Efektywne planowanie czasu-Jak stać się bardziej efektywnym?

W tym dziale poznasz techniki, które pomogą Ci stać się bardziej efektywnym/ą i umożliwią lepsze gospodarowanie swojego czasu.

1.Technika Pomodoro

Jest to metoda zarządzania czasem opracowana przez  Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku. Jej podstawowym założeniem jest, że robienie sobie krótkich przerw między pracą, wykonywaniem zadań poprawia efektywność, koncentrację i wydajność.

Np. Szymon uczy się biologii przez 25 minut, po tym czasie robi sobie 5 minutową przerwę. Idzie zrobić sobie herbatę i kanapki. Następnie kontynułuje naukę, cały czas skoncentrowany. Nauka materiału zajmuje mu 1 godzinę. Informacje, których się nauczył podczas tej godziny mocniej utrwaliły się w mózgu. 

Na czym polega technika pomodoro?

Technika ta polega na podzieleniu czasu swojej pracy na bloki czasowe (najczęściej 25-minutowe), a między nimi wstawianiu krótkich pięciominutowych przerw. Po czterech takich cyklach należy zrobić dłuższą przerwę trwającą od 10 do 30 minut.

Aby wprowadzić ją w życie wystarczy że:

*ustalisz jakie zadania musisz wykonać w ciągu dnia,

*ustawisz timer na 25 minut- możesz do tego użyć minutnika w telefonie, stopera lub specjalnej aplikacji,

*co 25 minut pracy  będziesz robić 5 minutowe przerwy. Najlepiej aby wykorzystać sobie tą przerwę na skorzystanie z toalety, pójście się napić , czy coś zjeść. Unikaj telefonu, lub innych rozpraszaczy w 5 minutowej przerwie. Telefon może spowodować, że stracisz koncentrację, a przerwa będzie trwała zamiast 5 minut pół godziny. jest to bardzo ważne, aby cały czas utrzymywać koncentrację.

*po czterech cyklach zrobisz dłuższą przerwę.

Pamiętaj, żeby 25 minut pracy  było jak najbardziej wykorzystane. Skup się. W tym celu warto wyłączyć wszelkiego rodzaju rozpraszacze takie jak telefon.

2.Zasada 60/40

Jest to metoda zakładająca, żeby nie planować swojego dnia co do minuty. Mówi o tym, aby planować maksymalnie 60% procent swojego czasu w ciągu dnia. Pozostałe 40% należy zostawić na sytuację nieprzewidziane, które mogą nas zaskoczyć. Dzięki zostawionemu wcześniej buforowi czasowemu unikniesz stresu związanego z nieprzyjemnymi  niespodziankami i będziesz działać pewniej. Rzadziej regułę tą przedstawia się pod postacią 60/20/20- 60% czasu się planuje, 20% stanowi czas na nieprzewidziane sytuację, a kolejne 20% związane jest z dodatkową aktywnością i spontanicznym działaniem.

3.Metoda ALPEN

To metoda zarządzania czasem pochodząca z Niemiec. Twórcą jej jest  Lothar Seiwert. Składa się ona z pięciu kroków:

Aufgaben- z języka niemieckiego "zadania". Pierwszym krokiem tej metody jest sporządzenie skutecznej listy obowiązków oraz  zadań do wykonania na dany dzień. Na tej liście powinny się znaleźć zadania trudne, łatwe, często zaległe z poprzednich dni. Taka lista pozwala na uporządkowanie działań  oraz na ograniczenie stresu związanego z zapomnieniem o ważnych sprawach.

Lange schätzen- "szacowanie długości". Następnym krokiem jest oszacowanie ile czasu zajmie nam wykonanie danego zadania. Warto uwzględnić czas na nieprzewidziane sytuację.

Pufferzeiten einplanen-zaplanowanie przerw. Układając plan musisz uwzględnić czas na przerwy oraz na nieprzewidziane sytuacje. Przerwy umożliwią Ci utrzymać skupienie oraz wydajność twojej pracy. Przy planowaniu przerw przyda się wyżej opisana technika Pomodoro.

Entscheidungen treffen-wyznaczanie priorytetów. Czwartym krokiem jest utworzenie "piramidy" swoich zadań. Ustal, które zadania  są dla Ciebie najważniejsze, których wykonanie  jest  konieczne oraz ustal zadania, których wykonanie może poczekać. Mniej ważne obowiązki możesz wykonać później, albo kiedy jest to możliwe  oddelegować je komuś innemu, co pozwoli zaoszczędzić Ci czas.

Nachkontrolle-kontrola i monitorowanie postępów. Ostatnim krokiem jest kontrolowanie swojego czasu oraz twojego postępów w danych zadaniach. Odhaczaj zadania już wykonane, co pozwoli zdobyć Tobie jeszcze większa motywację do dalszej pracy. Regularna kontrola postępów  pomaga w rozpoznawaniu przeszkód stojących Ci na drodze oraz w wyłapywaniu opóźnień twojej pracy.

4.Zjedz tę żabę!

Autorem tej techniki Brian Tracy. Mianem żaby autor określa najtrudniejsze zadanie, które musimy wykonać danego dnia. Technika ta polega na tym, aby najważniejsze, a zarazem najtrudniejsze zadanie wykonywać jako pierwsze, czego skutkiem będzie spokojniejsza reszta dnia. Wykonanie tego zadania na początku dnia usatysfakcjonuje nas, co również przyniesie pozytywny skutek.

5.Efekt Piły

Efekt ten może nie jest techniką usprawniającą nasze zarządzanie czasem, ale z pewnością na zarządzanie czasem ma duży wpływ. Polega ona na ty, że człowiek nawet na krótką chwilę oderwany od pracy, potrzebuje czasu na ponowny powrót do efektywnego wykonywania zadania. Dlatego ważne jest, aby ograniczyć liczbę rozpraszaczy w ciągu naszej pracy po to, żeby była ona wydajniejsza.

Pamiętaj, że nie każda metoda musi być dla Ciebie ;)

Metod efektywnego zarządzanie czasem jest o wiele więcej. Dajcie znać na naszym emailu, lub Instagramie czy chcecie więcej metod :)