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En esta etapa del proceso de la evaluación extraordinaria, el personal de control escolar del centro educativo captura las calificaciones en el sistema y revisa que la información es consistente con las actas entregadas por los docentes.
La revisión que el plantel debe llevar a cabo es:
Seguimiento de la entrega de las actas de regularización.
Recibir el acta con la calificación de regularización.
Capturar el acta.
Imprimir el acta.
Foliar las actas.
Imprimir el concentrado.
Seguimiento de la entrega de las actas de regularización.
Seguimiento de la entrega de las actas de regularización.
Objetivo. Evitar el riesgo de incumplir con la entrega oportuna de las calificaciones por los docentes, realizando el monitoreo mediante un formato alterno.
Es importante realizar el seguimiento de las actas de regularización con el fin de que todas las calificaciones sean registradas y legalizadas oportunamente, para ello puede aplicar estos formatos de apoyo:
FCEB-8C Reporte del primer periodo de regularización
FCEB-9G Reporte por asignatura del segundo periodo de regularización.
Con estos puede identificar las asignaturas en las que hay alumnos que la presentaron, y son aquellas que tienen un valor mayor a 0 (cero) en la columna “Solicitaron”.
Ejemplo del formato FCEB-8C
En este ejemplo, se puede observar la cantidad de alumnos que solicitaron la evaluación por asignatura (Metodología de la investigación, Matemáticas II, Matemáticas III, Física I, Inglés III, etc.), por lo que debe existir al menos un acta.
En cambió, las asignaturas (Química II, Biología I, Gestionar procesos empresariales, etc.) que tienen 0 (cero ) no hay acta.
Ejemplo del formato FCEB-9G
Lo mismo ocurre en este ejemplo, con la diferencia que la columna "Alumnos que solicitaron" se subdivide en "I" para identificar alumnos inscritos y en "B" para los que están dados de baja.
Recomendación:
Informe oportuna y periódicamente las entregas faltantes a su superior para que sea quien instruya o implemente las acciones pertinentes orientadas a disminuir la tardanza de los docentes.
Recibir el acta con la calificación de regularización.
Recibir el acta con la calificación de regularización.
Objetivo. Evitar el riesgo de incumplir con la entrega de la información correcta mediante una revisión general del documento.
Revise lo siguiente cuando reciba el acta del docente evaluador:
a. Corresponde al docente, asignatura y grupo.
b. Las calificaciones en cero tienen una razón que lo justifica.
c. El docente ha rubricado el acta.
d. La estadística corresponde a los alumnos que se relacionan.
Ejemplo de un acta recibida
En el ejemplo se observa que la estadística coincide con la información que se relaciona.
e. Finalmente, confirme si ya tiene todas las actas de la asignatura o le falta alguna.
En el ejemplo se ve que solicitaron la evaluación 2 alumnos y el acta recibida solo muestra 1, por lo tanto falta recibir una acta.
Verificado lo anterior:
a. Rubricar con la fecha de recibido.
b. Registre la entrega en el formato de apoyo.
c. Entregar una copia al docente.
Recomendación:
Derivado de la situación que se vive, puede aplicar la estrategia que considere pertinente para tener en tiempo la calificación de los docentes, pues de no ser así se retrasan los procesos subsecuentes como el de certificación. En caso de que el docente no pueda asistir al plantel, se puede aplicar la estrategia sugerida el semestre anterior, en la que el docente entrega el acta firmada a través del correo electrónico y cuando asista a firmar la nómica u otro trámite se le requiere que firme el original.
Registre la justificación de una calificación en cero para que lo informe a su superior de inmediato.
Informe a su superior cuando un alumno no se presente a la evaluación.
IMPORTANTE
Recuerde que debe resguardar en el expediente del plantel todas las actas.
Capturar el acta
Capturar el acta
Objetivo. Evitar el riesgo de incumplir con la entrega de la información correcta mediante una verificación específica de la captura.
Revise los siguientes datos en el acta para validarla:
a. Aparecen todos los alumnos inscritos.
b. Las calificaciones del acta corresponden con las registradas en el Sistema.
Recomendación:
Realice la captura lo antes posible con el objeto de aplicar acciones para disminuir la deserción por reprobación.
Cuando detecte una inconsistencia en el acta, solicite el apoyo de su superior para que el docente la reponga inmediatamente.
IMPORTANTE
Recuerde que después de validar las calificaciones tendrá que solicitar la corrección de una calificación al departamento que suscribe, por lo que deberá hacerlo con oportunidad y mediante el procedimiento establecido (ver procedimiento).
Imprimir la acta.
Imprimir la acta.
Objetivo. Evitar el riesgo de incumplir con la entrega de la información correcta mediante una revisión general.
DAC-DSA-P04-F01 Acta de resultados de exámenes extraordinarios (primer periodo de regularización) antes FCEB-8B, de aquellos que no se hayan entregado en octubre y/o hayan presentado en enero.
DAC-DSA-P04-F02 Acta de resultados de exámenes extraordinarios de alumnos inscritos (segundo periodo de regularización) antes FCEB-9B.
DAC-DSA-P04-F03 Acta de resultados de exámenes extraordinarios de alumnos con baja temporal (segundo periodo de regularización) antes FCEB-10B.
Revise que la fecha y hora de impresión es igual o mayor a la fecha de aplicación de la evaluación y a la de entrega del docente (En la fecha requerida en el campo “RECIBIDO POR C.E.P.:” puede poner la fecha del correo).
Rubrique el acta con las firmas y sellos que se requieren.
Recuerde:
Las actas son el soporte del plantel y evidencia de los resultados obtenidos en las evaluaciones extraordinarias.
Recomendación:
Resguarde muy bien los registros en el archivo del plantel como ha instruido el Departamento de Servicios Académicos (DSA).
También es pertinente descargar las actas y concentrados para contar con un archivo electrónico.
Foliar las actas
Foliar las actas
Una vez que tenga impresas todas las actas, el siguiente paso es identificarlas con un número de folio (ejemplo: 00001) que puede colocar por ejemplo en el pie de página con un foliador.
En esta actividad serán de gran utilidad los reportes FCEB-8C y FCEB-9G.
Para las actas del primer periodo:
Acomode las actas (DAC-DSA-P04-F01) en el orden que aparecen las asignaturas en la relación (FCEB-8C).
Luego por grupo, es decir, A, B, C, D, etc.
Compruebe que la suma de los que aparecen en todas las actas coincide con la cantidad que se muestra en la columna "Alumnos que solicitaron".
Finalmente, ponga el folio. Puede hacerlo con un foliador o con la impresora, colocándolo en cualquier parte que no impida la legibilidad de la información.
Para las actas del segundo periodo:
Primero, haga dos grupos, uno con las actas de inscritos (DAC-DSA-P04-F02)y otro con los que están dados de baja (DAC-DSA-P04-F03).
Enseguida, acomode las actas en el orden que aparecen las asignaturas en la relación (FCEB-9G), pero primero por primero por la columna "I" de "Alumnos que solicitaron".
Luego por grupo, es decir, A, B, C, D, etc.
Compruebe que la suma de los que aparecen en todas las actas coincide con la cantidad que se muestra en la columna "I" de los alumnos que solicitaron.
Si detecta alguna diferencia verifique quién es el alumno que no se esta contabilizando, esto puede suceder porque no capturó algún dato como el no. de recibo, fecha de aplicación o calificación. En caso que haya comprobado lo anterior y no encuentre el problema puede solicitar el apoyo del departamento de Servicios Académicos.
Repita del segundo paso en adelante, pero ahora con la columna "B" de "Alumnos que solicitaron".
Finalmente, ponga el folio. Puede hacerlo con un foliador o con la impresora, colocándolo en alguna parte que no impida la legibilidad de la información.
Imprimir el concentrado.
Imprimir el concentrado.
Objetivo. Evitar el riesgo de incumplir con la entrega de la información correcta mediante una revisión general.
FCEB-9C Registro de resultados finales de regularización de exámenes extraordinarios (segundo periodo de regularización).
Revise lo siguiente:
a. Se han capturado y validado las actas de todas las asignaturas del grupo.
b. Tiene impresas y rubricadas todas las actas.
c. Todas las actas tienen una fecha y hora de impresión igual o anterior a la del concentrado.
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