Zinsbriefe per E-Mail verschicken

Zinsbriefe per eMail versenden

Vorbemerkung zum Versenden von Zinsbriefen mit Thunderbird

In diesem Dokument sind die Möglichkeiten beschrieben, unter Windows oder Linux die Zinsbriefe automatisiert per eMail zu versenden. Dazu wird auf das Programmpaket mail-utils (Linux) bzw. SwithMail (Windows) zurückgegriffen.

Die Einrichtung dieser Programmpakete und die anschließende Nutzung hat sich bei den Nutzer*innen teilweise als zu komplex herausgestellt.

Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, das beliebte eMail-Programm Thunderbird zum Versenden der Mails zu benutzen. Dabei sind keine Befehle in der Kommandozeile des Betriebssystems erforderlich - alles spielt sich in der Benutzeroberfläche von DKV2 und Tunderbird ab. Es ist also zu hoffen, dass du mit dieser Möglichkeit besser zurecht kommst.

Die Vorgehensweise ist im Dokument Technische Details / Zinsbriefe mit Thunderbird beschrieben.

Grundlagen

Seit der Pre-Release-Version 0.20.0.4 werden beim Erstellen der jährlichen Zinsmitteilungen noch mehrere weitere Dokumente erstellt: 

1. Eine Datei Zinsliste-XXXX.pdf (XXXX ist das Jahr der Abrechnung), in der sich eine Übersicht aller Kreditoren mit aktiven oder im Abrechnungsjahr beendeten Direktkrediten und eine Übersicht über alle anstehenden Überweisungen für die auszuzahlenden Jahreszinsen befindet.

2. Eine Datei zinsmailsXXXX.bat (XXXX ist wieder das Abrechnungsjahr). Dies ist eine BatchVerarbeitungsdatei. Sie kann durch Aufruf der Datei in einer Systemkonsole (Linux) bzw. in der Eingabeaufforderung (Windows) ausgeführt werden und sorgt für die Versendung der Zinsbriefe per eMail soweit eMail-Adressen für die jeweiligen Kreditor:innen eingegeben sind.

3. eine Datei zinsbuchungenXXXX.csv (XXXX = Abrechnungsjahr). Dies ist eine Datei mit allen Zins-Buchungen zum Import in die Buchhaltung. Die Datei ist in der vorliegenden Version auf das Format des Programms Win-/Lin-HaBu von MCRichter angepasst. Die Daten liegen in folgender Reihenfolge vor:
   Bu-Monat;Soll-Kto;Soll-Kst;Soll-Pers-Kto;Haben-Kto;Haben-Kst;Haben-Pers-Kto;Brutto;Netto;Original;Beleg-Nr;Fälligkeit;Datum;Mobil;Datev;Anhang;Konsolidiert;Text;Steuerschlüssel;Währung

Der Inhalt der drei Dateien kann durch die Änderung der jeweiligen Vorlagen beeinflusst werden. Das Layout der Zinsliste wird durch die Datei Ausgabe/vorlagen/zinsliste.html bestimmt.

Der eMail-Text bzw. die genaue Funktion der eMail-Sendebefehle wird in der Datei Ausgabe/vorlagen/zinsmails.bat bestimmt.

eMails Versenden mit DKV2

Aus der Vorlage Ausgabe/vorlagen/zinsmails.bat wird in DKV2 die Batchdatei Ausgabe/zinsmailsXXXX.bat erzeugt. (Anm. "Batchdatei" bezeichnet eine Datei, die eine Reihe von Befehlen enthält, die dann durch einfaches Eingeben des Dateinamens in der Eingabeaufforderung ausgeführt werden.)

Zum Verständnis der Funktion hilft ein Blick in die mitgelieferte Vorlage (hier in der Version für Linux):

#!/bin/sh

{{#Kreditoren}}

{{#Email}}

rm mailtext.txt

echo "

Liebe:r {{Vorname}} {{Nachname}},

Im Anhang befindet sich die Zinsabrechnung für das abgelaufene Jahr.

Wir bedanken uns für die Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

Die Direktkredit-Verwaltung" >mailtext.txt

echo "{{Vorname}} {{Nachname}} -> {{Email}}"

./vorlagen/dkv2mail "{{Email}}" "Zinsabrechnung" "{{Attachment}}" mailtext.txt

sleep 20

{{/Email}}

{{^Email}}

echo "############ {{Vorname}} {{Nachname}} hat keine Email!"

{{/Email}}

{{/Kreditoren}}

{{/Email}}

{{/Kreditoren}}

Die erste Zeile (#!/bin/sh) ist nur für Linux interessant und muss in Windows gelöscht werden. Dazu kann z.B. das Standard-Windows-Programm notepad.exe oder unter Linux gedit bzw. kate verwendet werden.

Die Anweisungen {{#Kreditoren}} sorgt dafür, dass alle weiteren Zeilen bis {{/Kreditoren}} für jeden Kreditor in der Abrechnung wiederholt werden. Für Kreditoren mit eingegebener Email-Adresse wird der Text zwischen {{#Email}} und dem ersten {{\Email}} in die Batchdatei übernommen. Dabei werden die Werte {{}} durch den entsprechenden Text aus der DKV2-Datenbank übernommen. Zwischen {{^Email}} und dem zweiten {{/Email}} wird lediglich eine Fehlermeldung erzeugt, sofern für die Kreditor:in keine eMail-Adresse eingegeben ist.

Wichtig sind die Zeilen zwischen echo " und " >mailtext.txt. Diese Zeilen legen den Text der eMail fest und können natürlich angepassen werden. Dieser Text wird in die Datei mailtext.txt geschrieben. Dieser Bereich sieht unter Windows etwas anders aus:

(

echo Liebe:r {{Vorname}} {{Nachname}},

echo.

echo Im Anhang befindet sich die Zinsabrechnung für das abgelaufene Jahr.

echo.

echo Wir bedanken uns für die Unterstützung.

echo.

echo Mit freundlichen Grüßen

echo.

echo Die Direktkredit-Verwaltung

) >mailtext.txt

Unter Windows muss vor jeder Textzeile ein echo stehen und leere Zeilen werden durch echo. erzeugt.

Mit der folgenden Zeile wird die eMail versendet:

./vorlagen/dkv2mail "{{Email}}" "Zinsabrechnung" "{{Attachment}}" mailtext.txt

Hier wird die Batchdatei dkv2mail.bat (unter Windows) bzw. dkv2mail (unter Linux) im Pfad Ausgabe/vorlagen aufgerufen. Diese Batchdatei versendet eine einzige eMail.

(Anm. Unter Windows muss nicht die Erweiterung '.bat' angegeben werden. Windows sucht automatisch nach Dateien mit dieser Dateinamen-Erweiterung.)

Der Befehl braucht folgende Angaben in dieser Reihenfolge:

1. eMailadresse der Empfänger:in in Anführungszeichen

2. Betrefftext in Anführungszeichen

3. den Dateinamen der zu sendenden PDF-Datei in Anführungszeichen

4. den Dateinamen mit dem Text der eMail (hier die vorher erzeugte Datei mailtext.txt)

Insbesondere der Betreff-Text (hier "Zinsabrechnung") und der eMail-Text können natürlich angepasst werden.

Die Zeile sleep 20 sorgt für 20 Sekunden Pause nach dem Senden der eMail. Diese Pause sorgt (hoffentlich) dafür, dass dein eMail-Provider dich weiter lieb hat und deinen Account nicht als üble Spam-Schleuder deklariert.

Hier ein Beispiel der fertig ausgegebenen Datei zinsmailXXXX.bat (in der Version für Linux):

#!/bin/sh

rm mailtext.txt

echo "

Liebe:r Ruth Adams,

Im Anhang befindet sich die Zinsabrechnung für das abgelaufene Jahr.

Wir bedanken uns für die Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

Die Direktkredit-Verwaltung" >mailtext.txt

echo "Ruth Adams -> ruth.adams@aol.de"

./vorlagen/dkv2mail "ruth.adams@aol.de" "Zinsabrechnung" "Jahresinfo 2021_19_Adams, Ruth.pdf" mailtext.txt

sleep 20

rm mailtext.txt

echo "

Liebe:r Benno Hurgedue,

Im Anhang befindet sich die Zinsabrechnung für das abgelaufene Jahr.

Wir bedanken uns für die Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

Die Direktkredit-Verwaltung" >mailtext.txt

echo "Benno Hurgedue -> benno.hurgedue@telekom.de"

./vorlagen/dkv2mail "benno.hurgedue@telekom.de" "Zinsabrechnung" "Jahresinfo 2021_15_Hurgedue, Benno.pdf" mailtext.txt

sleep 20

echo "############ Rupert Naseweis hat keine Email!"

Diese Batchdatei würde zwei eMails versenden (/vorlagen/dkv2mail.bat wird zweimal aufgerufen) und würde eine Meldung ausgeben, dass der betreffende Kreditor keine eMail-Adresse in der Datenbank hat.

Anpassen der Batchdateien für Linux

Anpassung der Batchdatei dkv2mail

Die Datei dkv2mail (ohne Dateinamen-Erweiterung) wird ausschließlich unter Linux genutzt. (Für Windows ist die Datei dkv2mail.bat zuständig.) Sie hat folgenden Inhalt:

#!/bin/sh

# Dies ist die Linux-Version für das Senden von eMails

# Es wird das Programm mailx aus den mailutils genutzt.

cat "$4" | mailx -aFrom:mymail@mailbox.org -aBCC:mymail@mailbox.org -s "$2" -A "$3" "$1"

if [ $? -ne 0 ]

then

echo "############### Fehler beim Senden: $1"

fi

Die erste Zeile (#!/bin/sh) muss auf jeden Fall stehen bleiben, damit diese Datei als Batchdatei aufführbar ist. Die weiteren Zeilen, die mit # beginnen, sind lediglich Kommentare. Wesentlich ist die Zeile, die mit cat "$4" | mailx beginnt. Hier muss auf jeden Fall der Text "mymail@mailbox.org" zweimal durch die eigene Sende-eMail-Adresse ersetzt werden. Die Anweisung "-aBCC:mymail@mailbox.org" sorgt dafür, dass die eigene Mailadresse eine Kopie der eMail bekommt - dies kann natürlich auch gelöscht werden.

Falls nicht das Programm mailx verwendet werden soll, muss natürlich die gesamte Befehlszeile an das genutzte Programm angepasst werden.

eMail-Programm mailx installieren und einrichten

1. Das Programm mailx kann einfach installiert werden mit folgendem Befehl:

sudo apt-get install ssmtp mailutils

2. Jetzt kommt leider der hässliche Teil - es müssen einige Systemdateien geändert werden. Das ganze ist deutschsprachig hier beschrieben: https://decatec.de/home-server/linux-einfach-e-mails-sendenmit-ssmtp/ . Hier als Beispiel die Dateien, die editiert werden müssen:

sudo gedit /etc/ssmtp/ssmtp.conf

#

# Config file for sSMTP sendmail

#

# The person who gets all mail for userids < 1000

# Make this empty to disable rewriting.

root=

# The place where the mail goes. The actual machine name is required no

# MX records are consulted. Commonly mailhosts are named mail.domain.com

# Beispiel: Mail-Provider mailbox.org

mailhub=smtp.mailbox.org:587

useSTARTTLS=YES

AuthUser=BEISPIEL@mailbox.org

AuthPass=BEISPIEL-PASSWORT

TLS_CA_File=/etc/pki/tls/certs/ca-bundle.crt

# Where will the mail seem to come from?

#rewriteDomain=

# The full hostname

hostname=BEISPIEL@mailbox.org

# Are users allowed to set their own From: address?

# YES - Allow the user to specify their own From: address

# NO - Use the system generated From: address

FromLineOverride=YES

sudo gedit /etc/ssmtp/revaliases

# sSMTP aliases

#

# Format:

#

local_account:outgoing_address:mailhub

# Example: root:your_login@your.domain:mailhub.your.domain[:port]

# where [:port] is an optional port number that defaults to 25.

wilhelm:BEISPIEL@mailbox.org:smtp.mailbox.org:587

3. Du musst in der Datei Ausgabe/vorlagen/dkv2mail die Absenderadresse und die BBC-Zieladresse anpassen, falls da immer noch "mymail@mailbox.org" drin steht.

4. Gegebenenfalls muss die Datei Ausgabe/vorlagen/dkv2mail noch als ausführbares Programm angemeldet werden. Dies geschieht mit dem Befehl

sudo chmod ugo+x vorlagen/dkv2mail

(Hier wird angenommen, dass dieser Befehl in der Befehlskonsole im Ausgabeverzeichnis eingegeben wird.)

5. Passe die Datei Ausgabe/vorlagen/zinsmails.bat an deine Wünsche an:

• Erste Zeile unbedingt behalten (#!/bin/sh)

• Betreff-Text

• eMail-Text, hierbei auf die beiden Anführungszeichen am Anfang und am Ende achten!

6. Jetzt kannst du DKV2 starten und unter Verträge/Listen drucken/Zinsbriefe die Erstellung von Zinsbriefen anwerfen. Du solltest danach in deinem Ausgabe-Verzeichnis alle PDF-Dateien mit den Zinsbriefen haben und außerdem auch die Datei zinsmails2022.bat (als Beispiel).

7. Öffne die Batchdatei zinsmails2022.bat (z.B. mit gedit und lösche alle Zeilen nach der ersten Zeile, die mit dkv2mail beginnt. In der ersten Zeile, die mit dkv2mail beginnt, ersetzt du die eMailAdresse des Empfängers durch deine eigene eMail-Adresse. Jetzt Abspeichern.

8. Öffne die Befehlskonsole und wechsele in das Ausgabeverzeichnis von DKV2, z.B. so:

cd /home/wilhelm/DKV2/Ausgabe

9. Gib in der Befehlskonsole folgenden Befehl ein, um die Datei zinsmails2022.bat als ausführbares Programm zu deklarieren:

chmod ugo+x zinsmails2022.bat

(Alternativ geht dies auch im Kontextmenü deines Dateibrowsers in der grafischen Benutzeroberfläche.)

10. Gib in der Befehlskonsole den Befehl zum Senden der eMails:

./zinsmails2022.bat

Bitte ./ nicht vergessen!

Jetzt solltest du auf deine eigene eMail-Adresse eine Mail mit dem gewünschten Text und dem Zinsbrief des ersten Kreditor als Anhang erhalten.

Wenn du an dieser Stelle hängen bleibst und nicht weißt, wie du weiter kommst, kannst du mich per eMail kontaktieren: mailto:Wilhelm.Pflueger@mailbox.org

11. Wenn die eMail wie gewünscht bei dir angekommen ist, kannst du die Erzeugung der Zinsbriefe noch einmal starten (siehe Punkt 6.). Nun kannst du den Befehl zum Senden aller Mails geben, indem du die erzeugte Batchdatei zinsmails2022.bat wie in Schritt 8. und 9. als ausführbar deklarierst und jetzt unverändert startest.

Anpassen der Batchdateien für Windows

Anpassung der Batchdatei dkv2mail.bat

Die Datei dkv2mail.bat wird ausschließlich unter Windows genutzt. (Für Linux ist die Datei dkv2mail ohne Dateinamen-Erweiterung zuständig.) Sie hat folgenden Inhalt:

rem Dies ist die Windows-Version für das Senden einer eMail

rem Das Programm nutzt SwithMail.

rem Die Konfiguration der Sendeparameter erfolgt in der Bedienoberfläche

rem von SwithMail.

SwithMail.exe /s /from "mymail@mailbox.org" /bcc mymail@mailbox.org /to "%1" /sub "%2" /a "%3" /btxt

"%4"

IF %ERRORLEVEL% NEQ 0 echo "############# Fehler beim Senden: %1"

Die ersten Zeilen, die mit rem beginnen, sind lediglich Kommentare. Wesentlich ist die Zeile, die mit SwithMail.exe beginnt. Hier muss auf jeden Fall der Text "mymail@mailbox.org" zweimal durch die eigene Sende-eMail-Adresse ersetzt werden. Die Anweisung ```/bcc mymail@mailbox.org``` sorgt dafür, dass die eigene Mailadresse eine Kopie der eMail bekommt - dies kann natürlich auch gelöscht werden.

Falls nicht das Programm SwithMail.exe verwendet werden soll, muss natürlich die gesamte Befehlszeile an das genutzte Programm angepasst werden.

eMail-Programm SwithMail installieren und einrichten

1. Das Programm SwithMail kann kostenfrei heruntergeladen und genutzt werden. Hier ist die Download-Seite: https://www.tbare.com/software/swithmail/ .

2. Nach Druck auf den Download-Button bekommst du eine Datei SwithMailv2240.zip. Diese zip-Datei muss durch Doppelklick ausgepackt werden.

3. In der zip-Datei befindet sich das eigentliche Programm SwithMail.exe und eine (recht schmale) Beschreibung in der Datei Readme.txt. Kopiere die Programmdatei SwithMail.exe am besten in dein DKV2-Ausgabeverzeichnis.

4. Nun musst du durch Start von SwithMail.exe in der grafischen Benutzeroberfläche die notwendigen Angaben über dein eMail-Konto machen: Benutzername, Password, Server usw. Diese Angaben kannst du in den Einstellungen deines eMail-Programmes nachsehen (z.B. in Thunderbird).

Eine deutschsprachige Anleitung gibt es z.B. hier: https://www.tutonaut.de/anleitung-mails-ohneinteraktion-per-terminalbatch-verschicken/ . Du kannst dir nun selbst (oder eine:r Freund:in) eine eMail senden und damit ausprobieren, ob das Versenden mit SwithMail funktioniert.

5. Du musst in der Datei Ausgabe/vorlagen/dkv2mail.bat die Absenderadresse und die BCC-Zieladresse anpassen, falls da immer noch "mymail@mailbox.org" drin steht.

6. Passe die Datei Ausgabe/vorlagen/zinsmails.bat an deine Wünsche an:

• Betreff-Text

• eMail-Text, hierbei auf die beiden Zeilen mit "(" und ") > mailtext.txt" am Anfang und am Ende achten! Leerzeilen müssen durch "echo." angegeben werden und vor dem Text muss jeweils "echo" stehen.

• den Wartebefehl zum Verringern der eMail-Frequenz. In der Vorlage sind drei Alternativen angegeben. Entferne das 'rem' bei dem Befehl, der auf deinem Computer eine 20-Sekunden-Pause einlegt. Du musst das unter Windows leider selbst ausprobieren, weil je nach Version ein anderer Befehl funktioniert.

7. Jetzt kannst du DKV2 starten und unter Verträge/Listen drucken/Zinsbriefe die Erstellung von Zinsbriefen anwerfen. Du solltest danach in deinem Ausgabe-Verzeichnis alle PDF-Dateien mit den Zinsbriefen haben und außerdem auch die Datei zinsmails2022.bat (als Beispiel).

8. Öffne die Batchdatei zinsmails2022.bat (z.B. mit notepad.exe und lösche alle Zeilen nach der ersten Zeile, die mit dkv2mail beginnt. In der ersten Zeile, die mit dkv2mail beginnt, ersetzt du die eMail-Adresse des Empfängers durch deine eigene eMail-Adresse. Jetzt Abspeichern.

9. Öffne die Windows-Eingabeaufforderung und wechsele in das Ausgabeverzeichnis von DKV2, z.B. so:

cd c:\User\Wilhelm\Direktkredite\Ausgabe

10. Gib in der Eingabeaufforderung den Befehl zum Senden der eMails:

zinsmails2022

Jetzt solltest du auf deine eigene eMail-Adresse eine Mail mit dem gewünschten Text und dem Zinsbrief des ersten Kreditor als Anhang erhalten.

Wenn du an dieser Stelle hängen bleibst und nicht weißt, wie du weiter kommst, kannst du mich per eMail kontaktieren: mailto:Wilhelm.Pflueger@mailbox.org

11. Wenn die eMail wie gewünscht bei dir angekommen ist, kannst du die Erzeugung der Zinsbriefe noch einmal starten (siehe Punkt 7.). Nun kannst du den Befehl zum Senden aller Mails geben, indem du wie in Punkt 10. die erzeugte Batchdatei zinsmails2022 jetzt unverändert startest.

Good Luck!