Privacy

PRIVACY - IL NUOVO REGOLAMENTO UE 679/2016

LA PRIVACY E IL MODO DI LAVORARE: le regole per il corretto trattamento dei dati

L’ambito lavorativo porta a gestire una serie di «informazioni», proprie e di terzi, per erogare i servizi/prodotti che vengono richiesti. Tali informazioni possono essere considerate, ai sensi del D. Lgs. 196/03 e s.m.i., «dati personali» quando sono riferite a persone fisiche e, per la loro gestione (trattamento), sia cartacea che digitale, è necessario che vengano adottate una serie di misure minime ed idonee.

Altre informazioni, pur non essendo «dati personali» ai sensi di legge, sono in tutto e per tutto informazioni riservate, ovvero informazioni tecniche, commerciali, contrattuali, di business o di altro genere per le quali siamo chiamati a garantirne la riservatezza. Con il termine «dati» deve intendersi l’insieme più ampio di informazioni di cui un dipendente o un collaboratore può venire a conoscenza e di cui deve garantire la riservatezza e la segretezza e non solo i dati personali intesi a norma di legge.

Le incombenze per lo studio professionale di un Amministratore di Condominio sono molteplici, per questo la privacy richiede una formazione dedicata ed un'analisi assolutamente personalizzata di ogni situazione. La materia è molto vasta e spazia dall'informativa ai diritti degli Interessati, dalle analisi presso lo studio del professionista all'analisi di scenari e conseguenze corrette. Ipoteti di data breach e sistemi di prevenzione e fronteggiamento delle problematiche, senza considerare inoltre tutte le incombenze necessarie per i Collaboratori di studio.

Il ruolo del'Amministratore

L’Amministratore può essere nominato dall’assemblea condominiale, quale «responsabile del trattamento» dei dati personali con lo scopo di contemperare le esigenze di trasparenza con quelle di riservatezza.

• • Amministratore è il responsabile del trattamento dati dei condomini (nomina ad hoc);

  • Obbligo legale di trattare determinati dati (ex art. 1130 c.6);

  • Dati personali nel condominio: nomi, recapiti, mail, telefono, dati catastali;

  • Trattamento dati ex. Art.9 (necessario il consenso).

L’amministratore ha, l’obbligo di:

• • conservare la documentazione relativa ai condomini (cartacea o telematica);

  • predisporre misure di sicurezza per proteggere i dati, specie se sensibili;

  • comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali (codice fiscale e, se si tratta di società, la sede legale e la denominazione).

In sintesi l’amministratore può:

• Acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio – siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari – chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio;

• Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune. Non può invece chiedere documentazione eccedente la professione.

Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’Amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico (ad esempio: verbali, estratti conto, fatture, immagini del sistema di videosorveglianza, il registro dell’anagrafe condominiale) al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Particolari cautele devono esser adottate quando si trattano, tra gli altri dati particolari o giudiziari.