員工使用指南
DKForm管理

DKForm 管理是 DKForm 無紙化系統的管理員 App。DKForm 填表安裝在面向客戶的裝置上，用來收集表格；而 DKForm 管理則是您（企業負責人或辦公室員工）用來搜尋已完成的表格、查看統計資訊、管理整個系統的設定，以及將新的或更新後的表格發送到您帳戶下的所有 DKForm 填表裝置。您可以把它理解為 DKForm 填表「前台」背後的「後台管理系統」。

1. DKForm 管理的功能

DKForm 管理會連接到與您的 DKForm 填表裝置相同的 iCloud 帳戶，並提供以下功能：

• 儀表板 — 快速查看已完成表格的總數及趨勢。

• 搜尋 — 透過姓名、電話號碼、AP 號碼或日期尋找任何已完成的表格，然後檢視、下載或移除表格。

• 集中設定 — 只需修改一次表格分類、用語及日期格式，您帳戶下的所有 DKForm 填表裝置都會自動取得這些設定。

• 表格發送 — 上傳新的或更新後的填寫表格範本，讓員工裝置可以同步並開始使用。

• 進階工具（可選） — 提供原始 iCloud 檔案瀏覽器及搜尋索引維護工具，需要查看系統底層資料時可以使用。

所有資料都以您自己的 iCloud Drive 作為基礎，因此與 DKForm 填表一樣，您的資料由您自己擁有，不受系統供應商綁定。

2. 第一次啟動

DKForm 管理第一次開啟時，會詢問您是否要將四份範例完成表格上傳到您的 iCloud 帳戶。您可以先安全地探索 App 的各項功能，而不會涉及真實的客戶資料：

• 點擊 是，上傳範例檔案（Yes, upload sample files），即可使用範例資料試用搜尋、儀表板及其他工具。

• 點擊 否，不上傳範例檔案（No, don't upload sample files），直接進入 App。（如果您已經熟悉 App，或正在連接一個已經包含真實資料的正式帳戶，建議選擇此選項。）

這個提示只會出現一次。

分頁

分頁 用途

儀表板 快速查看總數及趨勢。

統計（僅部分帳戶提供） 在為您的企業設定後，查看更深入的自訂分析資料。

搜尋 尋找、檢視、下載或刪除特定的已完成表格。

瀏覽（可選） 查看 iCloud 中所有檔案的原始資料夾結構。

工具（可選） 發送表格、管理系統設定及維護搜尋索引。

設定 開啟／關閉可選分頁及設定密碼。

支援 App 資訊及聯絡方式。

瀏覽、工具及設定預設受到密碼保護（預設密碼為 1234），因此即使 App 安裝在共用裝置上，一般使用者也無法隨意進入系統設定或查看原始檔案。

修改密碼的方法與 DKForm 填表相同，請參閱第 7 節。

3. 儀表板 — 每日總覽

儀表板分頁讓您快速了解系統目前的狀況：

• 同意表格總數（Total Consent Forms）— 目前已建立搜尋索引的所有完成表格數量。

• 本月新增表格（This Month's New Forms）— 本月新增的完成表格數量。

• 每月趨勢圖（Monthly Trend chart）— 顯示過去 12 個月完成表格數量的長條圖，讓您可以快速看出繁忙或較淡的時期。

您可以向下拉動畫面，或點擊右上角的重新整理圖示，隨時更新這些數字。最後更新時間（Last updated）會告訴您目前資料的新鮮程度。

儀表板底部有一個 處理表格（Process Forms）狀態卡片。這項功能會在背景自動執行 — 它會確認每一份從 DKForm 填表上傳的完成表格是否已正確加入搜尋索引，並自動處理任何遺漏的項目。

一般情況下，您不需要操作這項功能。如果發現狀況異常，例如上傳表格後數字沒有更新，可以點擊此卡片展開並查看詳細狀態。

注意： 如果此裝置尚未登入 iCloud，或無法連接 iCloud，儀表板會直接顯示相關提示，而不是顯示過時的數字。請在裝置的設定 App 中登入 iCloud，然後再試一次。

4. 搜尋 — 尋找特定表格

這是您日常工作中最常使用的功能。

1. 前往 搜尋 分頁。

2. 在搜尋框中輸入內容 — 系統會根據客戶姓名、電話號碼或 AP 號碼進行搜尋。（您的企業對這些欄位所使用的名稱可能不同；請參閱第 6 節的「顯示名稱設定」。）

3. 如有需要，可以使用 開始日期（Start Date）／結束日期（End Date）縮小搜尋範圍。

4. 搜尋結果會以清單顯示，每項結果會顯示表格類型、客戶姓名、電話號碼、日期及表格中記錄的其他識別資料。

5. 使用清單上方的切換按鈕，可以按照日期以升序或降序排列搜尋結果。

對每一項搜尋結果，您可以：

• 下載 — 將完成的 PDF 複製到此裝置本機的「已下載文件」（Downloaded Documents）資料夾。該資料夾可以在 iOS 的檔案 App 中查看，之後可以透過電子郵件、AirDrop 等方式分享。

• 刪除（如果已在設定中啟用，請參閱「設定」）— 將表格移動到 iCloud 中的 TrashBin 資料夾，而不是直接永久刪除，以避免意外遺失。執行此操作前需要確認。

當 DKForm 填表裝置上傳新的表格後，系統會透過第 3 節所述的背景索引處理，自動更新搜尋資料。

5. 瀏覽 — 原始檔案存取（可選）

如果您在設定中啟用 檔案瀏覽（File Browsing），就會出現瀏覽分頁。此功能可以讓您直接瀏覽整個 iCloud Drive 的資料夾結構，包括實際儲存的資料夾、PDF 及 JSON 檔案。

您可以：

• 進入任何資料夾。

• 直接預覽 PDF 或 JSON 檔案。

• 將檔案下載到此裝置。

• 刪除檔案（檔案會先移動到 TrashBin 資料夾；如果從 TrashBin 再次刪除，系統會要求您確認永久移除）。

這是一項進階使用者功能。大部分日常工作應該透過搜尋及工具完成。瀏覽主要用於疑難排解，或當您需要確認 iCloud 中實際儲存了哪些檔案及它們的位置時使用。

6. 工具 — 表格發送及系統設定（可選）

如果您在設定中啟用 進階工具（Advance Tools），就會出現工具分頁，其中包括以下功能：

管理雲端主機設定

這是最重要的管理設定畫面 — 在這裡進行的變更會套用到所有登入相同 Apple 帳戶的 DKForm 填表裝置，每部裝置下次同步時就會取得新的設定：

• 日期格式 — 控制之後新填寫表格所使用的日期格式。（已經填寫完成的表格會保留建立當時使用的格式，因此過去的記錄可以保持一致。）

• 表格分類 — 這些分類會顯示在 DKForm 填表「選擇填寫表格」畫面上的分頁中，讓您可以將表格分類，例如「資料收集」、「同意書」、「活動」等。每個分類都有一個顯示名稱，以及一個在系統內部使用的「比較代碼」（compare token）。

• 顯示名稱設定（Display Mapping）— 讓您可以將系統內建的用語改成符合您企業習慣的名稱。例如，如果您的企業內部將客戶的 ID 稱為「AP 號碼」，但客戶看到的名稱不同，您可以設定 App 中顯示的名稱，而不需要修改底層資料。部分顯示名稱設定是系統必需的，無法刪除，但您可以自訂其文字，或恢復為預設名稱。

• 客戶代碼（Customer Code）— 如果您的帳戶／客戶使用唯一代碼，可以在這裡設定。

您也可以將目前的設定匯出成檔案，用作備份或提供給我們進行技術支援；同樣也可以從檔案匯入設定，方便在不同帳戶之間複製設定，或在設定錯誤後進行還原。

管理 DKForm 項目

這是將新的或更新後的填寫表格範本發送到員工 DKForm 填表裝置的方法：

• 可以上傳單一 .dkform 檔案，或從包含多個檔案的資料夾一次使用上傳多個。

• 每個項目都可以檢視、重新命名顯示名稱，或進行封存（從員工裝置的「開始新的表格」清單中移除，但不會刪除之前使用該表格所填寫的任何表格）。

• 上傳完成後，員工裝置下次在 DKForm 填表的「填寫表格」畫面點擊 同步 時，就會看到新的／更新後的表格。

自訂的 .dkform 範本通常是我們在提供顧問服務時為您製作的，請參閱第 8 節。

搜尋索引維護

以下三項工具可以確保搜尋、儀表板及統計資料保持準確：

• 驗證搜尋索引（Validate Search Index）— 快速比較 iCloud 中實際存在的檔案與搜尋索引，並報告任何不一致之處，而不需要開啟每個檔案。速度很快；如果發現資料看起來不正常，請先使用這項功能。

• 下載搜尋索引（Download Search Index）— 強制從 iCloud 重新取得搜尋索引到此裝置的本機副本。如果透過「驗證搜尋索引」確認後，儀表板或搜尋結果看起來仍然過時，可以使用此功能。

• 建立搜尋索引（Build Search Index）— 完整重新建立搜尋索引，從頭掃描 iCloud 中的每一份 PDF。大型帳戶可能需要很長時間，因此最好在營業時間以外執行，而且通常很少需要使用 — 背景中的「處理表格」功能（第 3 節）通常會自動保持資料更新。

7. 設定

設定 功能

啟用檔案瀏覽（Enable File Browsing） 顯示／隱藏瀏覽分頁。

啟用搜尋刪除功能（Enable Delete on Search） 顯示／隱藏搜尋結果中的刪除按鈕。

啟用進階工具（Enable Advance Tools） 顯示／隱藏工具分頁。

啟用除錯模式（Enable Debug Mode） 顯示額外的技術資訊，主要用於與技術支援人員一起進行疑難排解。

App 密碼（App Passcode） 防止一般使用者進入瀏覽、工具及設定。

請在這裡設定您自己的密碼，不要繼續使用預設的 1234，尤其是在裝置是共用的，或其他不應該修改系統設定的員工可以看到該裝置的情況下。

注意： 與第 6 節的「雲端主機設定」不同，這些開關設定及 App 密碼只會儲存在此特定裝置上，不會同步到帳戶中的其他裝置。

8. 建立自訂表格

DKForm 管理本身已經準備好用於管理表格，但實際使用的表格範本 — 例如根據您的資料收集流程、同意書內容或企業工作流程量身打造的表格 — 通常需要另外製作。

如需製作適合您企業的自訂 .dkform 表格範本，請透過 App 中的 支援 分頁聯絡我們，或發送電子郵件至 DKFormPaperless@outlook.com。

9. 快速疑難排解／常見問題

問：儀表板顯示「需要 iCloud」（iCloud Required），或沒有顯示任何數字。
答： 請確認此裝置已登入與您的 DKForm 填表裝置相同的 iCloud 帳戶，並確認裝置已連接網際網路。

問：我已經從 DKForm 填表上傳表格，但這些表格沒有出現在搜尋結果中。
答： 請稍等一下 — 新上傳的表格會由儀表板中的背景「處理表格」功能自動處理。如果已經等待了一段時間，請開啟儀表板並查看「處理表格」卡片是否有錯誤，或者從工具中執行 驗證搜尋索引。

問：我在「管理雲端主機設定」中修改了設定，但員工裝置沒有顯示新的設定。
答： 這些設定會在背景中自動同步到每一部 DKForm 填表裝置；當該裝置開啟「選擇填寫表格」畫面時，也會進行同步。如果需要立即更新，可以請員工在該畫面點擊 同步，強制進行同步。

問：我從搜尋結果中刪除了一份表格 — 它真的完全消失了嗎？
答： 不會 — 表格會被移動到 iCloud 中的 TrashBin 資料夾，而不是永久刪除。如果有需要，您（或我們）仍然可以從那裡恢復該表格。

問：我看不到「瀏覽」或「工具」分頁。
答： 這兩個分頁都是可選功能，而且預設為關閉。請前往設定將它們開啟。