FaqPortalcompras - Cotação Eletrônica

É um conjunto de procedimentos para aquisição de bens e serviços comuns de pequeno valor pelos órgãos e entidades do Governo do Estado, por meio da rede mundial de computadores (Internet), nos termos do Decreto nº 33.486, de 21 de fevereiro de 2020.

2. Quais as vantagens de se utilizar um sistema de cotação eletrônica do próprio Estado?

integração com os demais sistemas corporativos do Governo do Estado: Cadastro de Fornecedores, Catálogo de Bens, Materiais e Serviços, Gestão de Compras (Licitaweb), entre outros;
interação com os fornecedores, por meio de avisos sobre publicações, negociações e resultados das cotações eletrônicas; e
maior eficiência na gestão corporativa das aquisições de pequeno valor.

3. Todos os órgãos e entidades estão obrigados a utilizar o Sistema de Cotação Eletrônica?

A utilização do procedimento de cotação eletrônica está prevista no Decreto Estadual nº 33.486, de 21 de fevereiro de 2020:
"Art. 2º O órgãos da Administração Pública Estadual Direta, os Fundos Especiais, as Autarquias, as Fundações deverão, obrigatoriamente, utilizar-se da cotação eletrônica para aquisição de bens e contratação de serviços comuns, dispensáveis de licitação, nos termos do art. 1º deste Decreto."
"Parágrafo único. As empresas públicas e as sociedades economia mista do Estado, bem como as demais empresas por ele controladas direta ou indiretamente, poderão adotar as regras dispostas neste Decreto para contratação direta, nos termos dos respectivos regulamentos, observada a Lei Federal nº 13.303, de 30 de junho de 2016."

4. Que providencia deve tomar o órgão/entidade para se habilitar como Promotor de Cotação Eletrônica no Sistema?

Designar um servidor (efetivo ou comissionado) como Gestor de Compras, mediante portaria, e solicitar, por meio do e-mail atendimento@seplag.ce.gov.br, o seu cadastramento no sistema com a atribuição pública "Gestor de Compras".

5. O Apoio da Cotação Eletrônica tem as mesmas permissões do Gestor de Compras no Sistema?

Não. O usuário com o perfil "Gestor de Compras" poderá realizar todas as ações no sistema. Por sua vez, o perfil "Apoio Cotação Eletrônica" realizará todas as ações, exceto “declarar vencedor”.

6. O que pode ser comprado ou contratado por meio da Cotação Eletrônica?

O art. 1º do Decreto nº 33.486, de 21 de fevereiro de 2020, estabelece que o procedimento da cotação eletrônica será utilizado para aquisição de bens e contratação de serviços comuns, dispensáveis de licitação, incluídos os serviços comuns de engenharia, nas seguintes hipóteses:

I - contratação de serviços comuns de engenharia, nos termos do disposto no inciso I, do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993;
II - aquisição de bens e contratação de serviços comuns, nos termos do disposto no inciso II, do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993;
III - aquisição de bens e contratação de serviços comuns, incluídos os serviços comuns de engenharia, nos termos do disposto no inciso III e seguintes do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993;
§ 1º Fica vedada a utilização do sistema de cotação eletrônica nas contratações de obras e serviços de engenharia complexos, locações imobiliárias e alienações.
§ 2º Os serviços que envolverem o desenvolvimento de soluções específicas de natureza intelectual e técnica, caso possam ser definidos nos termos do disposto no inciso III do art. 4º, deste Decreto, poderão ser contratados por meio da cotação eletrônica.

Uma boa referência para saber o que contratar por cotação eletrônica é a Portaria nº 448/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional, que detalha as naturezas de despesas de material de consumo, de equipamentos e material permanente e de serviços de terceiros.

7. Posso realizar cotação para contratar serviços, exclusivamente, de fornecedor pessoa física?

Não. Considerando que não há norma legal autorizando, a contratação exclusiva de fornecedor pessoa física afrontaria os princípios da isonomia e da competitividade inerentes ao procedimento de cotação eletrônica.

8. O que eu devo fazer se não encontrar algum item para inserir na minha cotação?

Você deve solicitar a inclusão desse item no Catálogo de Bens, Materiais e Serviços por meio dos contatos:

Aquisição de itens da categoria Saúde: Crislaine e Sybelle - catalogosaude@gmail.com - (85)- 3101.2674;
Aquisição de itens das demais Categoriais: Socorro - portalcompras@seplag.ce.gov.br - fone: (85) 3101.3831

9. O devo fazer para assegurar a qualidade nas aquisições de bens e materiais por meio da cotação eletrônica?

No Mapa de Preços:

insira item com descrição completa, sem direcionamento para marca específica. Se necessário, solicite atualização do item no catálogo;
complemente a descrição do item, se necessário. É possível utilizar os termos: “de marca equivalente ou superior a ...”; e
solicite a ficha técnica do item ou a apresentação de amostras (casos especiais), especificando no Termo de Participação os critérios de avaliação. Nesse caso, é necessário juntar no processo o relatório conclusivo da avaliação das amostras.

10. Por que os preços unitários são apresentados com 4 casas decimais?

As 4 casas decimais no preço unitário são necessárias, pois alguns materiais são adquiridos de forma fracionada, como é caso de alguns medicamentos, gases medicinais etc.

11. O que devo informar no campo "Observações Adicionais" ao inserir um item na cotação?

Esse campo é opcional e deve ser preenchido somente se for para melhorar a compreensão da descrição do item pelos fornecedores. Por exemplo: “produto de marca similar ou equivalente a ...”. É o caso também de detalhamento de serviços, quando a descrição principal não for clara o suficiente. Atenção: em nenhum caso se deve descaracterizar ou contradizer a descrição principal.

12. O que é “unidade de fornecimento” e como saber qual utilizar ao incluir os itens nos editais/termos de participação das aquisições?

A “unidade de fornecimento” é a referência para a formulação da proposta de preço pelo fornecedor e não deve ser confundida com a “embalagem”. Normalmente, a “unidade de fornecimento” aparece ao final da descrição do item. Ao elaborar o edital, deve-se utilizar, preferencialmente, a menor “unidade de fornecimento” comercializada no mercado e cadastrada no Catálogo de Itens, conforme exemplos a seguir:

Utilizar CANETA - UNIDADE ao invés de CANETA - CAIXA COM 50 UNIDADES (embalagem);
Utilizar OVO - UNIDADE ao invés de OVO - CAIXA COM 30 UNIDADES (embalagem);
Utilizar PAPEL A4 - RESMA ao invés de PAPEL A4 - CAIXA COM 10 RESMAS (embalagem).

13. Posso fazer cotações eletrônicas por grupo de itens?

Sim. Apesar dos órgãos de controle recomendarem que as aquisições sejam realizadas por itens, essa orientação não se mostra coerente com a cotação eletrônica, pois se trata de procedimento para aquisição de pequenos valores. Realizá-lo por item pode tornar o fornecimento inviável em alguns casos. Justificativas para agrupar itens: mesma finalidade, peças complementares, pequenos valores, padronização (por exemplo: impressos), entrega concomitante etc.

14. O sistema alerta sobre o limite em razão dos valores das aquisições, de modo a evitar o fracionamento de despesa?

Sim. Na tela inicial do sistema é apresentado o acumulado das aquisições no ano por item de despesa (tipo de aquisição) para os itens/grupos declarados vencedores. Além disso, limita a publicação sempre que atingidos os seguintes limites:
i) R$ 50.000,00 para empresas públicas e sociedades de economia mista;ii) R$ 35.200,00 para autarquias ou fundações qualificadas como agências executivas; e iii) R$ 17.600,00 para os demais órgãos e entidades do Governo do Estado,
É importante ressaltar que a responsabilidade por eventual fracionamento de despesa é do gestor de compras do órgão promotor da cotação.

15. Posso utilizar o mesmo número de processo para duas ou mais cotações?

Sim, se a cotação anterior tiver sido cancelada, fracassada ou deserta ou, ainda, se na cotação anterior, mesmo finalizada, houver item ou grupo cancelado, fracassado ou deserto.

16. Por que o Termo de Participação deve ser gerado no próprio sistema?

Para assegurar que as informações contidas nele sejam, exatamente, as mesmas cadastradas no sistema, além de reduzir o tempo de realização e a burocracia inerente aos procedimentos de aquisição/contratação pública.

17. Posso anexar outros arquivos, após gerar o Termo de Participação?

Sim, porém os anexos devem apresentar informações complementares à cotação e não trazer contradição em relação ao Termo de Participação gerado pelo sistema. Exemplos de documentos: termo de referência, detalhamento de especificação de itens, minuta de contrato, esclarecimento etc.

18. Quais são os formatos de arquivos que posso anexar numa cotação eletrônica?

Podem ser anexados arquivos com extensões .DOC, .ODT, .PDF e .ZIP (no caso de arquivos de outros formatos), porém recomendamos a extensão .PDF por ser mais segura e compacta.

19. É preciso divulgar a cotação eletrônica também no sistema Licitaweb?

Não, essa divulgação é feita automaticamente via integração do Sistema Cotação Eletrônica com o Sistema Licitaweb.

20. Posso cancelar uma cotação eletrônica?

Sim. É possível cancelar uma cotação de forma indireta, ou seja, cancelando itens/grupos, de forma justificada, na fase de recebimento de propostas. Antes disso, é possível excluir uma cotação na fase de “publicada”.

21. Em que situações devo desclassificar uma proposta?

São razões para desclassificar uma proposta:

quando não atender às exigências do termo de participação (edital), especialmente quanto à:

amostra reprovada ou não entregue;
marca inexistente ou mais de uma marca;
irregularidade cadastral;
atividade econômica não compatível.

quando for de valor superior ao estimado ou houver recusa de contraproposta; ou
quando for de preço manifestamente inexequível (recomenda-se solicitar confirmação da proposta ao fornecedor).

22. Posso reclassificar uma proposta que tenha sido desclassificada?

Sim, desde que o item ou grupo da cotação esteja no status “Em Negociação” e que você não tenha iniciado negociação com o atual arrematante. Para isso, selecione o fornecedor na área "Informações dos Demais Fornecedores" e clique em “Reclassificar Proposta” . Observe que essa ação ficará registrada na ata da cotação.

23. Por quanto tempo as minhas cotações devem ficar disponíveis para recebimento de propostas?

A legislação prevê o prazo mínimo de 24 horas. Porém, dependendo do objeto da cotação e do mercado, é aconselhável estender esse prazo para evitar cotações desertas. A regra é: quanto mais complexo o objeto, maior o prazo para recebimento das propostas.

24. Por quanto tempo o fornecedor participante de cotação eletrônica deverá manter a proposta e cumprir com a obrigação de fornecer o bem ou prestar o serviço, no caso de ser declarado vencedor?

A proposta enviada pelo fornecedor deverá ser, exclusivamente, na forma eletrônica e terá validade de no mínimo 60 (sessenta) dias contados da data do envio, nos termos do art. 5º, incisos V e VII, do decreto nº 33.486, de 21 de fevereiro de 2020.
Dessa forma, se a Ordem de Compra/Serviço ou Nota de Empenho não for recebida pelo fornecedor no referido prazo, este não estará obrigado a cumprir a proposta.

25. Posso manter contato com os fornecedores durante a realização da cotação eletrônica?

Sim, porém eventuais “negociações de preço” serão admitidas somente com o fornecedor arrematante. Nas demais situações, admitem-se contatos para esclarecimentos.

26. Na fase de negociação, posso diminuir as quantidades do item para adequar o valor total estimado ao valor da proposta do arrematante?

Não. Na fase de negociação só é possível enviar contraproposta ao fornecedor arrematante, de preço igual ou inferior ao valor estimado para o item/grupo..

27. Posso declarar vencedor o fornecedor com proposta de valor superior ao estimado?

Não. Você deve negociar, via sistema, com o arrematante para que ele aceite contraproposta de valor igual ou inferior ao estimado. Se não for possível, deverá desclassificá-lo e negociar com o próximo arrematante, se houver, e assim sucessivamente, observando o princípio da razoabilidade. Se não houver vencedor e a cotação fracassar, você deve repeti-la por mais uma vez.

28. Posso contratar fornecedor suspenso temporariamente de licitar ou impedido de contratar com a Administração, cuja sanção tenha sido aplicada por outro órgão ou entidade?

Não. O Tribunal de Contas do Estado do Ceará (TCE), de quem o Estado é ente jurisdicionado, adota o entendimento do Superior Tribunal de Justiça (STJ), pelo qual os efeitos da sanção de suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração se estendem a todos os órgãos e entidades da Administração Pública. Esse entendimento é seguido pela Procuradoria Geral do Estado (PGE).
Por essa razão, deve-se consultar, além do Cadastro de Fornecedores do Estado (CRC), o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), na página “Situação Cadastral Emissão do CRC” do Portal de Compras do Estado.

29. No caso de cotação eletrônica deserta ou fracassada, posso contratar, em seguida, pelo valor cotado na pesquisa de preço?

Não. A orientação é que se faça pelos menos mais uma tentativa antes de contratar pelo menor valor cotado na pesquisa de preço junto a fornecedores, se for o caso. Essa é a oportunidade de rever o procedimento e corrigir eventuais incongruências no termo de participação e/ou no preço de referência.

30. As cotações fracassadas ou desertas, cujas aquisições se derem por Cotação de Preços, precisam ser publicadas no Licitaweb?

Sim. Neste caso, você deve optar pela sistemática "Cotação de Preços", ao cadastrar a publicação.

31. O que faço se o fornecedor "declarado vencedor" não entregar o bem ou prestar o serviço objeto da cotação?

Nesse caso, o sistema permite retornar a situação do item ou grupo para “Em Negociação” e desclassificar a proposta não cumprida.
Desta forma, o próximo classificado, se houver, passará a ser o arrematante, permitindo ao gestor prosseguir com a cotação. É importante ressaltar que essa ação ficará registrada na ata da cotação e que o gestor de compras deverá apurar a responsabilidade pela conduta do fornecedor.
Por isso, é aconselhável entrar em contato com o fornecedor inadimplente, solicitar a justificativa, por escrito, pela desistência e informá-lo de suas responsabilidades, antes de declarar um novo vencedor.

32. É possível a interposição de recurso por parte de fornecedores participantes da cotação eletrônica?

Não. Conforme o art. 10 do Decreto nº 33.486, de 21 de fevereiro de 2020, o procedimento da cotação eletrônica não admite a apresentação de recursos por parte dos participantes.;

33. É necessário emitir a Ordem de Compra/Serviço via Sistema de Cotação Eletrônica?

Sim. A emissão da Ordem de Compra/Serviço tem como objetivo abrir prazo para o recebimento do bem ou início da prestação do serviço, nos mesmos termos da proposta vencedora e, ainda, servir de base para a emissão do empenho.

34. Posso fazer a liquidação pelo recebimento do bem ou da prestação do serviço, sem que o órgão/entidade tenha emitido a Nota de Empenho?

Não. A liquidação da despesa é feita com base no contrato ou ordem de compra/serviço, na nota de empenho e na nota fiscal. Em outras palavras, a realização da despesa deve observar, rigorosamente, a sequência: Empenho, Liquidação e Pagamento, nos termos dos arts. 60 a 64 da Lei nº 4.320/64.

35. Existe um prazo máximo para pagamento ao fornecedor?

Sim. Em regra, os pagamentos decorrentes de despesas cujos valores não ultrapassem o limite de que trata o inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993, deverão ser efetuados no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, contados da apresentação da fatura/nota fiscal, conforme o art. 5º, § 3º, da referida lei.

36. O sistema de cotação eletrônica é integrado com o SIGA (Sistema de Gestão Integrada de Almoxarifado)?

Não. A integração com o SIGA está em fase estudos. Quando essa funcionalidade estiver pronta, informaremos a todos os usuários.

37. Quais são os relatórios que posso imprimir ao final da cotação eletrônica?

O sistema de Cotação Eletrônica permite a impressão de 4 relatórios: Certificado de Cadastramento/Publicação, Relatório de Conclusão, Ordem de Compra/Serviço e Relatório Ata da Cotação, os três últimos disponíveis após a ação de “Gerar Ata da Cotação”;

38. Quais são os documentos que devem compor o processo administrativo da cotação eletrônica?

O processo administrativo da cotação eletrônica deverá ser composto, no mínimo, dos seguintes documentos:
I – justificativa da necessidade do objeto;II – cópia do Termo de Participação, emitido no sistema de cotação eletrônica;III – certidão de cadastramento e publicação do processo de aquisição, emitido no sistema de cotação eletrônica;IV – Certificado de Registro Cadastral – CRC do fornecedor, em situação regular;V – ata de realização do procedimento, emitida no sistema de cotação eletrônica;VI – relatório de conclusão do procedimento, emitido no sistema de cotação eletrônica;VII – ordem de compra ou serviço contendo a autorização do ordenador de despesa ou autoridade equivalente, emitida no sistema de cotação eletrônica;VIII – espelho da reserva orçamentária, emitido no Sistema de Acompanhamento de Contratos e Convênios (SACC), quando cabível;IX – Nota de Empenho ou equivalente, referente ao processo de contratação, com o atesto de recebimento;X – comprovante de pagamento ao fornecedor.

39. O Certificado de Registro Cadastral (CRC) substitui todas as certidões negativas necessárias à declaração de vencedor?

Sim. O CRC substitui a documentação relativa à habilitação jurídica, à qualificação técnica e à regularidade fiscal, conforme estabelece o art. 32, §2º, da lei 8.666/93.
Porém, dependendo o objeto a ser contratado, faz-se necessário exigir, via Termo de Participação, outros documentos, tais como: Autorização da Vigilância Sanitária Municipal para serviços de dedetização e desratização, Autorização da ANP para venda de Gás de Cozinha (GLP) etc.
Conforme o art. 8º do Decreto nº 33.486/2020, o fornecedor melhor classificado ao final da fase de recebimento de propostas, para ser declarado vencedor no sistema, deverá estar em situação regular no Cadastro de Fornecedores do Estado (CRC).

40. A minha escola recebe aporte de recursos financeiros repassados pela SEDUC para pagar os fornecedores por meio de cheque bancário. Isso é possível ou estou obrigado a pagar somente mediante crédito em conta do Bradesco?

Sim. Os pagamentos mediante crédito em conta do Bradesco ocorrem em razão de serem realizados a débito da conta única do tesouro estadual. No caso dos recursos recebidos pelas escolas, tais valores são repassados para as contas específicas de cada escola.

41. As cotações eletrônicas não finalizadas dentro do exercício financeiro anterior podem ser concluídas ou é preciso realizá-las novamente?

As cotações não finalizadas no exercício anterior podem ser concluídas normalmente, porém eventuais alterações na dotação orçamentária devem ser registradas no processo de aquisição.

42. É aplicável nas cotações eletrônicas a equivalência de ICMS para fornecedores situados no Ceará, ou seja, a dedução de 7,5% no valor da proposta, para julgamento, e a recomposição deste percentual para efeito de contratação?

Não. O decreto nº 27.624/2004, que trata do assunto, estabelece procedimentos referentes ao processo licitatório e fala em modalidades de licitação. Dessa forma, entendemos que não se aplica às cotações eletrônicas, pois estas tratam de contratação direta, ou seja, aquisição com dispensa de licitação.

43. Quais informações referentes às minhas cotações eletrônicas são de acesso público?

Todas as informações e ações ocorridas a partir da publicação da cotação eletrônica ficam registradas no sistema e, ao final, na Ata da Cotação para acesso público, inclusive pelos órgãos de controle (TCE, CGE etc).

44. A quem devo recorrer para solicitar orientações sobre a utilização da cotação eletrônica?

À Equipe de Atendimento da Seplag (atendimento@seplag.ce.gov.br - 3101.7816, 3101.7801 ou 3101.3847), que poderá repassar tais demandas ao Gestor do Sistema de Cotação (Seplag), se for necessário.

45. Existe uma área específica no Portal de Compras com informações sobre a Sistemática de Cotação Eletrônica?

Sim. As informações sobre a sistemática de cotação eletrônica e o acesso ao sistema estão disponíveis na página https://www.portalcompras.ce.gov.br/compras/menu-cotacao-eletronica

46. É obrigatório fazer pesquisa de preços e informar na Cotação Eletrônica o preço estimado dos itens?

Sim. Todo procedimento de aquisição deve ser precedido de pesquisa de preços, realizada conforme disposto no art. 29 do Decreto n° 32.901/2018, com a utilização do Mapa de Preços no LICITAWEB, cujo resultado será considerado como “valor estimado” para cada item ou o limite máximo a ser contratado.

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