Pedoman Administrasi

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. SK KPA tentang Honor

4. BAST Penyelesaian Pekerjaan

5. Daftar Rekapitulasi Belanja Honor

6. Bukti pembayaran

7. SSP

8. SPK

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Bukti Pembayaran

4. Kuitansi

5. SPK/ Surat Perjanjian/ Surat Pesanan

6. Daftar Alokasi (Tanda terima)

7. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. SPK/Surat Perjanjian

4. Bukti pembayaran

5. Kuitansi

6. Tanda Terima

7. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Undangan dan Daftar Peserta

4. Bukti pembayaran

5. Kuitansi

6. Notulen/Hasil FKP

7. Daftar hadir 

8. Foto Penyerahan uang ke Penyedia (Jika Cash)

9. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Presensi dan Uang Makan

4. Surat Tugas

5. Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan Bukti visum

6. Laporan perjalanan dinas

7. Rincian biaya perjalanan dinas

8. Kuitansi Perjalanan Dinas

9. Rekapitulasi perjalanan dinas biasa

10. Tiket dan boarding pass (pesawat/ kereta api) dll

11. Bukti penginapan (Billing Hotel)

12. Bukti Pembayaran

Kelengkapan SPJ

1. SPBy dan SPJ Kolektif

2. Fotocopy KTP Penunjuk Jalan

3. Dokumentasi Kegiatan didampingi Penunjuk Jalan

4. Nomer Rekening dan Nama Bank (opsi jika transfer)

5. Foto Penyerahan Uang ke Penunjuk Jalannya (jika cash) + Surat Pernyataan KPA pembayaran secara Tunai

6. Keterangan Desa, SLS/Non SLS, Tanggal Pelaksanaan

7. SK Penunjuk Jalan

8. KAK dan Form permintaan (BOS)

Kelengkapan SPJ:

1. SPBy

2. Kwitansi Biaya Transport

3. KTP Penerima Biaya Transport

4. Dokumentasi Kegiatan

5. Keterangan Desa, SLS/Non SLS, Tanggal Pelaksanaan

6. Foto Penyerahan Uang / No Rekening dan Nama Bank

7. STNK (jika ojek)

8. SK Daerah Sulit

9. KAK dan Form Permintaan dari Back Office Selindo (BOS)

Kelengkapan SPJ:

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Surat Tugas

4. Surat pernyataan tidak menggunakan kendaraan dinas

5. Laporan perjalanan dinas

6. Bukti pembayaran

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Surat tugas

4. SPD paket meeting dalam kota

5. Surat pernyataan tidak menggunakan kendaraan dinas

6. Daftar rincian perhitungan pembayaran perjalanan dinas

7. Bukti pembayaran

Penjelasan Kelengkapan SPJ:

1. KAK, pastikan telah memuat informasi berikut.

a. Identifikasi kebutuhan

b. Perjalanan dinas dalam rangka apa

c. Siapa yang melakukan perjalanan dinas

d. Kapan dilakukan perjalanan dinas

e. Tujuan perjalanan dinas

f.  Bagaimana cara ke tempat tujuan

g. Telah ditetapkan oleh PPK

2. Form permintaan/nota dinas (SM ke PPK)

Pastikan:

a. Memuat nomor dan tanggal

b. Tanggal form permintaan sebelum transaksi/kegiatan dilakukan

c. Telah di tanda tangan oleh SM

3. Surat tugas 

Pastikan:

a. Memuat nomor dan tanggal surat tugas

b. Telah ditandatangani atasan langsung

c. Terdapat nama pelaksana perjadin, tanggal dan tujuan perjadin

4. Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan Bukti visum

Pastikan:

a. Tanggal dan tujuan perjalanan pada SPD sesuai dengan Surat tugas

b. Telah ditandatangani PPK

c. Tanggal SPD sebelum tanggal perjalanan

d.  Bukti visum terdapat nama dan jabatan penandatangan tempat tugas yang dituju serta diberi stempel

e. Tempat dan tanggal visum sesuai dengan SPD dan Surat tugas

f. Biaya menginap pada perjalanan lebih dari 8 jam diberikan untuk kondisi tertentu yang urgent dan harus menginap

5. Surat Pernyataan tidak menggunakan kendaraan dinas

Pastikan:

a. Telah ditandatangani pelaksana perjadin dalam kota

b. Tujuan dan waktu pelaksanaan sesuai dengan Surat Tugas dan SPD

6. Laporan perjalanan dinas dan dokumentasi kegiatan

Pastikan:

a. Berisi catatan kegiatan per hari yang sesuai dengan tanggal penugasan pada Surat Tugas dan dilampirkan dokumentasi/foto kegiatan

b. Telah ditandatangani Pelaksana Perjadin

c.  Jika perjalanan dinas lebih dari 8 jam pada laporan harus terlihat waktu perjalanan dinas nya

7. Rincian biaya perjalanan dinas

Pastikan:

a. Kesesuaian dengan bukti at cost (tiket dan/atau boarding pass, kuitansi hotel, transport, dan transport daerah sulit)

b. Kesesuaian Uang Harian dengan Rate SBM TA 2023

c. Bukti Pengeluaran Riil sesuai dengan SK Transport (transport dari kabupaten ke kecamatan/desa yang tidak diatur dalam SBM atau tidak ada bukti at cost)

8. Kuitansi Perjalanan Dinas

Pastikan:

a. Tanggal kuitansi tidak melewati tanggal pembayaran pada SP2D

b. Telah ditandatangani oleh penerima

c. Kuitansi sesuai dengan rincian biaya perjalanan dinas

9. Rekapitulasi perjalanan dinas 

Pastikan:

a. Nilai rekapitulasi perjalanan dinas biasa sesuai dengan jumlah, nilai kuitansi dan bukti pendukungnya

b. Telah ditandatangani oleh pembuat rekapitulasi perjalanan dinas biasa

10. Bukti Pembayaran Lewat Transfer/CMS

Pastikan:

a. Bukti pembayaran via transfer/CMS sesuai dengan nilai rekapitulasi dan rincian biaya perjalanan dinas

b. Nama, nilai bukti yang ditransfer dan jumlah bukti sesuai dengan total daftar nama-nama dalam daftar rekapitulasi perjalanan dinas 

11. Pembayaran secara Tunai

Pastikan:

a. Surat pernyataan KPA untuk pembayaran tunai dalam rangka pembayaran honor penunjuk jalan

b. Surat Pendelegasian Wewenang Bendahara

c. Kuitansi/bukti pembayaran yang sudah ditandatangani oleh penerima 

d. Bukti foto dokumentasi pemberian uang kepada penerima

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Surat pernyataan dari penanggung jawab kegiatan bahwa fasilitas di kantor tidak mencukupi

4. Undangan kegiatan

5. Jadwal kegiatan 

6. Surat tugas

7. Daftar hadir

8. Notulen

9. Dokumentasi

10. Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan Bukti visum

11. List Kamar Hotel

12. Laporan Kegiatan

13. Invoice

14. SSP

15. SK PPK

16. Formulir Identifikasi Kebutuhan

17. Formulir Perencanaan Pengadaan

18. Rencana Umum Pengadaan (RUP)

19. Penetapan Spesifikasi Teknis

20. Penetapan RAB

21. Penetapan Rancangan Kontrak (dalam hal Dibutuhkan)

22. Permintaan Pemilihan kepada Pejabat Pengadaan (pengadaan dengan nilai ≤ 200 Juta Rupiah)

23. Permintaan Pokja Pemilihan kepada Ka UKPBJ  (pengadaan dengan nilai > 200 Juta Rupiah)

24. SK Pejabat Pengadaan (pengadaan dengan nilai ≤ 200 Juta Rupiah)

25. SK Pokja Pemilihan (pengadaan dengan nilai > 200 Juta Rupiah)

26. Surat Penugasan Pokja Pemilihan (pengadaan dengan nilai > 200 Juta Rupiah)

27. Bukti pemesanan/ surat undangan penyampaian penawaran (dilampiri spesifikasi teknis)

28. BA negosiasi teknis dan harga

29. Laporan hasil pemilihan

30. Kontrak Kerjasama dengan Pihak Hotel

31. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

32. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP)

33. Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan (BAST)

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Surat tugas

4. SPD paket meeting luar kota

5. Bukti transportasi

6. Daftar rincian perhitungan pembayaran perjalanan dinas

7. Bukti pembayaran

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Surat pernyataan dari penanggung jawab kegiatan bahwa fasilitas di kantor tidak mencukupi

4. Undangan kegiatan

5. Jadwal kegiatan 

6. Surat tugas

7. Daftar hadir

8. Notulen

9. Dokumentasi

10. Surat Perjalanan Dinas (SPD) dan Bukti visum

11. List Kamar Hotel

12. Laporan Kegiatan

13. Invoice

14. SSP

15. SK PPK

16. Formulir Identifikasi Kebutuhan

17. Formulir Perencanaan Pengadaan

18. Rencana Umum Pengadaan (RUP)

19. Penetapan Spesifikasi Teknis

20. Penetapan RAB

21. Penetapan Rancangan Kontrak (dalam hal Dibutuhkan)

22. Permintaan Pemilihan kepada Pejabat Pengadaan (pengadaan dengan nilai ≤ 200 Juta Rupiah)

23. Permintaan Pokja Pemilihan kepada Ka UKPBJ  (pengadaan dengan nilai > 200 Juta Rupiah)

24. SK Pejabat Pengadaan (pengadaan dengan nilai ≤ 200 Juta Rupiah)

25. SK Pokja Pemilihan (pengadaan dengan nilai > 200 Juta Rupiah)

26. Surat Penugasan Pokja Pemilihan (pengadaan dengan nilai > 200 Juta Rupiah)

27. Bukti pemesanan/ surat undangan penyampaian penawaran (dilampiri spesifikasi teknis)

28. BA negosiasi teknis dan harga

29. Laporan hasil pemilihan

30. Kontrak Kerjasama dengan Pihak Hotel

31. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)

32. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP)

33. Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan (BAST)

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. SK KPA tentang Honor

4. Surat Tugas

5. Laporan Inda

6. Jadwal Kegiatan

7. Daftar Hadir

8. Daftar Riil Aktivitas Jam Mengajar

9. Daftar Rekapitulasi Belanja Honor

10. Bukti pembayaran

11. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Matriks Alokasi Pokja Tim Pelaksana 

4. SK KPA tentang Honor

5. Laporan Tim Pokja

6. Daftar Rekapitulasi Belanja Honor

7. Bukti pembayaran

8. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. SK KPA tentang Honor

4. Daftar Rincian Penerima Honor

5. Bukti pembayaran

6. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Kuitansi

4. Invoice/ Nota pembelian

5. Surat Tanda Terima (STT) dan BAST 

6. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Kuitansi

4. Premi sesuai peserta

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Kuitansi

4. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. SPK/Surat Perjanjian

4. Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan

5. FC NPWP

6. Invoice

7. Kuitansi Pembayaran

8. Berita Acara Pembayaran

9. SSP

1. KAK

2. Form permintaan/ nota dinas 

3. Undangan

4. Jadwal kegiatan (Minimal Durasi Narasumber sama dengan Honor yg diberikan)

5. Daftar Hadir Narasumber/ Pakar/ Moderator

6. SK KPA Tentang Honor

7. Notulen/Hasil FKP dan daftar Prelist

8. Berita Acara Forum Konsultasi Publik

9. Curriculum Vitae (CV)

10. Daftar Rekapitulasi Belanja Honor

11. Bukti pembayaran

12. SSP