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一、 赛会主席职责
- 确定比赛时间；
- 为比赛准备相关物品以及安排相关服务；
- 确定线上比赛会议室(Zoom)的注册；
- 线上收集参赛者信息，为参赛者提供电子版比赛手册、参赛者信息表、资格与原创资格表；
- 线上完成参赛者资格审查，确保减少线上比赛进行时的投诉事件；
- 与公关副会长线上配合做好线上会前宣传；
- 依据最新比赛手册要求线上招募比赛职务员，并对线上比赛职务员进行培训；
- 依据最新比赛手册要求招募总评审(Chief Judge)。
二、在线比赛准备流程
比赛前：
- 在群组平台(例子：Whatsapp)组织参赛者抽签，确定演讲顺序；
- 在已建好的ZOOM会议室分会场进行参赛选手线上说明会；
- 提前一天组织参赛者填写电子版参赛选手信息表、资格与原创资格表；
- 负责联络IT技术支持经理( IT Manager)及礼宾司(SAA)解决线上比赛过程中的技术及沟通问题。
比赛中：
- 配合处理比赛投诉
i. 投诉内容仅针对参赛者参赛资格及参赛者演讲稿的原创性；
ii. 仅参赛者和评审可以投诉，如有投诉，请在宣布比赛结果之前联系赛会主席或总评审提出；
iii. 确认后，暂停宣布比赛结果，进入投诉处理。
2. 配合总评审把比赛结果发送给赛会主任；
3. 管理参赛选手：
4. 群组(例子：Whatsapp)向赛会主席反馈Zoom会议室观察到的情况，保证线上主持人准确控场。观察线上参赛者在线情况，保证参赛者在合适的线上会议室中，比如：备稿演讲比赛参赛者在主会场、即席演讲比赛参赛者在分会场等候。如出现状况，及时协调解决。
比赛后：
- 将所有参赛者的比赛信息提交给总评审来填写，确认总评审将该表格提交给下一阶段比赛的赛会主席；
- 配合公关做好赛后宣传；
- 完成比赛收支情况结算；
- 组织复盘。
三、赛场秩序与参赛者注意事项
赛场秩序
- 比赛过程中，除参赛者及计时员，其余人员需全程需静音，关闭摄像头和聊天室，会场出入由IT技术支持经理 (IT Manager)把控；
- 所有人均需修改名称，比赛筹备组职务人员及参赛者的名称格式为：角色+姓名，评审保持匿名。
参赛者注意事项
- 参赛者应保证上半身可见，演讲范围为ZOOM屏幕可见范围；
- 参赛者需提前半小时进入Zoom调试设备，确保语音及视频能正常使用；
- 如参赛者需使用辅助设备，如幻灯片(PPT)，请提前与赛会主席申请，并协调相关人员与IT技术支持经理沟通获得播放权限；
- 赛会主任邀请参赛者后，参赛者开麦回答Ready，表示设备调试完毕，比赛可以开始；
- 即席演讲比赛参赛者听到礼宾司呼叫进场时，请立即开麦应答，并退出等候室返回主会场准备。
四、比赛角色建议
1. 赛会主席（Contest Chair）
- 赛会主席(Contest Chair)与赛会主任(Contest Toastmaster)密切沟通，保证场内场外信息及时反馈；
- 赛前与IT技术支持经理 (IT Manager)一起对参赛者进行培训，讲解ZOOM会议室及分会议室用法；
- 提前1天让参赛者填写参赛资格表及原创声明表，并完成抽签。
- 赛会主席全程双设备参会，准备电脑及手机同时进入ZOOM会议室，以保证沟通顺畅及监督比赛流程。
2. 赛会主任（Contest Toastmaster）
- 熟悉比赛流程，准备比赛稿，做好幻灯片(PPT)；与各个角色沟通确认出场顺序，确保衔接流畅；
- 向参赛者确认姓名全称、姓名发音及题目发音；
- 比赛正式开始前，调试设备，确定适合的环境、光源、姿势（站姿、坐姿）、声源，收集可能发生的问题并想到解决办法，尤其是与总评审或者赛会主席确定好发生突发状况（选手掉线、申诉、选手未达到时间要求等）时应该如何处理；
- 准备若干个参赛者采访环节要提问的问题，准备问题时要考虑开放性和闭合性，如果时开放性问题做好冷场的准备；闭合性问题考虑回答者回答以后的效果；
- 宣读完比赛规则，需要询问参赛者、礼宾司、计时员是否准备好，询问总评审是否可以开始比赛；
- 即席演讲比赛环节，公布题目前需要确认除第一位席参赛者之外的所有参赛者已被分配至分会场。公布题目时可共享屏幕，让观众看到题目；
- 颁奖之前确定是否有投诉和时间不合格的情况发生。颁完奖记得合影。
3. 参赛者（Contestants）
- 建议参赛者穿正装，背景以纯色为主；
- 为更好地呈现演讲效果，使用辅助照明设备；
- 推荐使用电脑设备，如使用手机、平板电脑等设备，建议使用三脚架固定辅助设备；
- 参赛者开启“隐藏非视频参会者功能”，并使用“画廊视图”模式，以便看到计时员；
- 设备高度调到与目光持平；
- 赛前多对着镜头演练，培养镜头感；
- 设备很重要，提前调试好。
五、赛会主席资料包列表
- 比赛手册；
- 参赛者资格与原创声明；
- 参赛者信息表；
- 主持稿+幻灯片(PPT)；
- 奖状；
- 比赛流程表；
- 获奖者信息表；
- 赛会主任Briefing稿
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