินทางกลับล่าช้าซึ่งไม่อยู่ในระยะเวลาของงานประชุมฯ และระยะเวลาการเดินทางที่เหมาะสม
ผู้ได้รับทุนต้องให้เหตุผลการกลับล่าช้าในหนังสือขออนุมัติไปราชการฯ และระบุข้อความ “ข้าพเจ้าจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเอง”
2. การเดินทางไปนำเสนอผลงานต้องเป็นไปตามระยะเวลาที่ระบุไว้ในบันทึกข้อความ ขออนุมัติเดินทางไปราชการฯ
3. ค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่สามารถนำมาเบิกเงินทุนได้มีดังนี้
ค่าเครื่องบิน (ไป-กลับ) เอกสารที่นำมาเบิกทุนคือ ตั๋วเครื่องบิน และ Boarding pass
ค่าที่พัก (ต่างประเทศ) เอกสารที่นำมาเบิกทุนคือ ใบเสร็จค่าที่พัก (ระบุชื่อผู้เข้าพักเป็นผู้รับทุน และ Folio
ไม่รวมอาหาร)ค่าทำวีซ่า เอกสารที่นำมาเบิกทุนคือ ใบเสร็จค่าทำวีซ่า
ค่าลงทะเบียนเข้าร่วมการประชุม เอกสารที่นำมาเบิกทุนคือ ใบเสร็จค่าลงทะเบียน (ระบุชื่อผู้รับทุน)
*หมายเหตุ ใบเสร็จทุกฉบับต้องระบุ วัน/เดือน/ปี หลังวันที่ได้รับอนุมัติเดินทางไปราชการ และไม่เกินจากระยะเวลาในการเดินทาง และเอกสารฉบับภาษาอังกฤษต้องจัดทำเอกสารแปลเป็นภาษาไทย ลงชื่อผู้ได้รับทุน “รับรองการแปล”
หลังการเดินทางกลับจากไปนำเสนอผลงาน
1. จัดทำเอกสารใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ พร้อมแนบเอกสารเบิกทุน ยื่นที่ งานวิจัยและวิเทศสัมพันธ์ บัณฑิตวิทยาลัย ภายใน 7 วัน ดังนี้
แบบรายงานการเดินทางไปราชการ
หลักฐานค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (ฉบับจริง)
บันทึกข้อความ ขออนุมัติเดินทางไปราชการฯ ที่ได้รับอนุมัติจากมหาวิทยาลัย (ฉบับจริง)
- เอกสารแสดงอัตราแลกเปลี่ยนเงินจาก ธนาคารแห่งประเทศไทย ณ วันออกเดินทาง
- เอกสารแปลใบเสร็จ และลงนามรับรองการแปล
2. จัดทำรายงานผลการไปนำเสนอผลงาน และเอกสารที่ต้องแนบเป็นหลักฐาน ยื่นที่ งานวิจัยและวิเทศสัมพันธ์ บัณฑิตวิทยาลัย ภายใน 15 วัน ดังนี้
Download แบบฟอร์มได้ที่ https://sites.google.com/view/grant-presentation/report-form
- เอกสารการเข้าร่วมงานประชุมฯ
- ภาพถ่ายผู้รับทุนในการเข้าร่วมประชุมฯ และภาพถ่ายในงานประชุมฯ
- ภาพถ่ายผู้รับทุนในการนำเสนอผลงาน แบบ Oral/Poster
- สรุปค่าใช้จ่ายในการไปนำเสนอ โดยไม่เกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติจากบัณฑิตวิทยาลัย
- เล่ม Proceedings งานประชุมฯ
3. การเบิกเงินทุนฯ
ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปนำเสนอผลงานวิจัย (เบิกจ่ายตามจ่ายจริง) ผู้รับทุนจะได้รับเงินทุนแบ่งเป็น 2 งวด
- งวดที่ 1 จะได้รับทุน 50% ตามจ่ายจริงหลังการไปนำเสนอผลงานวิจัย
- งวดที่ 2 จะได้รับทุน 50% ที่เหลือ เมื่อนิสิตมีผลงานตีพิมพ์เผยแพร่เป็นไปตามเกณฑ์ฯ ที่กำหนด
ตัวอย่าง
หากนิสิตยื่นหลักฐานเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางไปนำเสนอผลงานวิจัย (ตามจ่ายจริง) รวมทั้งสิ้น 40,000 บาท นิสิตจะได้รับเงิน 20,000 บาทสำหรับการไปนำเสนอ ที่เหลืออีก 20,000 บาท นิสิตจะขอรับได้ต่อเมื่อมีผลงานตีพิมพ์เผยแพร่ในวารสารตามเกณฑ์ฯ ที่กำหนดไว้
4. การขอรับเงินทุนที่เหลืออีก 50 % ก่อนสำเร็จการศึกษา หากผู้ได้รับทุนได้รับตีพิมพ์เผยแพร่ในวารสารวิชาการรับนานาชาติ ตามเกณฑ์ฯ ที่กำหนดไว้ ให้ผู้รับทุนจัดทำบันทึกข้อความ ขออนุมัติเบิกทุนสนับสนุนค่าตีพิมพ์เผยแพร่ผลงานวิจัย ผ่านคณะต้นสังกัด พร้อมหลักฐานคือ ผลงานที่ได้รับตีพิมพ์ หรือเอกสารยืนยันการตอบรับตีพิมพ์พร้อมเอกสารใบสำคัญรับเงินค่าตอบแทนการตีพิมพ์เผยแพร่ในวารสาร นิสิตผู้ได้รับทุนลงนามเอกสาร และยื่นที่ งานวิจัยและวิเทศสัมพันธ์บัณฑิตวิทยาลัยเพื่อจัดทำเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายส่วนที่เหลือ
